SaaS Management

 Die manuelle Verwaltung von SaaS kostet Zeit und Geld. SaaS-Management-Tools schaffen Transparenz über alle Anwendungen in Ihrer IT-Umgebung, decken SaaS-Wildwuchs und Schatten-IT auf und finden ungenutzte Lizenzen. So zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich brauchen. 

SaaS-Discovery-Methoden sind Verfahren und Technologien, mit denen Sie genehmigte und nicht genehmigte Softwareanwendungen (Schatten-IT) im gesamten Unternehmen erfassen, katalogisieren und überwachen. Diese Methoden kommen am häufigsten zum Einsatz:

• Single Sign-On (SSO) und Identity Provider (IdP): Die Anbindung an Plattformen wie Okta, Azure AD oder Google Workspace erfasst bekannte Anwendungen und die Anmeldeaktivität der Mitarbeitenden.
• API-Konnektoren: Die direkte Integration in Herstellerportale, Finanzsysteme und Identity-Tools übernimmt Lizenzdaten, Abonnementkosten und Nutzerzuordnungen.
• Browser-Erweiterungen und Agenten: Leichtgewichtige Browser-Plug-ins oder Endpoint-Agenten erfassen die Web-Aktivität der Mitarbeitenden in Echtzeit. So werden kostenlose, kostenpflichtige und nicht genehmigte Tools sichtbar.
• Finanz- und Ausgabenanalyse: Die Auswertung von Kreditkartenabrechnungen, Kreditorenbuchhaltung, Rechnungen und Erstattungsanträgen deckt Software auf, die ohne Freigabe oder über Selbstbedienung beschafft wurde.

Ein SaaS-Management-Tool erhöht die Sicherheit, indem es Ihnen vollständige Transparenz über alle Cloud-Anwendungen bietet, die Ihre Teams verwenden. Es erkennt nicht autorisierte Tools, überwacht den Benutzerzugriff und setzt Compliance-Standards durch. Mit automatisierter Nachverfolgung und Zugriffsverwaltung hilft Ihnen USU SaaS Management dabei, Sicherheitslücken zu schließen, die Gefährdung Ihrer Daten zu reduzieren und sensible Unternehmensinformationen zu schützen – damit Ihre SaaS-Umgebung sicher, konform und unter Kontrolle bleibt.

Nutzungsanalysen und Integrationen mit Microsoft Entra ID oder HR-Daten zeigen ungenutzte oder doppelte SaaS-Abonnements. USU SaaS Management markiert automatisch inaktive Nutzer und Konten ehemaliger Mitarbeitender. So buchen Sie nur, was Sie wirklich brauchen.

• Lizenzoptimierung: Der Fokus liegt auf der tatsächlichen Nutzung statt allein auf der Compliance. So erkennen und beseitigen Sie ungenutzte oder zu knapp dimensionierte Lizenzen.
• Verschwendungsreduzierung: Sie senken Ausgaben für doppelte Tools, sich überschneidende Funktionen und ungenutzte Software. Dadurch sparen Unternehmen typischerweise 20–30 % ihrer gesamten SaaS-Ausgaben.
• Audit-Absicherung und Berechtigungen: Sie verwalten komplexe Lizenzberechtigungen und pflegen ein verlässliches Referenzsystem für Legacy- und Cloud-Portfolios.

• Verhandlungsposition zurückgewinnen: Zentralisierte Ausgabendaten verhindern, dass Fachbereiche fragmentierte und doppelte Tools eigenständig einkaufen. So fällt es Anbietern schwerer, ihren wiederkehrenden Jahresumsatz (Annual Recurring Revenue, ARR) künstlich aufzublähen.
• Vertragsverlängerungen steuern: Sie verfolgen Hunderte jährliche Verlängerungstermine und versteckte automatische Verlängerungen, die oft 60 Tage vor Ablauf wirksam werden. So vermeiden Sie ungewollte Vertragsbindungen.
• Kostenvermeidung: Sie vermeiden geschätzte Mehrkosten von 25 %, die ohne zentrale Koordination der SaaS-Lebenszyklen entstehen.