BA steuert IT-Finanzmanagement mit USU IT Service Management

IT-Budgetierung, IT-Kosten-/Leistungsrechnung und -Kalkulation
Bundesagentur für Arbeit

Serviceanforderungen steigen weiter

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt eine der größten IT-Systemlandschaften Deutschlands mit über 160.000 vernetzten PC-Arbeitsplätzen, 9.000 Servern und der Abwicklung von z. B. 39 Mio. E-Mails sowie 16 Mio. Überweisungen monatlich. Die verlässliche Bereitstellung von IT-Dienstleistungen ist bei dieser Komplexität eine ständige Herausforderung. Die BA-Informationstechnik ist verantwortlich für die IT-Steuerung in der BA-Zentrale, das IT-Systemhaus und den Vor-Ort-Support. Sie sorgt mit 2.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Bereitstellung von Technologie und Anwendungen sowie für die bedarfsgerechte Unterstützung des operativen Geschäfts.

Für die strategische Steuerung und Weiterentwicklung ihrer IT benötigt die BA eine integrierte Gesamtlösung für die IT-Finanzplanung, die IT-Budgetierung, den IT-Forecast, die IT-Mittelfristplanung, die IT-Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Kalkulation der IT-Verrechnungskosten. Im Rahmen eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens entschied sich die BA für USU und die Lösung USU IT Service Management zur Umsetzung ihrer Anforderungen.

Auf einen Blick

Organisation

Bundesagentur für Arbeit (IT-Systemhaus)

Branche

Öffentlicher Sektor

Kennzahlen

160.000 vernetzte PC- Arbeitsplätze, 11.000 Selbst- informations-Arbeitsplätze, 9.000 Server (davon 7.000 virtuell)

Website

www.arbeitsagentur.de

Über das Projekt mit der Bundesagentur für Arbeit

Herausforderung

Das heterogene, komplexe IT-Umfeld soll vereinheitlicht und eine integrierte Gesamtlösung für IT-Budgetierung, IT-Kosten- und Leistungsrechnung sowie für IT-Kalkulation eingeführt werden. Gefordert sind sowohl ein rascher Zugriff auf einen zentralen Datenbestand mit aktuellen, konsolidierten IT-Finanzdaten als auch die durchgehende Prozessunterstützung zur Ermittlung, Verwaltung und Steuerung der IT-Budgets und -Ausgaben. Außerdem gilt es die Basis zu schaffen für die Umsetzung weiterer standardisierter, ITIL®-konformer Betriebsprozesse.

Warum USU?

USU erhielt den Zuschlag im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung. Die ITIL®-konforme Software USU IT Service Management erfüllt nach Bewertung eines umfangreichen Leistungskatalogs die funktionalen Anforderungen. USU bietet eine integrative Gesamtlösung auf einheitlicher Datenbasis und gute Kundenreferenzen.

Projektmeilensteine

  • Projekt-Kick-off zur Abstimmung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Spezifische Workshops zur Erstellung der Fachkonzepte, anschließend Zusammenführung der Fachkonzepte
  • Entwicklung, Prototyping und Implementierung von von USU IT Service Management Lösungen für die Prozesse IT-Budgetierung, IT-Kosten- und Leistungsrechnung sowie IT-Kalkulation in einem inkrementellen Verfahren

Vorteile durch die USU Lösung

  • Rechtzeitiges Erkennen von Steuerungsbedarf durch hohe Transparenz für alle am Budgetierungsprozess beteiligten Stellen
  • Tagesaktuelle Verfügbarkeit relevanter Daten für die Budgetierung und Planung von Ausgaben sowie für Forecasts und die Mittelfristplanung
  • FINMAN ist zentraler Bestandteil des IT-Steuerungssystems durch die zentrale und konsistente Datenbasis • Deutlich reduzierter Bearbeitungsaufwand durch toolgestützte Arbeitsprozesse

Komplexe Herausforderungen gemeinsam meistern

Das BA-Finanzmanagement-Projekt (FINMAN) startete mit der Festlegung der Aufgabenstellungen und Vorgehensweise sowie der erforderlichen Rahmendaten. Die Teilprojekte IT-Budgetierung, IT-Kosten- und Leistungsrechnung sowie IT-Kalkulation wurden definiert und Verantwortliche bestimmt. Innerhalb des Projektteams entwickelten Arbeitsgruppen Fachkonzeptionen für die einzelnen Module, welche die USU Experten anschließend zusammenführten und systemseitig in der Gesamtlösung abbildeten. Herausfordernd war es, die komplexen Inhalte und Abläufe zur Ermittlung, Verwaltung und Steuerung der IT-Budgets und -Ausgaben zu analysieren und auf dieser Grundlage die Software sukzessive an die spezifischen Bedarfe anzupassen. Bereits in einem frühen Stadium wurden Prototypen in die Entwicklungsumgebung integriert und getestet. Dabei aufgetretene Fehler wurden in einem Ticketsystem dokumentiert und behoben. Somit bewährte sich die vertrauensvolle Zusammenarbeit von BA und USU bereits in der Entwicklungsphase, was sicherstellte, dass die Softwarequalität bereits in der Vor-Integrationsphase sehr gut beurteilt werden konnte. Umfangreiche Schulungen für verschiedene Anwendergruppen flankierten die laufende Implemen- tierung.

Im Produktivbetrieb wird FINMAN kontinuierlich weiterentwickelt, z. B. hinsichtlich der Einrichtung neuer Schnittstellen sowie neuer Kataloge und Berichte, um die Informationsbedürfnisse der am Budgetie- rungsprozess beteiligten Stellen weiterhin adäquat und zielgerichtet zu erfüllen. Außerdem wurde der Workflow für den Budgetierungsprozess auf Basis der Praxiserfahrungen verbessert und zentrale Ordnungskriterien der Budgetierung mit der Kosten- und Leistungsrechnung harmonisiert.

Hohe Transparenz und Effizienz im IT- Finanzmanagement

Die auf USU IT Service Management basierende Lösung FINMAN bietet allen involvierten BA-Stellen – von den Teilbudgetverantwortlichen über die koordinierenden Stellen bis hin zur Geschäftsführung – hohe Transparenz im IT-Finanzmanagement: Die für die Budgetierung und Planung von Ausgaben sowie für Forecasts und die Mittelfristplanung relevanten Daten sind tagesaktuell verfügbar und können jederzeit für Auswertungen bereitgestellt werden. Abweichungen und ein etwaiger Steuerungsbedarf werden somit rasch erkannt, und entsprechende Maßnahmen lassen sich zeitnah einleiten. In FINMAN als zentraler und einheitlicher Datenbasis werden Daten aus mehreren IT-Finanzdisziplinen und verschiedenen Quellsystemen zusammenführt und bereitgestellt, z. B. werden Daten der Kosten- und Leistungsrechnung auf Basis der Budgetierung erzeugt. Dadurch wird eine hohe Datenqualität sichergestellt und bisherige Aufwände durch eine durchgängige Toolunterstützung in den Arbeitsprozessen deutlich reduziert.

Hohe Transparenz und Effizienz im IT-
Finanzmanagement

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