Pourquoi passer à l’ITAM ?
La gestion des actifs logiciels, ou SAM (Software Asset Management), fait partie intégrante de l'IT Asset Management et constitue une stratégie métier essentielle. Elle permet non seulement une bonne gestion des actifs informatiques, tout comme une bonne gestion des risques liés à l'utilisation des logiciels. En contrôlant activement et en automatisant l'acquisition, l'utilisation et le déploiement des licences, il devient possible de maximiser les économies tout en respectant les obligations contractuelles. Cette gestion proactive permet une réduction des coûts en évitant les achats excessifs, en éliminant les licences inutilisées et en garantissant une conformité continue.
Quel que soit le stade de votre entreprise dans le processus de mise en œuvre de l’ITAM et de la gestion des licences, cette page regroupe des informations qui vous aideront à aller plus loin rapidement et facilement. Vous y trouverez les solutions nécessaires pour développer une vision claire de la gestion des actifs logiciels.
Les logiciels ne sont pas de simples produits, mais des éléments vitaux pour la bonne marche de toute entreprise. En adoptant une solution efficace d’ITAM, vous pourrez non seulement maximiser l'utilisation des licences disponibles, mais aussi en réduire le coût et minimiser les risques, qu'il s'agisse de conformité contractuelle ou d'audits imprévus.
Principaux avantages de la gestion des actifs logiciels
Conformité
Avantages : Optimisation et Gains de Temps
Doublez votre vitesse de réaction en cas d’audit
La conformité est essentielle à la gestion des licences logicielles. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles n'utilisent pas plus de licences que celles qu'elles possèdent. Votre rôle est de garantir le respect de l’accord contractuel et de préparer l'entreprise à d'éventuels audits. La non-conformité expose à des pénalités importantes. C'est pourquoi la compliance doit être la priorité de toute démarche SAM et ITAM.
Économies
Avantages : baisse de 30 % des coûts logiciels.
Optimisez vos coûts grâce aux données fournies par un outil SAM
Un programme SAM permet de mieux comprendre les besoins de votre entreprise en matière de logiciels et de services Cloud, tout en identifiant avec précision les attentes des utilisateurs. Cela contribue à une optimisation des coûts en évitant par exemple l'achat excessif de licences (over-licensing) ou la souscription à des abonnements superflus.
Les dépenses peuvent être réduites en réaffectant les licences logicielles inutilisées à des utilisateurs qui en ont besoin, évitant ainsi l'achat de nouvelles licences.
Transparence
Avantages : maîtrise de votre parc logiciel en temps réel
Une visibilité à 360° pour une gestion optimale.
La gestion des actifs logiciels offre une visibilité complète sur l'état de votre parc IT en temps réel, en fournissant une vue globale des logiciels et hardware déployés, de leur consommation, de leurs coûts, et du nombre de licences disponibles. Grâce à cette gestion centralisée, votre entreprise est mieux équipée pour anticiper les besoins futurs de son portefeuille informatique, ce qui permet de maximiser le retour sur investissement tout en réduisant les dépenses IT.
Gartner® Peer Insight
« La solution USU License Management (précédemment connue sous le nom d’Aspera) est un excellent outil pour réduire les coûts, superviser un parc de licences logicielles et évaluer les licences dont les utilisateurs peuvent avoir besoin. Le système de suivi aide les services Juridique et Finances à tracer l’expiration des licences des différentes applications en leur rappelant qu’il est nécessaire de procéder à leur renouvellement afin d’éviter toute interruption de service. Cet outil permet d’effectuer un suivi global des contrats et des licences associées aux différentes applications, aidant ainsi l’entreprise à gérer ses services sans turbulence. »
Entreprise du secteur de la santé ; CA : 3 milliards de dollars.
Optimisez vos logiciels et vos relations avec vos éditeurs
La gestion efficace des licences, c'est l'assurance de tirer le maximum de vos outils et de l’ITAM. En maîtrisant vos contrats, en collaborant étroitement avec les éditeurs, vous co-construisez les solutions de demain.
- Des logiciels toujours plus adaptés à vos besoins.
- Un partenariat gagnant-gagnant avec les éditeurs.
- Une optimisation de vos coûts et de votre utilisation.
Découvrez comment notre solution SAM vous accompagne dans cette démarche.
Que faire en cas d’audit de conformité ?
Maîtrisez votre parc logiciel et anticipez les audits.
Un audit logiciel peut rapidement se transformer en une véritable épreuve pour votre entreprise. Les risques de non-conformité, de sanctions financières et de réputation sont réels, suscitant l’interrogation des investisseurs quant à sa bonne santé financière. Pour éviter les mauvaises surprises, il est essentiel de disposer d'une visibilité complète sur votre environnement logiciel.
Un outil de Software Asset Management vous permet d’:
- Inventorier précisément votre parc logiciel.
- Identifier les licences sous-utilisées ou superflues.
- Évaluer les risques de non-conformité.
- Optimiser vos dépenses logicielles.
- Anticiper sereinement les audits.
En automatisant la collecte et l'analyse des données, un outil SAM vous offre une vue d'ensemble précise et à jour de votre situation. Vous êtes ainsi en mesure de prendre des décisions éclairées pour optimiser votre gestion des licences et garantir la conformité contractuelle de votre entreprise.
Une solution SAM pour maîtriser vos coûts dans le Cloud
Alors que l’adoption du SaaS s’intensifie, la gestion des abonnements et des licences devient de plus en plus complexe. L'absence de visibilité peut entraîner des ressources SaaS redondantes et des dépenses non maîtrisées. Pour rationaliser votre environnement cloud, une solution de Software Asset Management (SAM) s’avère essentielle pour :
- Optimiser vos abonnements en identifiant les doublons et les licences sous-utilisées.
- Renforcer la transparence sur vos dépenses Cloud et mieux prévoir vos coûts.
- Maximiser votre retour sur investissement en assurant une utilisation optimale de vos ressources SaaS.
En d'autres termes, une solution SAM vous offre une vue d'ensemble complète de votre paysage logiciel cloud, vous permettant de prendre des décisions éclairées pour réduire vos coûts et améliorer votre efficacité.
Dites adieu aux feuilles de calcul !
Les feuilles de calcul, bien qu'utiles au premier abord, présentent des limites sérieuses lorsqu'il s'agit de gérer un parc IT. Ces fichiers facilement duplicables, multiplient les risques d'erreurs et de pertes de données. De plus, il est complexe de retracer l'historique des modifications et de garantir l'intégrité des informations.
Pour pallier ces inconvénients, les outils de gestion des actifs logiciels offrent une solution plus solide et sécurisée. En centralisant toutes les données relatives à votre parc informatique, ces outils éliminent le risque de doublons et permettent de conserver un historique détaillé des modifications. Vous gagnez ainsi en fiabilité et en efficacité
1. La gestion des licences : un enjeu souvent négligé
Les licences logicielles, bien qu'essentielles au fonctionnement de votre entreprise, sont souvent considérées comme des actifs secondaires. Leur nature intangible et la complexité des accords de licence en font un sujet fréquemment négligé. Or, une gestion inadéquate des licences peut entraîner des coûts supplémentaires, des risques de non-conformité et des interruptions de service.
2. La complexité des accords de licence : un frein à la visibilité.
Les contrats de licence sont des documents juridiques complexes, rédigés dans un langage souvent technique et difficilement accessible. Cette complexité rend la compréhension des droits et obligations inhérents à chaque licence particulièrement ardue. Par conséquent, de nombreuses entreprises ne disposent pas d'une visibilité complète sur leur parc logiciel et les conditions d'utilisation associées.
3. La diversité des métriques de licence : un défi pour la gestion.
Les éditeurs de logiciels utilisent une multitude de métriques pour quantifier l'utilisation de leurs produits, ce qui rend la comparaison et l'agrégation des informations particulièrement complexes : par cœur de processeur (core), par appareil, par appareil nommé (named device), par utilisateur, par utilisateur nommé (named user), par processeur (nombre d’unités centrales) ou par unité de valeur par processeur (PVU). Cette hétérogénéité des métriques complique considérablement la gestion des licences et augmente le risque d'erreurs de calcul.
4. La complexité croissante des environnements IT : un défi pour la conformité.
L'évolution des architectures de datacenters, avec la multiplication des appareils, la virtualisation et l'accès multi-utilisateurs, rend la gestion des licences logicielles de plus en plus complexe. La diversité des configurations matérielles et logicielles, ainsi que l'utilisation de multiples logiciels, rendent difficile le suivi précis de l'utilisation des licences et compliquent le respect des accords de licence.
5. Le défi des logiciels en cloud : visibilité et attribution des coûts.
Le déploiement de logiciels en cloud ajoute une couche de complexité supplémentaire à la gestion des licences. La nature dématérialisée de ces logiciels rend difficile l'attribution des coûts à des unités d'affaires spécifiques. Sans une visibilité précise sur l'utilisation des logiciels en cloud, les entreprises risquent de sous-utiliser ou de sur-utiliser certaines licences, ce qui peut entraîner des coûts inutiles ou des risques de non-conformité.
6. La qualité des données : essentielle pour la conformité.
La fiabilité de votre conformité dépend directement de la qualité des données sur lesquelles elle s'appuie. Des données précises et à jour sur votre parc informatique sont indispensables pour déterminer vos besoins en licences, négocier les meilleurs contrats et garantir le respect de vos obligations légales. Des données erronées ou incomplètes peuvent entraîner des surcoûts, des risques de non-conformité et des difficultés à prendre des décisions éclairées.
7. Le SAM : un projet d'entreprise qui nécessite une collaboration étroite.
La gestion des actifs logiciels (SAM) est un projet transversal qui touche de nombreux départements au sein de l'entreprise. Pour réussir, il est essentiel de fédérer les équipes autour d'un objectif commun et de mettre en place une collaboration étroite entre les différents acteurs. Le chef de projet SAM joue un rôle clé dans cette démarche, en favorisant le partage d'informations et en assurant une coordination efficace.
Notre parc de logiciels compte plus de 1 500 produits provenant de plus d’une centaine d’éditeurs. Nous avons réussi à augmenter de 10 % la productivité des employés chargés de l’achat des logiciels
Thomas Stange, responsable du service Gestion des licences, BITMarck (prestataire de services de santé)
Exemple d’économies réalisées grâce à un outil SAM
La business unit 1 doit permettre à 25 de ses employés d’accéder à un programme de traitement de texte. Avant d’acheter de nouvelles licences Word, elle se renseigne auprès du service IT central qui constate grâce à son outil SAM que la business unit 2 dispose de 45 licences Word et n’en utilise que 32.
En suivant un processus automatisé, le service IT attribue les 13 licences inutilisées à la BU 1 et achète les 12 licences supplémentaires nécessaires. Comme on le voit, l’outil SAM a permis au service IT central d’économiser l’achat de 13 licences supplémentaires et les coûts de maintenance associés. On imagine facilement les économies que peut réaliser une entreprise qui emploie plusieurs milliers de personnes et utilise des milliers de logiciels.
Étude de cas : Plus de 10,2 millions de dollars d’avantages grâce à la gestion du cloud computing
Économies et avantages métiers de l'optimisation du SaaS avec USU
Mise en œuvre d’un programme SAM
1. Documenter et normaliser les processus d’achat
- Vous devez savoir qui et comment achète des licences logicielles au sein de chaque business unit.
- Définissez des processus et des règles standard pour l’acquisition de licences.
- Établissez des processus standard pour l’enregistrement des licences et des certificats de licence.
2. Organiser l’inventaire de licences après nettoyage
- Si ce n’est fait, créez un inventaire centralisé.
- Déplacez dans cet inventaire tous les accords de licence et les contrats de maintenance de logiciels.
- Mettez en place un système organisationnel (personnes et processus responsables) qui vous permettra de localiser facilement les documents et informations relatifs aux licences.
- Maîtrisez les métriques de vos licences pour pouvoir mesurer les licences dont vous avez besoin.
- Désignez un gestionnaire de licences pour administrer/gérer votre inventaire.
3. Dresser un catalogue de vos logiciels
- Utilisez des outils de découverte et d’inventaire pour savoir quels logiciels sont installés dans votre environnement.
- Normalisez les titres des logiciels pour avoir la possibilité de leur associer une licence.
4. Inventorier l’ensemble des systèmes (y compris les systèmes open source !)
Lors du catalogage de vos logiciels, il est facile d’oublier des éléments installés sur des systèmes, mais qui ne sont pas en cours d’exécution ou pas connectés au réseau.
- Installez des outils de découverte sur tous les systèmes afin de ne rien oublier.
- Dressez l’inventaire des systèmes open source de type Linux : même si le système d’exploitation n’a pas besoin d’une licence payante, il est possible qu’il exécute un logiciel qui en exige une.
5. Déterminer l’utilisation des logiciels
Découvrez à quel moment un logiciel est utilisé et s’il est installé sur site (ou sur le cloud), configuré et consulté.
6. Mesurer le nombre de licences dont vous avez besoin en fonction de l’utilisation des logiciels
Après avoir catalogué l’ensemble de votre système et enregistré les données d’utilisation, procédez aux opérations suivantes :
- Revenez à votre inventaire de licences et vérifiez que vos licences couvrent tous les modes d’installation et d’utilisation des logiciels.
- Appliquez les droits d’utilisation des produits pour exploiter pleinement la valeur de vos licences et réaliser des économies.
7. Mettre à jour vos licences et votre inventaire de logiciels
- Recherchez les modèles de licence qui correspondent le mieux à vos habitudes d’utilisation de logiciels, ainsi qu’à votre environnement IT.
- Et continuez à suivre l’utilisation qui en est faite afin de maintenir la conformité.
Tout en procédant à des mises à jour permanentes :
- des logiciels dès que des utilisateurs téléchargent de nouveaux produits, procèdent à une mise à jour ou accèdent au cloud ;
- des données relatives à l’usage des logiciels et à l’environnement informatique ;
- de l’inventaire des licences afin de suivre les échéances contractuelles, ainsi que de saisir les nouvelles acquisitions et les changements de licences (mises à niveau ou déclassements).
8. Gérer les licences avec une plus grande efficacité
Les résultats de votre processus SAM et la transparence des données vous permettront d’utiliser vos licences plus efficacement :
- vous saurez si vous disposez d’un nombre de licences excessif ou insuffisant, et pourrez alors réaffecter les licences disponibles pour couvrir vos besoins, avec à la clé des économies sur les nouvelles licences tout en minimisant les risques en cas d’audit.
- N’oubliez pas la maintenance ! Si une licence n’est pas utilisée, pensez à résilier le contrat de maintenance correspondant.
- Au moment de renouveler les contrats, utilisez vos informations générées par votre outil SAM afin de négocier de meilleurs accords pour votre entreprise.
Synthèse
Un programme SAM permet de réaliser des économies substantielles en validant la conformité des licences logicielles, en réduisant les risques de pénalités en cas d’audit, en optimisant l’utilisation des logiciels, en réduisant de plus de 30 % les dépenses en licences logicielles et abonnements au cloud, ainsi qu’en rationalisant les processus de gestion des logiciels. En bref, les entreprises ont vivement intérêt à évaluer les avantages que peut apporter la mise en œuvre d’un outil de gestion des actifs logiciels par rapport aux coûts.
Questions et réponses
1. Quel est le retour sur investissement d’un outil de gestion des actifs logiciels ?
Le retour sur investissement d’un outil SAM peut être significatif. En évaluant soigneusement son environnement logiciel et ses besoins, ainsi qu’en sélectionnant le (ou les) produit(s) approprié(s), une entreprise peut améliorer le processus de gestion de ses logiciels et réduire ses dépenses à long terme.
Voici quelques exemples :
- Amélioration de la conformité des licences : un outil SAM peut aider votre entreprise à s’assurer qu’elle dispose des licences correspondant aux logiciels qu’elle utilise, ce qui réduit potentiellement les risques de pénalités en cas d’audit.
- Rationalisation de la préparation des audits : l’utilisation d’un outil SAM raccourcit les délais de réponse aux audits de plus de 50 %.
- Optimisation de l’utilisation des logiciels : un outil SAM aide votre entreprise à identifier les logiciels sous-utilisés tout en réduisant le nombre de licences inutiles ; résultat, des économies de plus de 30 % pour les licences logicielles et les abonnements au cloud.
- Gestion rationalisée des logiciels : un outil SAM peut aider votre entreprise à rationaliser le processus de gestion de son parc logiciel tout en réduisant le temps et les ressources nécessaires à leur administration.
- Amélioration des négociations avec les éditeurs : en utilisant un outil SAM, votre entreprise disposera de données plus précises à propos de la façon dont elle utilise ses logiciels, ce qui lui permettra de négocier de meilleures conditions de prix et de licence avec les éditeurs.
- Réduction des risques de sécurité : en utilisant un outil SAM, votre entreprise saura si ses logiciels et correctifs sont à jour, ce qui réduit le risque de failles de sécurité et de pertes de données.
2. La mise en œuvre d’un outil SAM prend-elle beaucoup de temps ?
Le délai de déploiement dépend de plusieurs facteurs :
- La taille et la complexité de l’entreprise : plus l’environnement logiciel d’une entreprise est vaste et complexe, plus la mise en œuvre d’un outil SAM prendra de temps.
- Processus SAM existants : si l’entreprise a déjà déployé certains processus SAM (inventaire de base de ses actifs logiciels, par exemple), la mise en œuvre d’un outil plus complet prendra moins de temps.
- Outils SAM : la sélection, l’installation et la configuration d’un outil SAM peut également influer sur le délai de mise en œuvre.
- Formation du personnel : la formation des employés peut également influencer la durée de mise en œuvre.
- Exactitude et exhaustivité des données : l’exactitude et l’exhaustivité des données dont dispose l’entreprise à propos de ses actifs logiciels, accords de licence et modes d’utilisation peuvent affecter le temps nécessaire à la mise en œuvre de l’outil.
Rappelons que si la mise en œuvre initiale d’un outil SAM exige du temps et des ressources, les processus SAM en cours contribuent à rationaliser la gestion des logiciels et à réduire les coûts à long terme. Une fois l’outil SAM mis en place, la surveillance et la maintenance continues seront effectuées avec une plus grande efficacité, avec pour corollaire des économies de temps et de ressources à longue échéance.
3. Combien coûte un outil SAM ?
Le coût d’une solution de gestion des actifs logiciels varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, la complexité de son environnement logiciel, le niveau de détail requis par la solution SAM, ainsi que le (ou les) outil(s) SAM choisi(s). À terme, le fait d’investir dans un outil SAM permet toutefois de réaliser des économies et d’améliorer l’efficacité de la gestion des actifs logiciels.
Les facteurs suivants peuvent influer sur le coût d’un outil SAM :
- la taille et la complexité de l’entreprise : plus l’environnement logiciel d’une entreprise est vaste et complexe, plus la mise en œuvre d’un outil SAM sera onéreuse ;
- le niveau de détail requis : plus les tâches exécutées par la solution SAM sont détaillées (suivi de l’utilisation et de la conformité des licences dans plusieurs départements, par exemple), plus le coût sera élevé ;
- les outils SAM : le coût des outils SAM varie considérablement en fonction des fonctionnalités et des caractéristiques disponibles ;
- la mise en œuvre et la personnalisation : le coût de la mise en œuvre et de la personnalisation d’un outil SAM peut également avoir un impact sur son prix global.
- La formation du personnel : le coût de formation des équipes augmentera potentiellement le prix global d’un outil SAM.
4. Quelles sont les principales parties prenantes concernées par l’utilisation d’un outil SAM ?
La gestion des actifs logiciels est une initiative transversale qui implique diverses parties prenantes :
- le service informatique : responsable de la gestion de l’environnement logiciel de l’entreprise, le service IT est généralement très impliqué dans les initiatives SAM. Il est chargé de la mise en œuvre et de la maintenance de l’outil choisi tout en veillant à ce que les logiciels soient correctement installés et utilisés ;
- le service Achats : responsable de l’acquisition des licences logicielles et de la gestion des relations avec les éditeurs, ce service joue un rôle majeur dans la gestion des actifs logiciels en s’assurant que l’entreprise dispose des licences adaptées à ses exigences et respecte les accords conclus avec les éditeurs ;
- Le service Finances : responsable de la gestion des ressources financières, il veille à la rentabilité de l’entreprise. À cet égard, il joue un rôle important dans la gestion des actifs logiciels en suivant les achats et en identifiant les possibilités de réduction des coûts.
- Le service juridique : responsable de la gestion de la conformité juridique et règlementaire de l’entreprise, son rôle est de veiller au respect des accords avec les éditeurs de logiciels et des exigences en matière de licences ;
- les Business Units : Ces entités sont des parties prenantes très importantes d’une initiative SAM ; en effet, elles sont chargées de veiller à ce que les logiciels sont utilisés avec une efficacité optimale, ainsi que de fournir un retour d’information sur la solution utilisée ;
- l’équipe de direction : les dirigeants ont pour mission de définir l’orientation stratégique de l’entreprise et de veiller que l’initiative SAM réponde aux objectifs qu’ils ont définis. De manière générale, ils apportent le soutien et les ressources nécessaires aux initiatives SAM et en assurent la promotion au sein de l’entreprise.