Aujourd'hui, chaque transition d'employé dans une entreprise - qu'il s'agisse d'une arrivée ou d'un départ - commence par l'informatique. Et la manière dont ces mouvements sont gérées affecte bien plus que le simple accès aux outils SaaS. La productivité, la sécurité, la conformité et aussi la satisfaction des employés sont en jeu. De plus, chaque retard, autorisation accordée avec retard ou compte oublié, en plus d'une perte évidente de temps, peut également se transformer en problème de cybersécurité. Le message est donc clair : les équipes IT vigilantes automatisent.
Pourtant, de nombreuses organisations continuent de travailler avec des processus manuels lents, incohérents et porteurs de risques cachés :
Ces chiffres portent à reflexion. Si vous aussi, vous envisagez d'optimiser vos processus, voici le deroulement d'une intégration réussie et ses avantages.
L'intégration informatique est un processus structuré qui consiste à fournir aux nouveaux employés les outils numériques, l'accès aux systèmes et la formation dont ils ont besoin pour être très rapidement productifs. Il permet de s'assurer que les configurations techniques sont gérées de manière efficace et adaptées, afin que les nouvelles recrues puissent commencer à apporter leur contribution au développement de l'entreprise.
Une intégration informatique réussie a tendance à rassurer l'employé. Bien menée, elle favorise non seulement la productivité quasi immédiate mais encore l'engagement à long terme.
Quelques étapes pour y parvenir :
Avant le premier jour de travail, assurez-vous que tous les systèmes, outils et autorisations sont configurés. Un outil tel que USU SaaS Management vous permet d'automatiser cette configuration par rôle, équipe ou département, afin de ne négliger aucun détail.
Fournissez un kit d'accueil complet avec les identifiants de connexion, les politiques informatiques, les contacts d'assistance et les principaux guides de la plateforme. Automatisez la distribution pour garantir une livraison rapide et cohérente.
Pensez à assurer une formation aux mentors. Une vue centralisée des applications et des accès aide les mentors à guider exactement les nouveaux à travers les outils qu'ils utiliseront.
Accordez l'accès à tous les outils nécessaires rapidement et en toute sécurité. Grâce au provisionnement automatisé, les autorisations sont alignées sur le rôle de l'employé et révoquées automatiquement lorsqu'il change de rôle ou quitte l'entreprise.
L'intégration est un processus, pas un moment. Planifiez des contrôles réguliers et surveillez l'utilisation pour vous assurer que les employés sont productifs.
Des conseils clairs sur la manière d'obtenir de l'aide permettent d'éviter les frustrations précoces. Une structure de support informatique solide et transparente permet de réduire le nombre de tickets et d'instaurer la confiance.
70 % des employés qui ont bénéficié d'un accueil exceptionnel estiment avoir le "meilleur emploi possible" (Glassdoor).
L'offboarding est le processus structuré de désengagement d'un employé de votre organisation, que ce soit en raison d'une démission, d'un licenciement ou de changements internes. Également connu sous le nom de gestion des départs, il est tout aussi important que l'intégration.
Le manque d'attention qu'on lui porte engendre pourtant des risques importants.
Pourquoi l'offboarding est essentiel
Voici comment USU SaaS Management vous aide à gérer l'offboarding sereinement :
Suivez tout le matériel fourni lors de l'intégration et vérifiez les retours. USU’s asset inventory permet de boucler la boucle grâce à une documentation claire.
Révoquez immédiatement l'accès aux services Cloud, à la messagerie, au VPN et aux outils collaboratifs. Avec USU, il s'agit d'un processus en un seul clic, particulièrement crucial si la séparation ne se fait pas à l'amiable.
Modifiez les mots de passe partagés et remplacez les comptes de groupe par des identifiants individuels dans la mesure du possible. Un contrôle d'accès centralisé permet de visualiser et de sécuriser facilement tous les comptes.
Désactivez temporairement les comptes tout en conservant les données importantes. Réattribuez la propriété du système si l'employé quittant l'entreprise était un administrateur d'outils.
Redirigez les e-mails vers les successeurs désignés et paramétrez des répondeurs automatiques. Évitez les ratés de communication et assurez la continuité avec les clients et les partenaires.
Déterminez quelles cartes de crédit sont liées à quels outils et à quels utilisateurs. USU identifie les licences inutilisées et évite de payer pour des comptes dormants ou désactivés.
Assurez-vous que tous les fichiers, enregistrements et documents pertinents sont transférés en toute sécurité vers le successeur. Archivez et vérifiez le transfert pour pouvoir vous y référer ultérieurement.
Une fois les données transférées et les licences réattribuées, supprimez le compte. De nombreuses entreprises continuent de payer pour des utilisateurs inactifs. Avec plus de 30 applications par employé, les coûts inutiles s'accumulent rapidement.
La gestion des départs n'est pas qu'une simple formalité : c'est une exigence de conformité, une garantie de sécurité et une zone de risque pour la réputation de l'entreprise. En l'absence d'un processus cohérent, documenté et automatisé, les choses passent à la trappe.
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Domaines de risque |
Conséquences d'un processus manuel |
Avantages de l'automatisation |
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Révocation tardive de l'accès |
Violations de données, violations de la conformité |
Déprovisionnement en temps réel, 0 jour de risque |
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Licences SaaS négligées |
Coûts inutiles |
Récupération des licences et transparence des dépenses |
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Coordination manuelle |
Charge de travail élevée pour les l'équipe IT et les RH |
Flux de travail en un clic, transferts structurés |
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Pas de processus de transfert de données |
Perte de connaissances, interruption des projets |
Migration de données sécurisée et vérifiable |
Les transitions des employés sont plus qu'une série de tâches opérationnelles. Ce sont des moments qui définissent la culture, la posture de sécurité et la réputation de votre organisation. Chaque installation retardée ou désactivation de compte non effectuée est une petite fracture dans l'expérience de l'employé - ou une vulnérabilité potentielle. Il y a bien des solutions de ne pas en arrive là.
En automatisant et en normalisant l'onboarding et le offboarding avec USU SaaS Management, vous transformez ces moments en atouts. Vous donnez confiance aux nouveaux employés dès le premier jour. Vous vous séparez avec professionnalisme et intégrité. Vous protégez les données, réduisez les risques et économisez des coûts.
Et peut-être plus important encore, vous donnez aux équipes informatiques la possibilité de se concentrer sur ce qui compte vraiment : l'innovation, la stratégie et la structuration de l'avenir.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les capacités de nos outils, contactez-nous, demandez un rendez-vous.