Software Asset Management: Ihr Kompass in der Cloud

Lernen Sie die SAM-Strategien kennen, um Turbulenzen bei den Lizenzen zu vermeiden

Ihr Leitfaden zum Cloud Software Asset Management

Die Cloud hat alles verändert. Aber bringt sie neue Gefahren oder eitel Sonnenschein für Ihr Betriebsergebnis und Ihr Software Asset Management-Programm?


Sanftes Segeln: Die Cloud stellt eine einfache und effiziente Lösung für Ihre Software-, Plattform- und Infrastrukturanforderungen dar. Sie müssen nicht mehr auf die zentrale IT und die Beschaffung warten, um erstklassige Lösungen zu erhalten. Langwierige Genehmigungs- und Bereitstellungsverfahren sind damit passé. Die Cloud versetzt Geschäftsbereiche und Mitarbeiter in die Lage, bessere und schnellere IT-Entscheidungen zu treffen.


Raue See: Doch Einfachheit und Flexibilität haben einen hohen Preis. Mehr Flexibilität kann dazu führen, dass die Kosten schnell außer Kontrolle geraten. Wenn Sie nicht wissen, was und wie viel Sie verwenden. Wenn Sie die in Ihrer Lizenzierung enthaltenen Vorteile nicht ausnutzen. Kurz gesagt, wenn Sie Ihre Umgebung nicht angemessen verwalten, dann kann sich Ihre Cloud-Investition in ein Kosten-Fass ohne Boden verwandeln. Mit Cloud-Lizenzmanagement navigieren Sie an den Gefahren hoher Kosten vorbei in den sicheren Hafen höherer Umsätze.

Die Grundlagen der Cloud-Lizenzierung

Die Cloud bietet einen bunten Reigen an Optionen für Ihr Unternehmen. Sie ist flexibel, leicht zugänglich und erfordert kaum interne Ressourcen. Sie müssen die meisten Ihrer Services nicht hosten, warten, installieren oder bereitstellen. Melden Sie sich einfach bei einem lokalen oder webbasierten Client an und schon kann’s losgehen.


Es gibt drei grundlegende Arten von Cloud-Diensten: Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) und Infrastructure as a Service (IaaS). Jeder dieser Services hat seine eigenen Lizenzarten, Benefits und Herausforderungen. Und dann gibt es noch die Hybrid Cloud, die das Beste aus Cloud- und On-Premises-Services vereint.

4 Arten von Cloud-Services

Software as a Service

SaaS ist eine browserbasierte Anwendung, die Sie fĂŒr die alltĂ€gliche Arbeit verwenden. Sie loggen sich auf der Website des Anbieters ein und verwenden Software, die dieser hostet.


Beispiele: WebEx, HubSpot, Salesforce, Google Apps, License Management von USU


Vorteile: niedrige Anfangskosten, kontinuierliche Upgrades und durchgehender Support, einfach anzupassen

Infrastructure as a Service

Mit IaaS erhalten Sie ein virtuelles Server-Betriebssystem oder virtuelle RechenkapazitĂ€ten. Sie mieten externe Server und ĂŒberwachen sie, als ob sie vor Ort stĂŒnden.


Beispiele: Amazon EC2, Microsoft Azure, Rackspace Cloud


Vorteile: leicht skalierbar, hohe FlexibilitĂ€t, bessere Infrastruktur fĂŒr Disaster Recovery

Platform as a Service

PaaS bietet Ihnen eine Umgebung zum AusfĂŒhren von Anwendungen, ohne dass Sie sich um die zugrunde liegende Plattform kĂŒmmern mĂŒssen.


Beispiele: Microsoft Azure, Oracle Cloud, Force.com, Google AppEngine, Kubernetes


Vorteile: erhöhte AgilitÀt, maximierte Uptime, leicht skalierbar

Hybrid Cloud

Die Hybrid Cloud ist ein Mix aus SaaS-Nutzung und physischer Installation. Einige hybride Produkte sind Abonnementlizenzen, andere sind ein Cloud-Workspace.


Beispiele: Microsoft 365, Adobe Creative Cloud


Vorteile: LĂ€sst sich vor Ort und mobil verwenden

Lizenzmodelle in der Cloud

Die Flexibilität und Einfachheit der Cloud lässt sich auf verschiedene Weise bezahlen. Es hängt davon ab, welchen Service Sie benötigen, wie lange der Vertrag läuft oder wie groß die Kapazitäten sind. Die verschiedenen Zahlungsmodelle sind ein wesentlicher Bestandteil, um „As a Service“-Lösungen auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen. Statt eine Einheitslösung zu kaufen, können Sie die Geschwindigkeit, Größe und Servicebedingungen nach Belieben anpassen, um mit den sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten.

Die vier wichtigsten Lizenzmodelle

Subskriptionsmodell

Sie bezahlen monatlich oder jĂ€hrlich fĂŒr den Zugang zu einem Cloud-Service. Sie sind nicht an langfristige und teure VertrĂ€ge gebunden und Sie können am Ende eines Projekts oder bei Unzufriedenheit mit dem Service problemlos kĂŒndigen.

Pay-as-you-go-Modell

Sie zahlen nur fĂŒr die Nutzung einer bestimmten Instanz, etwa CPU-KapazitĂ€t, Speicher oder Storage.

Pay-by-instance-Modell

Sie zahlen fĂŒr jeden Server oder jede Serverinstanz, die der Anbieter fĂŒr Sie betreibt. Diese reservierten Instanzen werden fĂŒr bestimmte ZeitrĂ€ume (1 bis 3 Jahre) vertraglich festgelegt und laufen rund um die Uhr.

Bring your own license (BYOL)

Sie können Cloud-Software verwenden, fĂŒr die Sie bereits eine „unbefristete“ Lizenz besitzen. Behalten Sie die bekannten Bedingungen und Konditionen bei, damit keine versteckten oder versehentlichen Kosten entstehen.

Cloud Lizenzmanagement: Worauf Sie achten mĂŒssen

Weniger Audits können dennoch höhere Kosten bedeuten

Cloud-Anbieter wissen, was Sie verwenden. Alles wird auf ihren Servern gehostet, sodass sie keine aufwendigen und kostspieligen Audits durchführen müssen. Der Vorteil: Ihr Unternehmen spart Zeit und Geld durch die Vermeidung von Audits und den damit verbundenen Kosten. Auf der anderen Seite können die Cloud-Anbieter Ihren Verbrauch und Ihre Konfigurationen immer genau sehen und ggf. mehr Geld verlangen.

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Das SaaS-Wachstum wird 19,3% betragen und bis 2020 voraussichtlich 76 Milliarden Dollar erreichen.

Laut Gartner zwischen 2015 und 2020

Und das gilt nur für Software as a Service (SaaS). Das ist für die Cloud-Anbieter eine Menge Geld und für Ihr Unternehmen eine bedeutende Investition. Um diese Investition zu schützen, sollten Sie die Grundlagen von SAM beherzigen: Sie müssen wissen, was Sie besitzen, wie Sie es einsetzen und wie es konfiguriert ist.

Fallen Sie nicht auf den Cloud-Compliance-Mythos herein

Viele Menschen glauben, es existieren keine Compliance-Risiken in der Cloud. Denn wenn ihre Software, ihre Plattformen und ihre Infrastruktur vom Anbieter gehostet werden, wie könnten Sie dann gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen?


Das ist ein Mythos!


Um dauerhafte Flexibilität zu gewährleisten, bauen Anbieter von Cloud-Services nicht immer technische Beschränkungen ein. Das bedeutet, dass es in der Cloud genauso einfach sein kann, zu viel zu verbrauchen, wie dies bei On-Premises der Fall ist. Viele weitere Compliance-Risiken wie indirekter Zugriff und unbefugte Nutzung bleiben auch in der Cloud bestehen.


Es ist wichtig, die Lizenzbedingungen zu kennen und die Nutzung in der Cloud wie On-Premises zu überwachen. Am Ende des Jahres präsentieren Ihnen die Anbieter eine Rechnung für jede Nutzung, die nicht durch Ihre Lizenzen abgedeckt ist. Und da Cloud-Anbieter genau wissen, was Sie wie nutzen, ist es schwierig, sich gegen entsprechende Forderungen zu wehren.

Die richtigen Cloud-Lizenzen

Die richtigen Cloud-Lizenzen

Das richtige Lizenzmodell finden

Die Wahl des richtigen Lizenzmodells setzt voraus, dass Sie Ihre Ziele und Bedürfnisse in der Cloud genau kennen. Jedes Modell ist mit bestimmten Vorteilen und Risiken verbunden. Deshalb ist es von großer Bedeutung zu wissen, welche das sind und ob Ihr Unternehmen die finanzielle Bürde tragen kann, wenn die Dinge nicht so laufen wie geplant.


Zwei Modelle für Infrastrukturlizenzen zeigen, welche Optionen bestehen

  • Pay-by-instance: Ein Pay-by-instance-Modell für Ihre Server gibt Ihnen Zugang zu einer dedizierten Instanz. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie regelmäßig hohe Rechenlasten haben und rund um die Uhr Zugang zu großen Kapazitäten benötigen. Die Wahl einer reservierten Instanz kann zudem viel Geld sparen.

  • Wenn Sie jedoch vorhersehbare Workloads haben, die während der regulären Arbeitszeiten ablaufen, dann ist ein Pay-as-you-go-Modell sicherlich die bessere Wahl. Dies erfordert eine sorgfältige Überwachung und das Ein- und Ausschalten der Instanzen zu bestimmten Zeiten. Aber dies kann dazu beitragen, Kosten und Kapazitätsverschwendung zu reduzieren.

Lizenzieren Sie nur das, was Sie benötigen

Die Entscheidung, wie Sie Ihre Cloud-Assets lizenzieren, kann ganz schön knifflig sein. Nehmen Sie zu viel, dann verschwenden Sie Geld für ungenutzte Kapazitäten und Abonnements. Wenn Sie zu wenig nehmen, dann entgehen Ihnen womöglich Volumenpreise und andere versteckte Vorteile. Um die besten Preise für Ihre Services zu erhalten, nehmen Sie am besten nur das, was Sie tatsächlich benötigen. Andernfalls werden Sie Lizenzen verschwenden und letztlich Ihre Einnahmen schmälern. Das Ziel besteht darin, genau die Lizenzen zu erhalten, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen – und das bei möglichst niedrigen Kosten.

Mit einem SAM-Tool reibungslos migrieren

Die Migration in die Cloud kann ein trickreicher und komplizierter Prozess sein. Aber mit einem Lizenzverwaltungstool schaffen Sie einen reibungslosen Übergang. Überwachen Sie alle Schritte, um frühzeitig Problemstellen zu erkennen.

Migrationsfortschritt verfolgen

Damit ermitteln Sie, welche Benutzer bereits in die Cloud umgezogen sind, und entfernen On-Premises deren Softwarezugang.

Ungenutzte Cloud-Lizenzen deaktivieren

Wenn Benutzer in die Cloud wechseln, dann benötigen sie die zugewiesenen Lizenzen möglicherweise nicht mehr. Führen Sie ein Re-Harvesting dieser Lizenzen durch.

Zentralisierte Aufzeichnung aller VertrÀge

Durch die Speicherung an einem zentralen Ort bietet Ihnen Ihr SAM-Tool einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Verträge. So stellen Sie sicher, dass Sie sich an die Buchstaben des Gesetzes halten.

Compliance ĂŒberwachen

Compliance-Probleme lösen sich in der Cloud nicht in Luft auf. Setzen Sie während der Migration Ihr SAM-Tool ein, um zu gewährleisten, dass Ihnen keine ungeplanten Kosten, Bußgelder oder Gebühren entstehen.

Mit einem SAM-Tool reibungslos migrieren

8 Tipps fĂŒr SAM in der Cloud

SAM ist Ihre beste Strategie, um sich bei der Auswahl von Cloud-Lizenzen zurechtzufinden. Befolgen Sie diese acht Punkte, um zu entscheiden, welches Lizenzmodell am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.

1. Passen Sie Ihre Abonnements an Ihre Cloud-Nutzung an

Zu wissen, wie viel Sie nutzen, hilft bei der Auswahl der besten Cloud-Lizenzen. Die Nutzung basiert u. a. auf folgenden Metriken:

  • Anzahl der Lizenzen pro Benutzer
  • Festplattenplatz und Speicherplatz
  • Anzahl der Server oder Instanzen
  • Anzahl der Prozesse
  • GrĂ¶ĂŸe der Datenbank und Anzahl der Datenbankabfragen

Jede dieser Nutzungsmetriken lÀsst sich mit einem SAM-Tool nachverfolgen. Es vermittelt Ihnen ein genaues Bild des aktuellen und des prognostizierten Bedarfs.

2. Erstellen Sie einen Business Case, um Probleme zu ermitteln, die die Cloud lösen kann

Beginnen Sie Ihre Cloud-Migration, indem Sie die Probleme identifizieren, die Cloud-Services lösen können. Benötigen Sie mehr Ad-hoc-Rechenleistung? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, dann kann Ihnen das Wissen, in welcher Menge und wie oft Sie diese Leistung benötigen, bei der Entscheidung zwischen Pay-as-you-go- und Pay-by-instance-Lizenzen helfen. Benötigen Sie Software, die sich On-Premises installieren lĂ€sst, aber auch mobil verfĂŒgbar ist? Dann ist vielleicht eine Hybrid Cloud die beste Wahl.


Erstellen Sie einen Business Case fĂŒr das Cloud-Kostenmanagement. Er hilft Ihnen bei der Analyse Ihrer aktuellen Infrastruktur-, Plattform- und Softwarebelange und unterstĂŒtzt Ihr Unternehmen bei der richtigen Entscheidung fĂŒr den Lizenzkauf.

3. Gestalten Sie Ihre Cloud-Migration kosteneffektiv und nutzen Sie, was Sie bereits haben

UnabhĂ€ngig davon, ob Sie bereits migriert haben oder darĂŒber nachdenken: Die bestehenden Nutzungsbedingungen Ihres Anbieters könnten Ihnen Preisvorteile verschaffen. Sie sollten genau verstehen, wie Sie bestehende VertrĂ€ge zu Ihrem Vorteil nutzen können.


So können etwa Microsoft-Kunden, die drei Jahre Software Assurance erworben haben, zu einem niedrigeren Preis in die Cloud wechseln.

4. Ermitteln Sie die Nutzungsgrenzen fĂŒr Speicher, Server, Instanzen und virtuelle Maschinen

Wenn Sie in die Cloud migrieren, dann stellen Sie sicher, dass Sie nur fĂŒr das bezahlen, was Sie benötigen und nutzen werden. GrĂ¶ĂŸe und Anzahl der Server, Instanzen und virtuellen Maschinen hĂ€ngen von Ihren Anforderungen und BedĂŒrfnissen ab. Überlegen Sie zum Beispiel, ob sich Ihre Cores so umverteilen lassen, dass sie in unterschiedlich große und potenziell gĂŒnstigere Instanzen passen.


Zahlen Sie nicht fĂŒr 100 Prozent eines Servers, wenn Sie nur 30 Prozent brauchen. Finden Sie vor Ihrer Cloud-Migration heraus, wie viel Server-Speicher Sie tatsĂ€chlich benötigen werden. Nur dafĂŒr bezahlen Sie.

5. Betreiben Sie Ihre Cloud-Server mit KapazitÀtsmanagement

Wenn Ihre Cloud-Server und -Instanzen zu bestimmten Tageszeiten nicht laufen mĂŒssen, dann besorgen Sie sich eine Cloud-Lizenz, die es Ihnen erlaubt, sie abzuschalten oder herunterzufahren. Die Verlagerung des Verbrauchs auf Zeiten außerhalb der Spitzenlasten kann auf lange Sicht Geld sparen.


KapazitĂ€tsmanagement kann zudem zu RĂŒckerstattungen fĂŒhren. So haben etwa Kunden der Google Cloud Platform Anspruch auf eine RĂŒckerstattung, wenn ihre Cloud-Ressourcen nicht gemĂ€ĂŸ der Service Level Agreements verfĂŒgbar sind. Eine regelmĂ€ĂŸige PrĂŒfung der Ausfallzeiten kann die Kosten durch eine Verletzung der SLAs wieder hereinholen.

6. Vermeiden Sie unnötige Anschaffungen durch Re-Harvesting von Cloud-Lizenzen

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder wenn sie keinen regelmĂ€ĂŸigen Zugang zu einer Cloud-Software mehr benötigen, dann sollten Sie deren Lizenzen deaktivieren. Geben Sie nutzbare Lizenzen zurĂŒck oder stellen Sie sie anderen Mitarbeitern zur VerfĂŒgung. Statt neue Lizenzen zu kaufen, verwalten Sie besser die bereits vorhandenen Lizenzen. Das ist Re-Harvesting von Software-Lizenzen.


Viele Unternehmen begegnen dieser Aufgabe mit Salesforce Lizenzmanagement. Mitarbeiter wechseln die Rolle oder den Arbeitsplatz, haben aber weiterhin eine zugewiesene Salesforce-Lizenz. Wenn eine andere Person eine Lizenz benötigt und keine verfĂŒgbar ist, dann mĂŒssen neue Lizenzen erworben werden. Durch Cloud-Kostenoptimierung, wie das Re-Harvesting von Lizenzen, sparen Sie Geld und vermeiden unnötige Lizenzausgaben.

7. Eine zentrale LizenzĂŒbersicht zeigt, wer was kauft

Die FlexibilitĂ€t wahren, ohne den Überblick ĂŒber die Finanzen zu verlieren: Ein SchlĂŒsselfaktor fĂŒr ein erfolgreiches Cloud-Kostenmanagement ist eine zentrale LizenzĂŒbersicht, mit der sich verfolgen lĂ€sst, welche GeschĂ€ftseinheit welche Lizenzen nutzt und einkauft. Setzen Sie diese Informationen ein, um zu entscheiden, wie sich das Budget fĂŒr den Lizenzeinkauf verbessern lĂ€sst, und um sicherzustellen, dass keine Lizenzen verschwendet werden.


Wenn etwa GeschĂ€ftsbereich A ĂŒber 15 ungenutzte Salesforce-Lizenzen verfĂŒgt, wĂ€hrend GeschĂ€ftsbereich B 23 benötigt, dann kann Bereich B die 15 ungenutzten Lizenzen von Bereich A ĂŒbernehmen und muss nur acht weitere erwerben. Ohne eine zentrale LizenzĂŒbersicht hĂ€tte das Unternehmen Ressourcen fĂŒr Lizenzen verschwendet, die es gar nicht benötigt.

8. Binden Sie mehr Stakeholder ein, um Schatten-IT zu vermeiden

Die Cloud bietet Unternehmenseinheiten deutlich mehr FlexibilitĂ€t bei der Beschaffung und Bereitstellung der neuesten Lösungen und Anwendungen. Aber wenn diese EinkĂ€ufe nicht erfasst und verwaltet werden, dann können sie in den Schatten abwandern und so zu einem versteckten Abfluss Ihrer Ressourcen fĂŒhren. Ein effektives Cloud-Kostenmanagement geht ĂŒber die zentrale IT hinaus und verschafft einen Überblick ĂŒber die Ausgaben fĂŒr Cloud-Anwendungen aller GeschĂ€ftsbereiche.


Ausgestattet mit einem verstÀrkten Engagement der Stakeholder kann Ihr Software Asset Management-Programm Licht in die dunkelsten Ecken Ihrer Cloud-Ausgaben bringen.