Gestion des actifs logiciels, mode d’emploi

Si les licences étaient un siège inconfortable sur lequel vous devez vous asseoir toute la journée, il ne fait aucun doute que vous leur accorderiez une plus grande attention !

Or, ce sont des actifs intangibles, et votre entreprise s’intéresse uniquement à leur situation au moment de renouveler un contrat ou en cas d’audit. Il est par conséquent très facile de les oublier.

Les accords de licences sont des documents longs, complexes et ennuyeux dont la lecture fastidieuse nécessite souvent un double diplôme en informatique et en droit, ce dont peu d’entre nous peuvent se vanter.

Résultat, nous ne savons généralement pas de quelles licences nous disposons. En d’autres termes, nous ne connaissons pas les limites de nos licences et, surtout, n’avons aucune idée de ce que nous avons le droit de faire. Un tableur n’en sait pas davantage, contrairement au catalogue de produits d’un outil SAM.

Chaque éditeur possède son propre jeu de métriques pour déterminer comment mesurer l’utilisation de ses produits : par cœur de processeur (core), par appareil, par appareil nommé (named device), par utilisateur, par utilisateur nommé (named user), par processeur (nombre d’unités centrales) ou par unité de valeur par processeur (PVU).

Dans un environnement complexe où cohabitent des logiciels hétérogènes, il n’est pas difficile de perdre de vue la manière dont l’utilisation de chaque produit est calculée. Une telle complexité ne peut être gérée efficacement au moyen d’une simple feuille de calcul.

En fonction du nombre d’appareils qui exécutent des logiciels, de la manière dont ils sont configurés, du niveau de virtualisation et du nombre de personnes ou d’applications qui y ont accès, la situation d’une entreprise en matière de licences peut s’avérer excessivement compliquée.

D’autant plus qu’aucune société n’utilise un seul et unique logiciel. À l’heure où les entreprises emploient plusieurs milliers d’applications, une feuille de calcul ne permet en aucun cas de savoir qui utilise quoi, à quelle fréquence et à quel moment.

Dans la mesure où les logiciels en cloud ne sont pas installés sur une machine physiquement reliée à votre réseau, il est potentiellement difficile de savoir à quelle business unit les dépenses doivent être imputées. Dans une grande entreprise, le partage des licences de logiciels en cloud peut contribuer à abaisser les coûts, mais sans une vue globale précise de qui les utilise, à quel moment et à quelle fréquence, il arrive que certaines business units assument de façon injustifiée une part des coûts, les obligeant à budgétiser des ressources qu’elles n’utilisent pas.

Pour afficher une pleine confiance vis-à-vis de votre situation de conformité, vous devez faire confiance aux données sur lesquelles elle repose. De même, pour savoir quels types de licences vous devez acheter, combien et avec quels droits d’utilisation, vous devez disposer de données propres et de qualité — faute de quoi, vous risquez d’avoir conclu des accords qui ne conviennent pas aux besoins de votre entreprise et ne sont pas adaptés à votre environnement.

La gestion des actifs logiciels concerne de nombreux services, des Achats aux RH en passant par les différentes disciplines IT. Tous ces départements doivent se rallier derrière une seule et unique bannière SAM, ce qui signifie qu’un chef de projet SAM doit avoir un talent de rassembleur et être capable de parler à différentes personnes aux besoins et objectifs variés. C’est une tâche qui demande du temps et du dévouement, mais une chose est sûre : la gestion des actifs logiciels est un travail d’équipe !

• Vous devez savoir qui et comment achète des licences logicielles au sein de chaque business unit.
• Définissez des processus et des règles standard pour l’acquisition de licences.
• Établissez des processus standard pour l’enregistrement des licences et des certificats de licence.

• Si ce n’est fait, créez un inventaire centralisé.
• Déplacez dans cet inventaire tous les accords de licence et les contrats de maintenance de logiciels.
• Mettez en place un système organisationnel (personnes et processus responsables) qui vous permettra de localiser facilement les documents et informations relatifs aux licences.
• Maîtrisez les métriques de vos licences pour pouvoir mesurer les licences dont vous avez besoin.
• Désignez un gestionnaire de licences pour administrer/gérer votre inventaire.

• Utilisez des outils de découverte et d’inventaire pour savoir quels logiciels sont installés dans votre environnement.
• Normalisez les titres des logiciels pour avoir la possibilité de leur associer une licence.

Lors du catalogage de vos logiciels, il est facile d’oublier des éléments installés sur des systèmes, mais qui ne sont pas en cours d’exécution ou pas connectés au réseau.

• Installez des outils de découverte sur tous les systèmes afin de ne rien oublier.
• Dressez l’inventaire des systèmes open source de type Linux : même si le système d’exploitation n’a pas besoin d’une licence payante, il est possible qu’il exécute un logiciel qui en exige une.

Découvrez à quel moment un logiciel est utilisé et s’il est installé sur site (ou sur le cloud), configuré et consulté.

Après avoir catalogué l’ensemble de votre système et enregistré les données d’utilisation, procédez aux opérations suivantes :

• Revenez à votre inventaire de licences et vérifiez que vos licences couvrent tous les modes d’installation et d’utilisation des logiciels.
• Appliquez les droits d’utilisation des produits pour exploiter pleinement la valeur de vos licences et réaliser des économies.

• Recherchez les modèles de licence qui correspondent le mieux à vos habitudes d’utilisation de logiciels, ainsi qu’à votre environnement IT.
• Et continuez à suivre l’utilisation qui en est faite afin de maintenir la conformité.

Tout en procédant à des mises à jour permanentes :

• des logiciels dès que des utilisateurs téléchargent de nouveaux produits, procèdent à une mise à jour ou accèdent au cloud ;
• des données relatives à l’usage des logiciels et à l’environnement informatique ;
• de l’inventaire des licences afin de suivre les échéances contractuelles, ainsi que de saisir les nouvelles acquisitions et les changements de licences (mises à niveau ou déclassements).

Les résultats de votre processus SAM et la transparence des données vous permettront d’utiliser vos licences plus efficacement :

• vous saurez si vous disposez d’un nombre de licences excessif ou insuffisant, et pourrez alors réaffecter les licences disponibles pour couvrir vos besoins, avec à la clé des économies sur les nouvelles licences tout en minimisant les risques en cas d’audit.
• N’oubliez pas la maintenance ! Si une licence n’est pas utilisée, pensez à résilier le contrat de maintenance correspondant.
• Au moment de renouveler les contrats, utilisez vos informations générées par votre outil SAM afin de négocier de meilleurs accords pour votre entreprise.

Le retour sur investissement d’un outil SAM peut être significatif. En évaluant soigneusement son environnement logiciel et ses besoins, ainsi qu’en sélectionnant le (ou les) produit(s) approprié(s), une entreprise peut améliorer le processus de gestion de ses logiciels et réduire ses dépenses à long terme.

Voici quelques exemples :

• Amélioration de la conformité des licences : un outil SAM peut aider votre entreprise à s’assurer qu’elle dispose des licences correspondant aux logiciels qu’elle utilise, ce qui réduit potentiellement les risques de pénalités en cas d’audit.
• Rationalisation de la préparation des audits : l’utilisation d’un outil SAM raccourcit les délais de réponse aux audits de plus de 50 %.
• Optimisation de l’utilisation des logiciels : un outil SAM aide votre entreprise à identifier les logiciels sous-utilisés tout en réduisant le nombre de licences inutiles ; résultat, des économies de plus de 30 % pour les licences logicielles et les abonnements au cloud.
• Gestion rationalisée des logiciels : un outil SAM peut aider votre entreprise à rationaliser le processus de gestion de son parc logiciel tout en réduisant le temps et les ressources nécessaires à leur administration.
• Amélioration des négociations avec les éditeurs : en utilisant un outil SAM, votre entreprise disposera de données plus précises à propos de la façon dont elle utilise ses logiciels, ce qui lui permettra de négocier de meilleures conditions de prix et de licence avec les éditeurs.
• Réduction des risques de sécurité : en utilisant un outil SAM, votre entreprise saura si ses logiciels et correctifs sont à jour, ce qui réduit le risque de failles de sécurité et de pertes de données.

Le délai de déploiement dépend de plusieurs facteurs :

• La taille et la complexité de l’entreprise : plus l’environnement logiciel d’une entreprise est vaste et complexe, plus la mise en œuvre d’un outil SAM prendra de temps.
• Processus SAM existants : si l’entreprise a déjà déployé certains processus SAM (inventaire de base de ses actifs logiciels, par exemple), la mise en œuvre d’un outil plus complet prendra moins de temps.
• Outils SAM : la sélection, l’installation et la configuration d’un outil SAM peut également influer sur le délai de mise en œuvre.
• Formation du personnel : la formation des employés peut également influencer la durée de mise en œuvre.
• Exactitude et exhaustivité des données : l’exactitude et l’exhaustivité des données dont dispose l’entreprise à propos de ses actifs logiciels, accords de licence et modes d’utilisation peuvent affecter le temps nécessaire à la mise en œuvre de l’outil.

Rappelons que si la mise en œuvre initiale d’un outil SAM exige du temps et des ressources, les processus SAM en cours contribuent à rationaliser la gestion des logiciels et à réduire les coûts à long terme. Une fois l’outil SAM mis en place, la surveillance et la maintenance continues seront effectuées avec une plus grande efficacité, avec pour corollaire des économies de temps et de ressources à longue échéance.

Le coût d’une solution de gestion des actifs logiciels varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, la complexité de son environnement logiciel, le niveau de détail requis par la solution SAM, ainsi que le (ou les) outil(s) SAM choisi(s). À terme, le fait d’investir dans un outil SAM permet toutefois de réaliser des économies et d’améliorer l’efficacité de la gestion des actifs logiciels.

Les facteurs suivants peuvent influer sur le coût d’un outil SAM :

1. la taille et la complexité de l’entreprise : plus l’environnement logiciel d’une entreprise est vaste et complexe, plus la mise en œuvre d’un outil SAM sera onéreuse ;
2. le niveau de détail requis : plus les tâches exécutées par la solution SAM sont détaillées (suivi de l’utilisation et de la conformité des licences dans plusieurs départements, par exemple), plus le coût sera élevé ;
3. les outils SAM : le coût des outils SAM varie considérablement en fonction des fonctionnalités et des caractéristiques disponibles ;
4. la mise en œuvre et la personnalisation : le coût de la mise en œuvre et de la personnalisation d’un outil SAM peut également avoir un impact sur son prix global.
5. La formation du personnel : le coût de formation des équipes augmentera potentiellement le prix global d’un outil SAM.

La gestion des actifs logiciels est une initiative transversale qui implique diverses parties prenantes :

1. le service informatique : responsable de la gestion de l’environnement logiciel de l’entreprise, le service IT est généralement très impliqué dans les initiatives SAM. Il est chargé de la mise en œuvre et de la maintenance de l’outil choisi tout en veillant à ce que les logiciels soient correctement installés et utilisés ;
2. le service Achats : responsable de l’acquisition des licences logicielles et de la gestion des relations avec les éditeurs, ce service joue un rôle majeur dans la gestion des actifs logiciels en s’assurant que l’entreprise dispose des licences adaptées à ses exigences et respecte les accords conclus avec les éditeurs ;
3. Le service Finances : responsable de la gestion des ressources financières, il veille à la rentabilité de l’entreprise. À cet égard, il joue un rôle important dans la gestion des actifs logiciels en suivant les achats et en identifiant les possibilités de réduction des coûts.
4. Le service juridique : responsable de la gestion de la conformité juridique et règlementaire de l’entreprise, son rôle est de veiller au respect des accords avec les éditeurs de logiciels et des exigences en matière de licences ;
5. les Business Units : Ces entités sont des parties prenantes très importantes d’une initiative SAM ; en effet, elles sont chargées de veiller à ce que les logiciels sont utilisés avec une efficacité optimale, ainsi que de fournir un retour d’information sur la solution utilisée ;
6. l’équipe de direction : les dirigeants ont pour mission de définir l’orientation stratégique de l’entreprise et de veiller que l’initiative SAM réponde aux objectifs qu’ils ont définis. De manière générale, ils apportent le soutien et les ressources nécessaires aux initiatives SAM et en assurent la promotion au sein de l’entreprise.