Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der USU Gruppe

Wir von USU freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Internetauftritt und unseren Leistungen. Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns einen besonders hohen Stellenwert. Hiermit möchten wir Sie über die mit der Nutzung unseres Internetauftritts gegebenenfalls verbundene Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten und über die in diesem Zusammenhang bestehenden Rechte betroffener Personen informieren.

Die USU Software AG hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können Internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann.

I. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher für die im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Internetseite www.usu.com, ihren Unterseiten und den darauf verlinkten Internetseiten und Social-Media Auftritten der Unternehmen der USU Gruppe im Sinne der DSGVO und sonstiger für uns geltenden Datenschutzgesetze ist die:

USU Software AG
Spitalhof
71696 Möglingen
Deutschland

Tel.: +49 7141 4867 0
Fax: +49 7141 4867-200
E-Mail: info(at)usu.com

II. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Besuch unserer Internetseite, Art und Zweck der Verwendung

1. Sicherheit

Sofern personenbezogene Daten über unsere Internetseite an uns übermittelt werden, nutzen wir zahlreiche sichere Technologien, insbesondere die sogenannte „Transport Layer Security“-Übertragung (TSL) bzw. die "Secure Socket Layer"-Übertragung (SSL). Alle mit diesen sicheren Methoden übertragenen Informationen und Daten werden verschlüsselt, bevor Sie an uns gesendet werden. Um die Nutzer und uns darüber hinaus vor Missbrauch zu schützen, wird die IP-Adresse des zum Aufruf genutzten Systems an uns übermittelt.

2. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

Unsere Internetseite erfasst mit jedem Aufruf eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können

  1. verwendete Browsertypen und Versionen,
  2. das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem
  3. die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer),
  4. die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden,
  5. das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite,
  6. die Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) des aufrufenden Systems,
  7. der Internet-Service-Provider des zugreifenden System,
  8. sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite sowie die Werbung für diese zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

3. Cookies

Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.

Durch den Einsatz von Cookies kann USU den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundlichere Services bereitstellen, die ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären. Mittels eines Cookies können die Informationen und Angebote auf unserer Internetseite im Sinne des Benutzers optimiert werden. Cookies ermöglichen uns, wie bereits erwähnt, die Benutzer unserer Internetseite wiederzuerkennen. Zweck dieser Wiedererkennung ist es, den Nutzern die Verwendung unserer Internetseite zu erleichtern. Der Benutzer einer Internetseite, die Cookies verwendet, muss beispielsweise nicht bei jedem Besuch der Internetseite erneut seine Zugangsdaten eingeben, weil dies von der Internetseite und dem auf dem Computersystem des Benutzers abgelegten Cookie übernommen wird. Ein weiteres Beispiel ist das Cookie eines Warenkorbes im Online-Shop. Der Online-Shop merkt sich die Artikel, die ein Kunde in den virtuellen Warenkorb gelegt hat, über ein Cookie.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar.

4. Registrierung auf unserer Internetseite

Die betroffene Person hat die Möglichkeit, sich auf unserer Internetseite unter Angabe von personenbezogenen Daten zu registrieren. Welche personenbezogenen Daten dabei an uns übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske, die für die Registrierung verwendet wird. Die von der betroffenen Person eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die jeweils angegebene Zweckerfüllung erhoben und gespeichert. Wir können die Weitergabe an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter zur vorgegebenen Verarbeitung veranlassen, oder an eine zur USU Gruppe gehörende Gesellschaft sofern dies zur Erfüllung des angegebenen Zwecks erforderlich ist. Durch eine Registrierung auf unserer Internetseite wird ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) des von der betroffenen Person genutzten Systems vergebene IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt vor dem Hintergrund, dass nur so der Missbrauch unserer Dienste verhindert werden kann, und diese Daten im Bedarfsfall ermöglichen, begangene Straftaten aufzuklären. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zur Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen erforderlich. Die Registrierung der betroffenen Person unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient dazu, der betroffenen Person Inhalte oder Leistungen anzubieten, die aufgrund der Natur der Sache nur registrierten Benutzern angeboten werden können.

5. Abonnement eines Newsletters

Auf unserer Internetseite wird Benutzern die Möglichkeit eingeräumt Newsletter zu abonnieren. Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung eines Newsletters übermittelt werden, ergibt sich aus der hierzu verwendeten Eingabemaske. USU informiert seine Kunden und Interessenten in regelmäßigen Abständen im Wege eines Newsletters über Angebote des Unternehmens. Diese Newsletter können von der betroffenen Person grundsätzlich nur dann empfangen werden, wenn (1) die betroffene Person über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt und (2) die betroffene Person sich für den Newsletterversand registriert oder in einem aktiven Vertragsverhältnis zu USU steht und der entsprechende Newsletter für den Vertragspartner relevante Informationen enthält. An die von einer betroffenen Person erstmalig für den Newsletterversand eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt-In-Verfahren versendet. Diese Bestätigungsmail dient der Überprüfung, ob der Inhaber der E-Mail-Adresse als betroffene Person den Empfang des Newsletters autorisiert hat.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Systems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den(möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen.

Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Versand des Newsletters verwendet. Ferner können Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, wie dies im Falle von Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten der Fall sein könnte. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte, mit Ausnahme der für den Newsletter inhaltlich verantwortlich zeichnenden zur USU Gruppe gehörenden. Das Abonnement des Newsletters kann durch die betroffene Person jederzeit gekündigt werden. Die Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten, die die betroffene Person uns (ausschließlich) für den Newsletterversand erteilt hat, kann jederzeit widerrufen werden. Zum Zwecke des Widerrufs der Einwilligung findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link. Ferner besteht die Möglichkeit, sich jederzeit auch direkt auf der Internetseite des für die Verarbeitung Verantwortlichen vom Newsletterversand abzumelden oder dies dem für die Verarbeitung Verantwortlichen auf andere Weise mitzuteilen.

6. Tracking

Die Newsletter von USU enthalten sogenannte Zählpixel. Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in solche E-Mails eingebettet wird, welche im HTML-Format versendet werden, um eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdatei-Analyse zu ermöglichen. Dadurch kann eine statistische Auswertung des Erfolges oder Misserfolges von Online-Marketing-Kampagnen durchgeführt werden. Anhand des eingebetteten Zählpixels kann USU erkennen, ob und wann eine E-Mail von einer betroffenen Person geöffnet wurde und welche in der E-Mail befindlichen Links von der betroffenen Person aufgerufen wurden. Solche über die in den Newslettern enthaltenen Zählpixel erhobenen personenbezogenen Daten, werden von uns gespeichert und ausgewertet, um den Newsletterversand zu optimieren und den Inhalt zukünftiger Newsletter noch besser den Interessen der betroffenen Person anzupassen. Betroffene Personen sind jederzeit berechtigt, die diesbezügliche gesonderte, über das Double-Opt-In-Verfahren abgegebene Einwilligungserklärung zu widerrufen. Eine Abmeldung vom Erhalt des Newsletters deutet USU automatisch als Widerruf.

Um unser Webangebot stetig verbessern zu können, nutzen wir den Web-Analyse-Dienst Lucky Orange. Dieser erstellt auf Basis des Klickverhaltens der Website-Besucher Heatmaps und Aufzeichnungen. Mit Hilfe dieser Informationen können wir Probleme bei der Nutzung unserer Websites erkennen, beheben und somit eine bessere Benutzererfahrung ermöglichen. Zur Analyse werden Cookies auf Ihrem Computer gespeichert. Die Speicherung von Cookies kann in den Einstellungen Ihres Webbrowsers verhindert werden. IP-Adressen werden anonymisiert, sodass eine genaue Identifizierung ausgeschlossen ist.

Möchten Sie dem Tracking durch Lucky Orange widersprechen können Sie sich jederzeit über den folgenden Link vom Tracking ausschließen: https://privacy.luckyorange.com

Weitere Informationen zum Datenschutz von Lucky Orange erhalten Sie unter https://www.luckyorange.com/privacy.php .

7. Kontaktmöglichkeit über die Internetseite

Unsere Internetseite enthält aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu uns und den übrigen zur USU Gruppe gehörenden Gesellschaften Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine Adresse der sogenannten elektronischen Post (E-Mail-Adresse) umfasst. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis von einer betroffenen Person an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert.

8. Kommentarfunktion im Blog auf der Internetseite

Wir bieten den Nutzern unserer Internetseite die Möglichkeit, auf einem Blog, individuelle Kommentare zu einzelnen Blog-Beiträgen zu hinterlassen. Ein Blog ist ein auf einer Internetseite geführtes, in der Regel öffentlich einsehbares Portal, in welchem eine oder mehrere Personen, die Blogger oder Web-Blogger genannt werden, Artikel posten oder Gedanken in sogenannten Blogposts niederschreiben können. Die Blogposts können in der Regel von Dritten kommentiert werden. Hinterlässt eine betroffene Person einen Kommentar in dem auf unserer Internetseite veröffentlichten Blog, werden neben den von der betroffenen Person hinterlassenen Kommentaren auch Angaben zum Zeitpunkt der Kommentareingabe sowie zu dem von der betroffenen Person gewählten Nutzernamen (Pseudonym) gespeichert und veröffentlicht. Ferner wird die vom Internet-Service-Provider (ISP) dem von der betroffenen Person genutzten System vergebene IP-Adresse mitprotokolliert. Diese Speicherung der IP-Adresse erfolgt aus Sicherheitsgründen und für den Fall, dass die betroffene Person durch einen abgegebenen Kommentar die Rechte Dritter verletzt oder rechtswidrige Inhalte postet. Die Speicherung dieser personenbezogenen Daten erfolgt daher im Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen, damit sich dieser im Falle einer Rechtsverletzung gegebenenfalls exkulpieren könnte. Es erfolgt keine Weitergabe dieser erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte, sofern eine solche Weitergabe nicht gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Rechtsverteidigung des für die Verarbeitung Verantwortlichen dient.

9. Ergänzende Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Google Analytics (mit Anonymisierungsfunktion)

Auf unserer Internetseite ist die Komponente Google Analytics (mit Anonymisierungsfunktion) integriert. Google Analytics ist ein Web-Analyse-Dienst. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern von Internetseiten. Ein Web-Analyse-Dienst erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Internetseite eine betroffene Person auf eine Internetseite gekommen ist (sogenannte Referrer), auf welche Unterseiten der Internetseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde. Eine Web-Analyse wird überwiegend zur Optimierung einer Internetseite und zur Kosten-Nutzen-Analyse von Internetwerbung eingesetzt. Betreibergesellschaft der Google-Analytics-Komponente ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA. Wir verwenden für die Web-Analyse über Google Analytics den Zusatz "_gat._anonymizeIp". Mittels dieses Zusatzes wird die IP-Adresse des von der betroffenen Person genutzten Systems von Google gekürzt und anonymisiert, wenn der Zugriff auf unsere Internetseiten aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder aus einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt.

Der Zweck der Google-Analytics-Komponente ist die Analyse der Besucherströme auf unserer Internetseite. Google nutzt die gewonnenen Daten und Informationen unter anderem dazu, die Nutzung unserer Internetseite auszuwerten, um für uns Online-Reports, welche die Aktivitäten auf unseren Internetseiten aufzeigen, zusammenzustellen, und um weitere mit der Nutzung unserer Internetseite in Verbindung stehende Dienstleistungen zu erbringen. Google Analytics setzt ein Cookie auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person. Was Cookies sind, wurde oben bereits erläutert. Mit Setzung des Cookies wird Google eine Analyse der Benutzung unserer Internetseite ermöglicht. Durch jeden Aufruf einer der Einzelseiten unserer Internetseite, die durch uns betrieben wird und auf welcher eine Google-Analytics-Komponente integriert wurde, wird der Internetbrowser auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person automatisch durch die jeweilige Google-Analytics-Komponente veranlasst, Daten zum Zwecke der Online-Analyse an Google zu übermitteln. Im Rahmen dieses technischen Verfahrens erhält Google Kenntnis über personenbezogene Daten, wie der IP-Adresse des von der betroffenen Person eingesetzten Systems, die Google unter anderem dazu dienen, die Herkunft der Besucher und Klicks nachzuvollziehen und in der Folge Provisionsabrechnungen zu ermöglichen. Mittels des Cookies werden personenbezogene Informationen, beispielsweise die Zugriffszeit, der Ort, von welchem ein Zugriff ausging und die Häufigkeit der Besuche unserer Internetseite durch die betroffene Person, gespeichert. Bei jedem Besuch unserer Internetseiten werden diese personenbezogenen Daten, einschließlich der IP-Adresse des von der betroffenen Person genutzten Systems, an Google in den Vereinigten Staaten von Amerika übertragen. Diese personenbezogenen Daten werden durch Google in den Vereinigten Staaten von Amerika gespeichert. Google gibt diese über das technische Verfahren erhobenen personenbezogenen Daten unter Umständen an Dritte weiter.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite, wie oben bereits dargestellt, jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Eine solche Einstellung des genutzten Internetbrowsers würde auch verhindern, dass Google ein Cookie auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person setzt. Zudem kann ein von Google Analytics bereits gesetzter Cookie jederzeit über den Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden.

Ferner besteht für die betroffene Person die Möglichkeit, einer Erfassung der durch Google Analytics erzeugten, auf eine Nutzung dieser Internetseite bezogenen Daten sowie der Verarbeitung dieser Daten durch Google zu widersprechen und eine solche zu verhindern. Hierzu muss die betroffene Person ein Browser-Add-On unter dem Link tools.google.com/dlpage/gaoptout herunterladen und installieren. Dieses Browser-Add-On teilt Google Analytics über JavaScript mit, dass keine Daten und Informationen zu den Besuchen von Internetseiten an Google Analytics übermittelt werden dürfen. Die Installation des Browser-Add-Ons wird von Google als Widerspruch gewertet. Wird das informationstechnologische System der betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht, formatiert oder neu installiert, muss durch die betroffene Person eine erneute Installation des Browser-Add-Ons erfolgen, um Google Analytics zu deaktivieren. Sofern das Browser-Add-On durch die betroffene Person oder einer anderen Person, die ihrem Machtbereich zuzurechnen ist, deinstalliert oder deaktiviert wird, besteht die Möglichkeit der Neuinstallation oder der erneuten Aktivierung des Browser-Add-Ons.

Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Google können unter https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ und unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html abgerufen werden. Google Analytics wird unter diesem Link https://www.google.com/intl/de_de/analytics/ genauer erläutert.

10. Links zu Webseiten Dritter

Die Website von USU enthält Links zu anderen Websites. Über diese Links verlassen Sie die USU-Website. Die Links bedeuten nicht, dass USU den Inhalt der verlinkten Seiten unterstützt oder sich zu eigen macht. Die verlinkten Sites stehen nicht unter der Kontrolle von USU. USU übernimmt keine Verantwortung für diese Links, insbesondere deren Inhalt und Datenschutzstrategie und die etwaige Übermittlung von Daten durch diese.

Die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der auf unseren Websites verlinkten Social-Media-Kanäle können Sie unter den folgenden Links einsehen:

11. Dienstleister und Partner

Unsere im Rahmen der Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfassten Dienstleister finden Sie hier:

E-Mail Marketing & CRM

Webinare & Online Events

Umfragen

Cookie-Consent Manager

Ads & Tracking

Social Media

Hoster & Service Dienstleister

Eine Übersicht unserer Partner finden Sie hier.

12. Gartner

Das Gartner Peer Insights Customer First Badge ist ein Warenzeichen und eine Dienstleistungsmarke von Gartner, Inc. und/oder seinen Tochtergesellschaften und wird hier mit Genehmigung verwendet. Das Gartner Peer Insights Customer First-Programm stellt die Verpflichtung einer Organisation dar, Bewertungen von ihren Kunden unter Verwendung von programmatischen Sourcing-Strategien und Best Practices einzuholen. Sie geben weder die Ansichten von Gartner oder seinen Tochtergesellschaften wieder, noch stellen sie eine Befürwortung durch diese dar.

III. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Wir erheben und verarbeite die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens für alle zur USU Gruppe gehörenden Gesellschaften. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt. Schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem möglichen Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

IV. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Auftragsverhältnissen

Die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Auftragsverhältnissen richtet sich nach den jeweiligen Auftragsanforderungen und erfolgt in der Regel durch die jeweilige Gesellschaft der USU Gruppe selbst als Verantwortlichem. Etwaige Verarbeitungstätigkeiten der USU Software AG erfolgen insoweit lediglich als Auftragsverarbeiter.

V. Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

  • Art. 6 I lit. a DS-GVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.
  • Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zur unseren Leistungen.
  • Unterliegen wir einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DS-GVO.
  • Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DS-GVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses einer zur USU gehörenden Gesellschaft oder eines Dritten (z.B. Kunden) erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. In Bezug auf unsere Internetseite gilt dies insbesondere für die Verarbeitungsvorgänge gemäß Ziff. II. dieser Datenschutzerklärung. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Er vertrat insoweit die Auffassung, dass ein berechtigtes Interesse anzunehmen sein könnte, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist. Ein weiteres berechtigtes Interesse ist die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner sowie die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung, insbesondere für den Versand von Leistungsinformationen, Einladungen, Veranstaltungs- und vergleichbaren Informationen.

VI. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit eine datenschutzrechtliche Übermittlungsbefugnis z.B. nach den unter Ziffer V. dieser Datenschutzerklärung besteht sowie an externe Dienstleister zur Verarbeitung im Rahmen einer weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung. Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Sofern eine solche Datenübermittlung im Einzelfall doch einmal erforderlich sein sollte, erfolgt diese ausschließlich auf Basis der EU Standardvertragsklauseln oder an Länder bzgl. derer ein Angemessenheitsbeschluss der EU vorliegt sowie im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten.

VII. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern und soweit sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind, oder berechtigte Interessen des Verantwortlichen – z.B. die Wahrung von Rechtsverteidigungsmöglichkeiten und des Haftpflichtversicherungsschutzes bei potentiell noch nicht verjährten Regressansprüchen von Kunden und/oder betroffenen Personen – das Löschinteresse der betroffenen Person überwiegen. Entfällt ein solches berechtigtes Interesse, werden auch diese Daten routinemäßig gelöscht.

VIII. Betroffenenrechte

Betroffene haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen (wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass wir kein Profiling betreiben);
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder auch nur potentiellen Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO ihre personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel steht dafür die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes zur Verfügung. In letztgenanntem Fall ist dies der/die: Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart

IX. Widerspruchsrecht

Sofern personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner/ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall hat die betroffene Person ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: webteam(at)usu.com

X. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

USU Software AG
Datenschutzbeauftragter
Spitalhof
71696 Möglingen
Deutschland

Tel.: +49 7141 4867 0
E-Mail: datenschutz(at)usu.com

XI. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Information für die Aktionäre der USU Software AG zum Datenschutz zur virtuellen Hauptversammlung

1. Allgemeines

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Hauptversammlung der USU Software AG. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. In den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung verarbeiten. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

2. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und an wen kann ich mich zum Thema Datenschutz wenden?

Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist:

USU Software AG
Spitalhof
71969 Möglingen
Telefon: +49 7141 4867-0
Fax: +49 7141 4867-200
E-Mail: info(at)usu-software.de

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:

USU Software AG
Markus Faiss
Spitalhof
71696 Möglingen
Telefon: +49 7141 4867-0
Fax: +49 7141 4867-200
E-Mail: datenschtz@usu.com

3. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Sämtliche Aktien der USU Software AG sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die USU Software AG insoweit kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, aus dem sich der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien ergeben.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (wie Name, Anschrift, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

In diesem Jahr (2021) wird die Hauptversammlung präsenzlos unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln (virtuelle Hauptversammlung) mit der Möglichkeit zur Teilnahme durch elektronische Zuschaltung durchgeführt. Die physische Teilnahme an der Versammlung ist nicht möglich. Die gesamte Hauptversammlung kann per Audio- und Video-Übertragung über einen passwortgeschützten Internetservice verfolgt werden, über den auch die elektronische Zuschaltung erfolgt.

Der Internetservice wird durch unseren Dienstleister: Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München ausschließlich in unserem Auftrag und gemäß unserer Weisung betrieben. Der Service ist unter: https://ip-ho.computershare.de/usu#/login zugänglich.

Hierbei können die personenbezogenen Daten von Aktionären verarbeitet werden, die Fragen einreichen oder Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Zudem können Datenverarbeitungen erfolgen, die für die Organisation der Hauptversammlung erforderlich sind. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Die USU Software AG erhält die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbank). In einigen Fällen kann die USU Software AG personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten.

Die Dienstleister der USU Software AG, welche zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der USU Software AG ausschließlich solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der USU Software AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist.

Alle Mitarbeiter der USU Software AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw.
Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) anderen Aktionären und Aktionärsvertretern, die im Wege elektronischer Zuschaltung die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (Art. 1§ 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID Folgenabmilderungsgesetz), für vorab eingereichte Stellungnahmen mit Bezug zur Tagesordnung sowie im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Ausübung Ihrer Rechte an der virtuellen Hauptversammlung, insbesondere für die Stimmrechtsausübung und die Verfolgung der vollständigen Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton, sowie deren Durchführung technisch sowie rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 118 ff. AktG sowie i.V.m. Artikel 1 § 1 COVID Folgenabmilderungsgesetz.

Die personenbezogenen Daten von den Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen zur Verfügung gestellter Videobotschaften werden gem. Art. 6 Absatz 1 a) DSGVO verarbeitet und veröffentlicht.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher
Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der USU Software AG zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten
und 3 Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Neben der Verarbeitung auf Basis gesetzlicher Vorschriften verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO:

Wir haben ein berechtigtes Interesse, die Durchführung sowie den geordneten Ablauf der virtuellen Hauptversammlung sicherzustellen.
Wenn Sie gemäß Artikel 2 § 1 Absatz 2 COVID-Folgenabmilderungsgesetz i.V.m. den Vorgaben der Einladung zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung vor der Hauptversammlung Fragen einreichen oder in der virtuellen Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hautversammlung einlegen, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung Name und Adresse des Aktionärs sowie die Nummer seiner Stimmrechtskarte. Wenn Sie einen Dritten zur virtuellen Hauptversammlung bevollmächtigen, verarbeiten wir auch Name und Adresse des Bevollmächtigten, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung sicherzustellen.

Rechtsgrundlage hierfür sind die entsprechenden aktienrechtlichen Bestimmungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.
Ein berechtigtes Interesse besteht außerdem hinsichtlich der Einhaltung außereuropäischer Wertpapiervorschriften, z.B. wenn wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um entsprechende Vorschriften einzuhalten. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

4. Wer ist Empfänger der Daten?

Innerhalb der USU Software AG erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen. Zur Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen für die Bereitstellung des Internetservice, über den die virtuelle Hauptversammlung zugänglich ist). Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns nur die Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und gemäß unserer Weisung. Alle unsere Mitarbeiter und die Mitarbeiter der externen Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Andere Aktionäre und Hauptversammlung -Teilnehmer können nach § 129 AktG Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der Hauptversammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen. Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden)

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis- Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten. Die von der USU Software AG zur Durchführung der Hauptversammlung erhobenen Daten werden regelmäßig bis zu drei Jahre, bei Vorliegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. im Hinblick auf das Hauptversammlungs-Protokoll) bis zu zehn Jahre, gespeichert. Eine darüberhinausgehende Speicherdauer ist im Einzelfall möglich, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch die USU Software AG geltend gemacht werden, oder zur Wahrung von berechtigten Interessen der USU Software AG erforderlich ist.

6. Welche Rechte stehen Ihnen als Betroffene/r zu?

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • das Recht, Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO).
  • das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten (Art. 16 DSGVO)
  • das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (18 DSGVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Neben den genannten Betroffenenrechten steht Ihnen das Recht zu, Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erheben (Art. 21 DSGVO). Der Widerspruch kann kostenfrei unter Angabe einer Begründung, an den oben genannten Verantwortlichen gerichtet werden. Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer uns von Ihnen erteilten Einwilligung, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zu einem solchen Widerruf wird hierdurch nicht berührt. Der Widerruf ist an den oben genannten Verantwortlichen zu richten.

7. Sie möchten Ihre Rechte geltend machen?

Sie haben die Möglichkeit, sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte an unseren Datenschutzbeauftragten (oben Ziffer 2) oder an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.