Software Asset Management - Was ist SAM?

SAM steht für Software Asset Management und bezieht sich auf die Verwaltung von Softwarelizenzen. Es hilft Unternehmen, ihre Softwareinvestitionen und Lizenzverpflichtungen effektiv zu überwachen und zu kontrollieren. Software Asset Management ist ein Software-gestützter Prozess zur strategischen Verwaltung von Software-Assets in einem Unternehmen. Es ermöglicht zum einen eine Inventarisierung, zum anderen eine Verwaltung der Assets, sowie Ressourcen-Optimierung entlang des gesamten Lebenszyklus. Diese Webseite bietet einen kompakten Überblick und nützliche Informationen, die Sie schnell und einfach weiterbringen. Sie hilft Ihnen, eine Vision für SAM in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, mit den richtigen Stakeholdern zusammenzuarbeiten und den SAM-Knoten für Sie zu entwirren. Software ist mehr als nur eine Installation - sie ist das Lebenselixier jedes Unternehmens. Mit einem effizienten Software Asset Management-Tool sind Unternehmen in der Lage, ihre Lizenzen besser zu nutzen, die Lizenzkosten zu senken und die Risiken von Software-Audits zu reduzieren.

Gartner® Peer Insight

"USU License Management (früher bekannt als Aspera) ist ein hervorragendes Tool zur Kosteneinsparung, das dabei hilft, alle Softwarelizenzen zu verfolgen und zu bewerten, welche Lizenzen von den Nutzern benötigt werden. Der Tracker hilft dem Rechts- und Finanzteam, das Auslaufen von Lizenzen für verschiedene Anwendungen zu verfolgen und sie an die Erneuerung dieser Lizenzen zu erinnern. Auf diese Weise werden die Fristen für die Erneuerung eingehalten und eine Unterbrechung der Dienste vermieden. Es hilft bei der allgemeinen Verfolgung von Verträgen und Lizenzen für verschiedene Anwendungen und unterstützt so die Organisation bei der reibungslosen Ausführung aller Dienste."

Unternehmen im Gesundheitswesen, 3 Mrd. USD Umsatz

Die Verwaltung Ihrer Lizenzen ist die Grundlage für gute Beziehungen zu Softwareanbietern. Bei vielen Anbietern werden Sie diese Softwareprodukte noch jahrelang lizenzieren, und Sie hoffen, dass ihre Produkte innovativ sind und Ihrem Unternehmen einen größeren Nutzen bringen.

Das ist aber nur möglich, wenn Sie mit Ihren Anbietern in einem kontinuierlichen und offenen Dialog stehen. Ihr Feedback gibt den Anbietern eine konkrete Vorstellung davon, was Sie brauchen und wie sie sowohl ihre Softwareprodukte als auch ihre Lizenzmodelle anpassen können, um Ihren geschäftlichen Anforderungen besser gerecht zu werden.

Konstruktives Feedback ist aber nur möglich, wenn Sie die Bedingungen Ihrer Lizenzvereinbarungen genau kennen und wissen, wie die Software genutzt wird. Nur so versetzen Sie Software-Vendoren in die Lage, auf Ihre geschäftlichen und organisatorischen Anforderungen einzugehen.

Erfahren Sie, wie ein SAM-Programm das Leben mit großen Lieferanten, z.B. SAP, erleichtern kann.

Audits können jederzeit und ohne Vorwarnung stattfinden. Das Nichtbestehen eines Audits kann erhebliche ungeplante Kosten zur Folge haben und sich negativ auf die Unternehmensreputation auswirken. Sie wollen im Voraus wissen, ob Sie die Vorschriften einhalten, und wenn nicht, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die Vorschriften einzuhalten, bevor es zu spät ist.

Wer sich auf manuelle Spreadsheets verlässt, baut auf Sand. Eine SAM-Lösung kann Sie vor unerwarteten Prüfungen schützen und Ihr Risiko minimieren. Mit nur einem Mausklick können Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihre Compliance-Situation verschaffen. Sie wissen, ob Sie zu wenig Lizenzen haben, und können Ihren Bestand überprüfen, um festzustellen, ob Sie überflüssige Lizenzen haben, um die Situation zu entschärfen.

Mit einer SAM-Lösung sind Sie immer auf ein Audit vorbereitet.

Der Erwerb von Software ist so einfach wie nie zuvor. Man muss eine IT-Abteilung nicht mehr unbedingt einschalten, wenn man ein SaaS-Abonnement abschließen und die Software aus dem Internet sofort nutzen kann. Je praktischer und verfügbarer SaaS wird, desto stärker entwickelt sich aber auch die Verwaltung der verschiedenen Abonnements und anderen Lizenzen zu einer komplexen Aufgabe. Fehlende Transparenz kann zu redundanten SaaS-Ressourcen und unbemerkten Ausgaben führen.

Nutzen Sie eine SAM-Lösung, um Ihre Ausgaben für Cloud-Software zu kontrollieren. Sie verschafft Ihnen Transparenz darüber, welche Softwareprodukte, Versionen und Editionen im Unternehmen auf welchen Geräten und in welchen Gerätebeziehungen verwendet werden. Außerdem können Sie ungenutzte oder veraltete Lizenzen finden, entfernen, oder Lizenztypen korrekt dimensionieren.

Erfahren Sie, wie Sie eine effektive Cloud Software Asset Management-Praxis aufbauen können.

Okay, Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel sind billig und einfach zu benutzen - was sie für kleinere Unternehmen mit weniger zu verwaltenden Software-Assets attraktiv macht. Aber sie sind fehleranfällig und können ohne Wissen leicht dupliziert werden - all das kostet sowohl Zeit als auch Geld. Software Asset Management-Tools fungieren als zentrales System für Ihre IT-Asset-Daten, das nicht nur sicherstellt, dass die Daten katalogisiert werden, sondern auch einen detaillierten Überblick über die vorgenommenen Änderungen bietet. Hier finden Sie einige Gründe, warum Excel-Tabellen der Vergangenheit angehören.

1. Lizenzen sind leicht zu übersehen

Wenn sich Lizenzen bemerkbar machen oder Alarmsignale aussenden könnten, würden Sie ihnen vielleicht mehr Aufmerksamkeit schenken. Aber sie sind nicht greifbar, und ihre Bedingungen haben nur bei Vertragsverlängerungen und Audits unmittelbare Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Sie können also leicht ignoriert werden.

2. Niemand liest Softwarelizenzen (aber jemand sollte es tun)

Lizenzen sind lang, komplex und langweilig. Sie zu lesen ist zeitaufwändig und könnte einen Doppelabschluss in Informatik und Recht erfordern. Das haben die meisten von uns nicht in der Tasche. Die Folge davon ist, dass die meisten nicht wissen, was lizenziert wurde. Das bedeutet, dass wir die Nutzungsbedingungen unserer Lizenzen nicht kennen und keine Ahnung haben, wozu wir berechtigt sind. Eine Tabellenkalkulation weiß auch nicht, was in Ihren Lizenzen enthalten ist. Aber der Produktkatalog in einem SAM-Tool weiß es.

3. Lizenzmetriken sind komplex

Jeder Anbieter hat seine eigenen Maßstäbe, um zu bestimmen, wie die Nutzung zu messen ist. Hier nur einige der Lizenzierungsmetriken: pro Kern, pro Gerät, pro Nutzer, pro Prozessor (CPU-Anzahl), pro Prozessorwerteinheit. In einer komplexen Umgebung mit Softwareprodukten verschiedener Anbieter kann man leicht den Überblick darüber verlieren, wie die Nutzung der einzelnen Produkte ermittelt wird. Dieses Maß an Komplexität lässt sich mit einer Tabellenkalkulation nicht effizient verwalten.

4. Änderungen in der Architektur von Rechenzentren wirken sich auf Ihre Compliance aus

Abhängig von der Anzahl der Geräte, auf denen die Software läuft, der Konfiguration, der Virtualisierung und der Anzahl der Personen oder Anwendungen, die darauf zugreifen, kann die Lizenzierungssituation eines Unternehmens sehr komplex sein. Erschwerend kommt hinzu, dass ein Unternehmen nicht nur eine Software einsetzt. Ein einzelnes Unternehmen kann Tausende von verschiedenen Softwareprodukten verwenden, so dass es fast unmöglich ist, mit Tabellen einen Überblick darüber zu erhalten, wer was, wie oft und wann verwendet.

5. Cloud-basierte Software ist nicht zentralisiert

Da Cloud-basierte Software nicht auf einem physischen Rechner in Ihrem Netzwerk installiert ist, kann es schwierig sein zu wissen, welche Geschäftseinheit für die Kosten verantwortlich ist. In einem großen Unternehmen kann die gemeinsame Nutzung von Cloud-Softwarelizenzen dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten. Ohne einen klaren Überblick darüber, wer die Software wann und wie oft nutzt, kann es jedoch passieren, dass die Geschäftsbereiche einen ungerechten Teil der Kosten übernehmen und gezwungen sind, Budget für Ressourcen bereitzustellen, die sie nicht nutzen.

6. Datenqualität ist wichtig! Hier ist der Grund

Wenn Sie Ihrer Compliance-Position vertrauen wollen, müssen Sie den Daten vertrauen, auf denen sie beruht. Um zu wissen, welche und wie viele Lizenzen mit welchen Nutzungsrechten gekauft werden sollen, sind gute Daten erforderlich. Ohne saubere, qualitativ hochwertige Daten können Sie Vereinbarungen abschließen, die weder Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen noch für Ihre Umgebung geeignet sind.

7. SAM bezieht mehrere Interessengruppen ein

SAM berührt viele Abteilungen, von der Beschaffung über die Personalabteilung bis hin zu verschiedenen IT-Disziplinen. All diese Abteilungen müssen sich hinter eine einzige SAM-Initiative stellen. Das bedeutet, dass ein SAM-Projektmanager ein Talent dafür haben muss, einen Sack Flöhe zu hüten. Und er muss mit verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Zielen sprechen. Das erfordert Zeit und Engagement für die Sache. Eines ist sicher: Software Asset Management ist eine Teamleistung!

Fallstudie: Über 10,2 Millionen Dollar an Vorteilen durch Cloud-Management

Total Economic Impact (TEI™) der USU Software Asset Management-Lösung

Bevor man eine neue Technologie einführt, möchte man wissen, ob sich die Investition lohnt. Deshalb hat USU Forrester Consulting beauftragt, den ROI der USU SaaS-Optimierungslösung zu bewerten. Der untersuchte Kunde erzielte einen ROI von 383% mit einer Amortisationszeit von weniger als 6 Monaten.

1. Dokumentieren und standardisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse

• Wissen, wer und wie jede Geschäftseinheit Softwarelizenzen kauft

• Definieren Sie standardisierte Prozesse und Regeln für die Lizenzbeschaffung

• Standardisierte Prozesse für die Speicherung von Lizenzen und Lizenzzertifikaten einrichten

2. Bereinigen und organisieren Sie Ihren Lizenzbestand

• Erstellen Sie ein zentrales Lizenzinventar (falls Sie noch keins haben)

• Verschieben Sie alle Lizenzvereinbarungen und Softwarewartungsverträge in das Inventar

• Einrichtung eines Organisationssystems (verantwortliche Personen und Prozesse), welches das Auffinden von Genehmigungsunterlagen und Informationen erleichtert

• Erfahren Sie, was Ihre Lizenzmetriken sind, um die benötigten Lizenzen zu messen

• Ernennung eines Lizenzmanagers zur Verwaltung/Pflege Ihres Bestands

3. Katalogisieren Sie Ihre Software

• Verwenden Sie Discovery- und Inventarisierungstools, um herauszufinden, welche Software in Ihrer Umgebung installiert ist.

• Normalisieren Sie Softwaretitel, um sicherzustellen, dass Sie ihnen eine Lizenz zuordnen können.

4. Inventarisieren Sie alle Ihre Systeme (vergessen Sie nicht die Open-Source-Systeme!)

Wenn Sie Ihre Software katalogisieren, kann es leicht passieren, dass Sie Dinge übersehen, die auf Systemen installiert sind, die derzeit nicht laufen oder nicht an das Netzwerk angeschlossen sind.

• Installieren Sie Erkennungstools auf allen Systemen, damit Sie nichts übersehen

• Inventarisierung von Open-Source-Systemen (z. B. Linux), da das Betriebssystem zwar keine kostenpflichtige Lizenz benötigt, aber möglicherweise dennoch Software verwendet wird, die eine Lizenz benötigt.

5. Bestimmen Sie die Software-Nutzung

Finden Sie heraus, wann ein Softwaretitel verwendet wird und wie er installiert (oder nicht, z. B. in der Cloud), konfiguriert und aufgerufen wird.

6. Messen Sie, wie viele Lizenzen Sie pro Software-Nutzung benötigen

Sobald Sie Ihr gesamtes System katalogisiert und die Nutzungsdaten aufgezeichnet haben:

• Überprüfen Sie Ihr Lizenzinventar und stellen Sie sicher, dass Ihre Lizenzen alle Arten der Installation und Verwendung der Software abdecken.

• Nutzen Sie Produktnutzungsrechte, um den vollen Wert Ihrer Lizenzen zu erhalten und Kosten zu sparen.

7. Aktualisieren Sie Ihre Lizenzen und Software-Inventare

• Suchen Sie nach Lizenzierungsmodellen, die am besten zu Ihren Software-Nutzungsgewohnheiten und Ihrer IT-Umgebung passen

• Und verfolgen Sie die Nutzung, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Permanent zu aktualisieren:

• Softwaretitel - wenn Benutzer neue Software herunterladen, Programme aktualisieren oder in die Cloud gehen

• Die Daten zur Softwarenutzung und IT-Umgebung

• Das Lizenzinventar zur Verfolgung von Vertragsmeilensteinen und zur Erfassung von Neukäufen und Änderungen an Lizenzen wie Upgrades oder Downgrades

8. Verwalten Sie Ihre Lizenzen effizienter

Die Ergebnisse Ihres SAM-Prozesses und die Datentransparenz werden es Ihnen ermöglichen, Ihre Lizenzen effizienter zu nutzen:

• Entdecken Sie, wo Sie zu viele oder zu wenige Lizenzen haben. Dann können Sie Ihre verfügbaren Lizenzen neu zuordnen, um Ihren Bedarf zu decken. So sparen Sie Geld für neue Lizenzen und verringern das Prüfungsrisiko.

• Vergessen Sie die Wartung nicht! Wenn Sie keine Lizenz verwenden, sollten Sie daran denken, den Wartungsvertrag zu kündigen.

• Wenn Vertragsverlängerungen anstehen, nutzen Sie Ihre SAM-Kenntnisse, um bessere Verträge für Ihr Unternehmen auszuhandeln.

Ein SAM-Programm kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem es die Compliance von Softwarelizenzen sicherstellt, das Risiko von Software-Audits und Strafen verringert, die Softwarenutzung optimiert und die Ausgaben für Softwarelizenzen und Cloud-Abonnements um +30 % senkt sowie die Softwareverwaltungsprozesse rationalisiert. Daher lohnt es sich für Unternehmen, die potenziellen Vorteile einer SAM-Lösung genauer zu betrachten und sie gegen die Kosten abzuwägen.