Le Shadow IT : un risque sous-estimé, un danger bien réel

Ce qui s’est passé chez Coop n’est pas une fatalité, car oui les solutions existent. Cet article vous indique comment repérer, comprendre et réduire le Shadow IT avant qu’il ne devienne incontrôlable.

Qu’est-ce que le Shadow IT ?

Le Shadow IT ce sont tous les usages informatiques hors de contrôle, non maîtrisés de la DSI. Selon votre maturité et votre organisation cela peut être les machines et logiciels on premises non référencés/ inventoriés, les solutions SaaS autorisées et utilisées mais non suivies ainsi que les usages SaaS non autorisés et potentiellement non connus.

Exemple type: Les équipes s’inscrivent elles-mêmes à des plateformes comme Trello, Dropbox ou Notion afin d’éviter les longs délais de livraison d’outils officiels ou pour éviter d’utiliser ceux qui ne répondent pas à leurs besoins. Cela a beau ressembler à une preuve d’initiative, les conséquences sont graves.

Risques pour la sécurité des systèmes informatiques et la conformité

• Les outils non gérés peuvent compromettre des données sensibles. Et les violations de données coûtent cher.
• D’après le rapport IBM Cost of a Data Breach 2024, en Allemagne un incident coûte en moyenne 4,9 millions d’euros et cette somme peut monter jusqu’à 9,34 millions d’euros dans l’industrie.

Doublons et surcoûts : le piège du Shadow IT

• Quand plusieurs équipes utilisent des outils différents pour accomplir la même tâche, les dépenses s’accumulent rapidement.
• Selon Gartner, entre 30 et 40% du budget IT des grandes entreprises est consacré au Shadow IT.
• Ces coûts, souvent invisibles et non planifiés, représentent un risque majeur pour la performance et la maîtrise budgétaire.

Manque de visibilité

• Le Shadow IT passe souvent sous le radar pendant des mois, particulièrement lorsqu’il touche plusieurs services.
• Des machines ou logiciels non recensés par la DSI faussent la fiabilité de la CMDB et compromettent la conformité logicielle.
• Au-delà du risque de fuite de données, ces zones d’ombre exposent l’entreprise à de véritables problèmes de non-conformité et à d’éventuelles pénalités financières.

Comment éviter le Shadow IT en 4 étapes

1. Identifiez automatiquement les outils SaaS

• Commencez par créer de la transparence.
• Une plateforme comme USU SaaS Management vous révèle quels outils sont réellement utilisés y compris les applications non autorisées, les licences inutilisées et les comptes partagés.
• L’analyse automatisée vous permet de détecter les risques en amont et de garder le contrôle, sans vérifications manuelles fastidieuses.

2. Formez et impliquez vos équipes 

Le Shadow IT survient souvent à la suite d’un manque d’accompagnement ou de communication. La formation permet de présenter les risques et d’introduire des alternatives sûres. Pour être efficace, elle doit :

• Faire partie du processus d’intégration, appelé aussi onboarding.
• Être organisée régulièrement.
• S’appuyer sur une communication ouverte et une écoute active.

Vous créez ainsi une relation de confiance sans imposer de règles strictes.

3. Proposez des outils performants

Si les outils actuels ne donnent pas satisfaction, les équipes en installeront d’autres sans consentement de la DSI. Construisez une offre logicielle en phase avec les usages locaux : sécurité, conformité RGPD, support réactif autant de critères parlent aux équipes.

Impliquez donc les métiers :

• Quelles fonctionnalités manquent ?
• Existe-t-il de meilleures options ?
• Les outils officiels peuvent-ils remplacer les non officiels ?

Les outils adéquats font de l’IT un partenaire et non un obstacle.

4. Simplifiez les processus d’approbation

Préférez une approche plus agile pour éviter des processus d’approbation trop lents : 

• Rationalisez les validations
• Automatisez les workflows
• Proposez un portail en self-service avec des outils pré-approuvés

Les équipes obtiennent ainsi rapidement ce dont elles ont besoin en toute sécurité.

À retenir : le Shadow IT s’anticipe

Le Shadow IT n’est pas nouveau mais il prend de l’ampleur, surtout avec le télétravail et les équipes réparties sur différents sites. La gestion évolutive du SaaS apporte transparence, confiance et engagement.

• Transparence grâce à la gestion SaaS
• Confiance à la suite des formations
• Adhésion de vos équipes grâce à de meilleurs outils
• Efficacité grâce à des processus clairs

Ne vous laissez pas surprendre, passez à l'outillage pour assurer

une sécurité renforcée, des opérations plus fluides et une IT valorisée.

Vous souhaitez en savoir plus ? Nos experts vous montrent comment USU SaaS Management vous aide à détecter et à maîtriser le Shadow IT.