BA Controlla la Gestione Finanziaria dell’IT con USU

Pianificazione strategica dei costi IT, contabilità e calcolo dei costi e delle prestazioni IT
Bundesagentur für Arbeit

Aumento delle esigenze nell’ambito dei servizi

L’Agenzia Federale per il Lavoro Tedesca (BA) gestisce uno dei più grandi ambienti IT in Germania con 160.000 postazioni di lavoro collegate in rete, 9.000 server e una capacità di processare, ad esempio, 39 milioni di email e 16 milioni di transazioni bancarie ogni mese. A fronte di una complessità di questo livello, una continua sfida è rappresentata dalla realizzazione di servizi IT affidabili. L'InformationTechnology di BA si occupa della gestione dell'IT presso la sede centrale di BA ed è responsabile della system house IT e del supporto IT in loco. Con 2.300 dipendenti circa, assicura la tecnologia e il supporto necessari per portare avanti il business operativo. Ai fini della gestione strategica e dello sviluppo ulteriore della propria infrastruttura IT, l'agenzia necessita di una soluzione standard integrata per la pianificazione finanziaria, il budgeting, il forecasting, la pianificazione a medio termine dell’IT, della contabilità dei costi e delle prestazioni IT e del calcolo dei costi di fatturazione IT. Nell'ambito di una gara d'appalto a livello europeo, BA ha scelto USU e la soluzione USU IT Service Management per implementare le proprie esigenze.

In sintesi

Azienda

Agenzia Federale per il Lavoro Tedesca (BA)

Settore

Pubblico

Dati chiave

160.000 postazioni di lavoro in rete, 11.000 terminali informativi self-service, 120 processi IT interni, 9.000 server (di cui 7.000 virtuali)

Sito web

www.arbeitsagentur.de

Informazioni sul progetto con l'Agenzia Federale del Lavoro

Sfide

L'ambiente eterogeneo e complesso dell’IT dovrebbe essere standardizzato mediante l'introduzione di una soluzione globale integrata per la determinazione del budget IT, la fatturazione dei costi e dei servizi IT e per il calcolo in ambito IT. Al fine di determinare, amministrare e gestire il budget e le spese relative all’IT, sono egualmente necessari un accesso rapido a un database centrale contenente dati finanziari in ambito IT consolidati e aggiornati e un sistema di supporto dei processi end-to-end. Sarebbe, inoltre, necessario creare una base su cui implementare ulteriori processi operativi standardizzati e conformi a ITIL®.

Perché USU?

USU è stata scelta nell’ambito di una gara d'appalto a livello europeo. In seguito ad una valutazione attenta delle specifiche relative alle ottime prestazioni, il software USU IT Service Management conforme a ITIL® soddisfa tutti i requisiti a livello operativo. USU offre una soluzione globale integrata che dispone di un database centralizzato e di ottime referenze da parte dei suoi clienti.

Punti chiave del progetto

  • Kick-off del progetto per la determinazione delle mansioni e delle competenze
  • Workshop individuali per definire i vari concetti relativi al business operativo e conseguente consolidamento di tali concetti
  • Sviluppo graduale, prototipazione e implementazione dei moduli ITSM per i seguenti processi: pianificazione del budget IT, contabilità dei costi e delle prestazioni IT e calcolo dei costi IT

Vantaggi

  • Individuazione tempestiva dei requisiti di controllo attraverso un livello di trasparenza elevato per tutti gli attori coinvolti nel processo di pianificazione del budget
  • Disponibilità immediata di informazioni importanti riguardanti il budget e la pianificazione delle spese, nonché le previsioni e la pianificazione a medio termine
  • FINMAN è una componente chiave del sistema di gestione IT grazie al suo database centrale uniforme
  • Maggiore trasparenza grazie alla gestione finanziaria IT centralizzata
  • Minor tempo e fatica grazie a processi di elaborazione supportati da strumenti

Affrontare insieme sfide complesse

Il progetto di gestione finanziaria di BA (FINMAN) è iniziato con la determinazione dei compiti e delle procedure, nonché del necessario quadro informativo. Sono stati definiti i “sottoprogetti” ovvero pianificazione del budget IT, contabilità dei costi e delle prestazioni IT e calcolo dei costi IT e sono state designate le persone preposte. Gruppi di lavoro all'interno del team di progettazione hanno sviluppato le specifiche per i singoli moduli che gli esperti USU hanno integrato per creare una soluzione di sistema globale. L'analisi dei dati complessi e dei flussi di lavoro relativi alla determinazione, alla gestione e al controllo dei differenti budget e delle spese IT ha rappresentato una vera e propria sfida insieme all’adattamento graduale del software alle specifiche esigenze. In una fase iniziale, i prototipi sono stati integrati nell'ambiente di sviluppo e poi testati; gli errori riscontrati sono stati registrati all'interno di un sistema di ticket e successivamente corretti. A partire dalla fase di sviluppo, l'eccellente lavoro di interazione e collaborazione tra BA e USU si è rivelato prezioso, garantendo una valutazione esatta della qualità del software già nella fase precedente all’integrazione. Durante la fase di implementazione, un’ampia offerta formativa è stata dedicata a diversi gruppi di utenti.

Nel corso della propria operatività, le funzionalità di FINMAN vengono costantemente migliorate e perfezionate con la creazione, per esempio, di nuove interfacce, nonché di nuovi cataloghi e report, in modo che le parti coinvolte nel processo di pianificazione del budget ricevano sempre informazioni precise e mirate. Inoltre, il flusso di lavoro per il processo di elaborazione del budget è stato migliorato sulla base dell'esperienza pratica e i criteri di ordine centrali del budgeting sono stati allineati con la contabilità dei costi e delle prestazioni dell’IT.

Massima trasparenza ed efficienza nella gestione finanziaria dell’IT

La soluzione FINMAN che si basa sull’USU IT Service Management fornisce un alto livello di trasparenza nella gestione finanziaria dell'IT a tutti i reparti BA interessati, dai responsabili dei budget parziali agli uffici di coordinamento e al top management. I dati pertinenti al budget e alla pianificazione delle spese, nonché alle previsioni e alla pianificazione a medio termine sono disponibili su base giornaliera e, in qualsiasi momento, possono essere resi disponibili ai fini di analisi e valutazioni. In questo modo è possibile individuare rapidamente anomalie, valutare la necessità di intervento e identificare le azioni necessarie da intraprendere in maniera tempestiva. In quanto database centralizzato e standardizzato, FINMAN riunisce e fornisce dati relativi a svariati settori finanziari in ambito IT e a diverse fonti. Un esempio: i dati di contabilità dei costi e delle prestazioni IT sono generati sulla base del calcolo del budget, assicurando un'elevata qualità dei dati. Inoltre, il supporto di strumenti end-to-end nei processi di lavoro ha ridotto significativamente il costo e lo sforzo richiesti fino ad oggi.

Massima trasparenza ed efficienza nella gestione finanziaria dell’IT

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