Qu’est-ce que la gestion des actifs logiciels, et par où commencer ?
De nombreux dirigeants de grandes entreprises se posent la question : qu’est-ce que la gestion des actifs logiciels ? La gestion des actifs logiciels (SAM — Software Asset Management) est une stratégie métier qui permet de réduire certaines dépenses logicielles et de maximiser les économies réalisées en contrôlant activement et en automatisant l’acquisition, l’utilisation et le déploiement des licences.
Quelle que soit la situation de votre entreprise au cours du processus de mise en œuvre de la gestion des actifs logiciels, cette page regroupe des informations qui vous aideront à aller plus loin, rapidement et facilement. Vous aurez en outre accès aux informations nécessaires pour développer une vision de la gestion des actifs logiciels au sein de votre entreprise et optimiser la collaboration avec vos parties prenantes.
Un logiciel n’est pas un simple produit : c’est un élément vital pour la bonne marche de toute entreprise. En se dotant d’un outil performant, votre entreprise pourra tirer pleinement parti des licences dont elle dispose, en réduire le coût et minimiser les risques en cas d’audit.
Principaux avantages de la gestion des actifs logiciels (SAM)
Conformité
Maîtrisez les risques liés aux licences et préparez votre réponse en cas d’audit.
Valeur pour votre entreprise : réduisez de moitié les délais de réaction en cas d’audit.
La conformité est le socle de la gestion des actifs logiciels. Les éditeurs ne veulent pas que les entreprises utilisent plus de logiciels qu’elles ne possèdent de licences. Votre tâche consiste à vérifier que votre société respecte les termes et conditions de l’accord de licences et qu’elle est préparée à affronter un audit. La non-conformité peut entraîner des pénalités inattendues dont le montant est potentiellement très élevé. C’est pourquoi la conformité doit être le premier objectif de la plupart des entreprises qui entament un processus de gestion des actifs logiciels.
Transparence
Bénéficiez d’une visibilité de votre parc IT sur 360 degrés.
Valeur pour votre entreprise : une transparence intégrale.
La gestion des actifs logiciels permet de mieux appréhender l’état d’un parc IT à l’instant T en fournissant une vue d’ensemble des logiciels et matériels déployés et consommés, mais également de leur coût et du nombre de licences disponibles. Résultat, votre société est mieux armée pour planifier les exigences futures de son portefeuille informatique, avec à la clé un retour sur investissement optimisé et des coûts en baisse.
Économies
Utilisez les informations générées par la gestion des actifs logiciels pour réduire le coût des licences.
Valeur pour votre entreprise : baisse de 30 % des coûts logiciels.
Un programme SAM permet de cerner les exigences de votre entreprise en matière de logiciels et de cloud, ainsi que de déterminer avec précision les besoins des utilisateurs, ce qui vous contribue à éliminer les coûts qu’induit l’achat d’un nombre excessif de licences (over-licensing) ou la souscription d’abonnements inutiles. Les dépenses peuvent également être minorées en identifiant les licences logicielles qui peuvent être réutilisées ou redistribuées à des utilisateurs qui en ont l’usage, évitant ainsi d’investir dans de nouvelles licences.
Gartner® Peer Insight
« La solution USU License Management (précédemment connue sous le nom d’Aspera) est un excellent outil pour réduire les coûts, superviser un parc de licences logicielles et évaluer les licences dont les utilisateurs peuvent avoir besoin. Le système de suivi aide les services Juridique et Finances à tracer l’expiration des licences des différentes applications en leur rappelant qu’il est nécessaire de procéder à leur renouvellement afin d’éviter toute interruption de service. Cet outil permet d’effectuer un suivi global des contrats et des licences associées aux différentes applications, aidant ainsi l’entreprise à gérer ses services sans turbulence. »
Entreprise du secteur de la santé ; CA : 3 milliards de dollars.
SAM, un outil de gestion des relations avec les éditeurs de logiciels
La gestion des licences est le socle de toute bonne relation avec des éditeurs de logiciels auxquels vous allez continuer d’acheter des licences pendant des années en espérant que les produits bénéficieront d’innovations et apporteront davantage de valeur à votre entreprise.
À condition toutefois d’entretenir un dialogue permanent et ouvert avec les éditeurs ! Les informations que vous fournissez leur donnent une idée concrète de vos attentes et de la manière dont ils peuvent modifier leurs logiciels et leurs modèles de gestion des licences pour vous donner satisfaction.
Si vous connaissez les termes de vos contrats de licence et savez avec précision comment vous utilisez les logiciels, vous vous trouvez dans une situation idéale pour leur fournir un retour d’information utile pour répondre encore plus facilement à vos besoins métier et organisationnels.
Découvrez comment votre programme SAM peut simplifier la gestion des contrats conclus avec des grands éditeurs.
En cas d’audit, un outil de gestion des actifs logiciels est votre meilleur allié
Un audit peut avoir lieu à tout moment et sans avertissement, exposant votre entreprise à des pertes significatives et suscitant l’interrogation des investisseurs quant à sa bonne santé financière. Face à ce risque, vous devez être en mesure de savoir à l’avance si les conditions de conformité sont remplies et, dans le cas contraire, quelles mesures prendre pour redresser le tir avant qu’il ne soit trop tard.
Utiliser des feuilles de calcul, c’est construire une maison en paille. Un outil SAM peut vous protéger contre les audits inattendus et minimiser votre niveau d’exposition. D’un simple clic, vous disposez d’une vue globale de votre état de conformité et savez si vous disposez d’un nombre de licences insuffisant et si des licences inutilisées sont accessibles.
Avec un outil SAM, vous êtes prêt à tout moment pour faire face à un audit.
Protégez vos ressources financières en maîtrisant l’utilisation des logiciels en cloud
L'achat et l'utilisation de logiciels sont plus faciles que jamais. Il n'est pas nécessaire d'impliquer le service informatique lorsqu'il est possible de souscrire à un abonnement SaaS et de commencer immédiatement à utiliser le logiciel par l'Internet.
Cependant, à mesure que le SaaS devient plus pratique et plus disponible, la gestion des différents abonnements et autres licences devient une tâche complexe. Le manque de transparence peut conduire à des ressources SaaS redondantes et à des dépenses inaperçues.
Utilisez une solution SAM pour contrôler vos dépenses en logiciels en nuage. Elle vous permet de savoir quels produits logiciels (en Cloud), quelles versions et quelles éditions sont utilisés au sein de l'organisation, sur quels appareils et quelles relations entre les appareils. Vous pouvez également trouver et supprimer les licences inutilisées ou obsolètes, ou dimensionner correctement les types de licences.
Découvrez comment mettre en place une stratégie efficace de gestion des actifs logiciels en Cloud (Cloud Software Asset Management).
Oubliez votre tableur !
Certes, les feuilles de calcul sont pratiques et faciles à utiliser, ce qui en fait une solution attrayante pour les petites entreprises qui gèrent un parc d’actifs restreint. Mais outre les risques d’erreur, elles peuvent être facilement dupliquées à votre insu, ce qui coûte cher en temps et en argent. Les outils de gestion des actifs logiciels permettent de centraliser les données liées à vos actifs informatiques, permettant ainsi de vérifier que les données ne sont pas écrasées tout en disposant d’un historique détaillé des modifications apportées. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les feuilles de calcul Excel doivent être reléguées aux oubliettes.
1. Rien de plus simple que d’oublier une licence.
Si les licences étaient un siège inconfortable sur lequel vous devez vous asseoir toute la journée, il ne fait aucun doute que vous leur accorderiez une plus grande attention !
Or, ce sont des actifs intangibles, et votre entreprise s’intéresse uniquement à leur situation au moment de renouveler un contrat ou en cas d’audit. Il est par conséquent très facile de les oublier.
2. Personne ne lit les licences de logiciels. Il serait pourtant judicieux que quelqu’un s’en charge !
Les accords de licences sont des documents longs, complexes et ennuyeux dont la lecture fastidieuse nécessite souvent un double diplôme en informatique et en droit, ce dont peu d’entre nous peuvent se vanter.
Résultat, nous ne savons généralement pas de quelles licences nous disposons. En d’autres termes, nous ne connaissons pas les limites de nos licences et, surtout, n’avons aucune idée de ce que nous avons le droit de faire. Un tableur n’en sait pas davantage, contrairement au catalogue de produits d’un outil SAM.
3. Les métriques des licences sont complexes.
Chaque éditeur possède son propre jeu de métriques pour déterminer comment mesurer l’utilisation de ses produits : par cœur de processeur (core), par appareil, par appareil nommé (named device), par utilisateur, par utilisateur nommé (named user), par processeur (nombre d’unités centrales) ou par unité de valeur par processeur (PVU).
Dans un environnement complexe où cohabitent des logiciels hétérogènes, il n’est pas difficile de perdre de vue la manière dont l’utilisation de chaque produit est calculée. Une telle complexité ne peut être gérée efficacement au moyen d’une simple feuille de calcul.
4. Les changements apportés à l’architecture des datacentres affectent la conformité.
En fonction du nombre d’appareils qui exécutent des logiciels, de la manière dont ils sont configurés, du niveau de virtualisation et du nombre de personnes ou d’applications qui y ont accès, la situation d’une entreprise en matière de licences peut s’avérer excessivement compliquée.
D’autant plus qu’aucune société n’utilise un seul et unique logiciel. À l’heure où les entreprises emploient plusieurs milliers d’applications, une feuille de calcul ne permet en aucun cas de savoir qui utilise quoi, à quelle fréquence et à quel moment.
5. Les logiciels en cloud ne sont pas centralisés.
Dans la mesure où les logiciels en cloud ne sont pas installés sur une machine physiquement reliée à votre réseau, il est potentiellement difficile de savoir à quelle business unit les dépenses doivent être imputées. Dans une grande entreprise, le partage des licences de logiciels en cloud peut contribuer à abaisser les coûts, mais sans une vue globale précise de qui les utilise, à quel moment et à quelle fréquence, il arrive que certaines business units assument de façon injustifiée une part des coûts, les obligeant à budgétiser des ressources qu’elles n’utilisent pas.
6. La qualité des données est importante ! Voici pourquoi.
Pour afficher une pleine confiance vis-à-vis de votre situation de conformité, vous devez faire confiance aux données sur lesquelles elle repose. De même, pour savoir quels types de licences vous devez acheter, combien et avec quels droits d’utilisation, vous devez disposer de données propres et de qualité — faute de quoi, vous risquez d’avoir conclu des accords qui ne conviennent pas aux besoins de votre entreprise et ne sont pas adaptés à votre environnement.
7. La gestion des actifs logiciels implique de nombreuses parties prenantes.
La gestion des actifs logiciels concerne de nombreux services, des Achats aux RH en passant par les différentes disciplines IT. Tous ces départements doivent se rallier derrière une seule et unique bannière SAM, ce qui signifie qu’un chef de projet SAM doit avoir un talent de rassembleur et être capable de parler à différentes personnes aux besoins et objectifs variés. C’est une tâche qui demande du temps et du dévouement, mais une chose est sûre : la gestion des actifs logiciels est un travail d’équipe !
Notre parc de logiciels compte plus de 1 500 produits provenant de plus d’une centaine d’éditeurs. Nous avons réussi à augmenter de 10 % la productivité des employés chargés de l’achat des logiciels
Thomas Stange, responsable du service Gestion des licences, BITMarck (prestataire de services de santé)
Exemple d’économies réalisées grâce à un outil SAM
La business unit 1 doit permettre à 25 de ses employés d’accéder à un programme de traitement de texte. Avant d’acheter de nouvelles licences Word, elle se renseigne auprès du service IT central qui constate grâce à son outil SAM que la business unit 2 dispose de 45 licences Word et n’en utilise que 32.
En suivant un processus automatisé, le service IT attribue les 13 licences inutilisées à la BU 1 et achète les 12 licences supplémentaires nécessaires. Comme on le voit, l’outil SAM a permis au service IT central d’économiser l’achat de 13 licences supplémentaires et les coûts de maintenance associés. On imagine facilement les économies que peut réaliser une entreprise qui emploie plusieurs milliers de personnes et utilise des milliers de logiciels.
Étude de cas : Plus de 10,2 millions de dollars d’avantages grâce à la gestion du cloud computing
Économies et avantages métiers de l'optimisation du SaaS avec USU
Mise en œuvre d’un programme SAM
1. Documenter et normaliser les processus d’achat
- Vous devez savoir qui et comment achète des licences logicielles au sein de chaque business unit.
- Définissez des processus et des règles standard pour l’acquisition de licences.
- Établissez des processus standard pour l’enregistrement des licences et des certificats de licence.
2. Organiser l’inventaire de licences après nettoyage
- Si ce n’est fait, créez un inventaire centralisé.
- Déplacez dans cet inventaire tous les accords de licence et les contrats de maintenance de logiciels.
- Mettez en place un système organisationnel (personnes et processus responsables) qui vous permettra de localiser facilement les documents et informations relatifs aux licences.
- Maîtrisez les métriques de vos licences pour pouvoir mesurer les licences dont vous avez besoin.
- Désignez un gestionnaire de licences pour administrer/gérer votre inventaire.
3. Dresser un catalogue de vos logiciels
- Utilisez des outils de découverte et d’inventaire pour savoir quels logiciels sont installés dans votre environnement.
- Normalisez les titres des logiciels pour avoir la possibilité de leur associer une licence.
4. Inventorier l’ensemble des systèmes (y compris les systèmes open source !)
Lors du catalogage de vos logiciels, il est facile d’oublier des éléments installés sur des systèmes, mais qui ne sont pas en cours d’exécution ou pas connectés au réseau.
- Installez des outils de découverte sur tous les systèmes afin de ne rien oublier.
- Dressez l’inventaire des systèmes open source de type Linux : même si le système d’exploitation n’a pas besoin d’une licence payante, il est possible qu’il exécute un logiciel qui en exige une.
5. Déterminer l’utilisation des logiciels
Découvrez à quel moment un logiciel est utilisé et s’il est installé sur site (ou sur le cloud), configuré et consulté.
6. Mesurer le nombre de licences dont vous avez besoin en fonction de l’utilisation des logiciels
Après avoir catalogué l’ensemble de votre système et enregistré les données d’utilisation, procédez aux opérations suivantes :
- Revenez à votre inventaire de licences et vérifiez que vos licences couvrent tous les modes d’installation et d’utilisation des logiciels.
- Appliquez les droits d’utilisation des produits pour exploiter pleinement la valeur de vos licences et réaliser des économies.
7. Mettre à jour vos licences et votre inventaire de logiciels
- Recherchez les modèles de licence qui correspondent le mieux à vos habitudes d’utilisation de logiciels, ainsi qu’à votre environnement IT.
- Et continuez à suivre l’utilisation qui en est faite afin de maintenir la conformité.
Tout en procédant à des mises à jour permanentes :
- des logiciels dès que des utilisateurs téléchargent de nouveaux produits, procèdent à une mise à jour ou accèdent au cloud ;
- des données relatives à l’usage des logiciels et à l’environnement informatique ;
- de l’inventaire des licences afin de suivre les échéances contractuelles, ainsi que de saisir les nouvelles acquisitions et les changements de licences (mises à niveau ou déclassements).
8. Gérer les licences avec une plus grande efficacité
Les résultats de votre processus SAM et la transparence des données vous permettront d’utiliser vos licences plus efficacement :
- vous saurez si vous disposez d’un nombre de licences excessif ou insuffisant, et pourrez alors réaffecter les licences disponibles pour couvrir vos besoins, avec à la clé des économies sur les nouvelles licences tout en minimisant les risques en cas d’audit.
- N’oubliez pas la maintenance ! Si une licence n’est pas utilisée, pensez à résilier le contrat de maintenance correspondant.
- Au moment de renouveler les contrats, utilisez vos informations générées par votre outil SAM afin de négocier de meilleurs accords pour votre entreprise.
Synthèse
Un programme SAM permet de réaliser des économies substantielles en validant la conformité des licences logicielles, en réduisant les risques de pénalités en cas d’audit, en optimisant l’utilisation des logiciels, en réduisant de plus de 30 % les dépenses en licences logicielles et abonnements au cloud, ainsi qu’en rationalisant les processus de gestion des logiciels. En bref, les entreprises ont vivement intérêt à évaluer les avantages que peut apporter la mise en œuvre d’un outil de gestion des actifs logiciels par rapport aux coûts.
Questions et réponses
1. Quel est le retour sur investissement d’un outil de gestion des actifs logiciels ?
Le retour sur investissement d’un outil SAM peut être significatif. En évaluant soigneusement son environnement logiciel et ses besoins, ainsi qu’en sélectionnant le (ou les) produit(s) approprié(s), une entreprise peut améliorer le processus de gestion de ses logiciels et réduire ses dépenses à long terme.
Voici quelques exemples :
- Amélioration de la conformité des licences : un outil SAM peut aider votre entreprise à s’assurer qu’elle dispose des licences correspondant aux logiciels qu’elle utilise, ce qui réduit potentiellement les risques de pénalités en cas d’audit.
- Rationalisation de la préparation des audits : l’utilisation d’un outil SAM raccourcit les délais de réponse aux audits de plus de 50 %.
- Optimisation de l’utilisation des logiciels : un outil SAM aide votre entreprise à identifier les logiciels sous-utilisés tout en réduisant le nombre de licences inutiles ; résultat, des économies de plus de 30 % pour les licences logicielles et les abonnements au cloud.
- Gestion rationalisée des logiciels : un outil SAM peut aider votre entreprise à rationaliser le processus de gestion de son parc logiciel tout en réduisant le temps et les ressources nécessaires à leur administration.
- Amélioration des négociations avec les éditeurs : en utilisant un outil SAM, votre entreprise disposera de données plus précises à propos de la façon dont elle utilise ses logiciels, ce qui lui permettra de négocier de meilleures conditions de prix et de licence avec les éditeurs.
- Réduction des risques de sécurité : en utilisant un outil SAM, votre entreprise saura si ses logiciels et correctifs sont à jour, ce qui réduit le risque de failles de sécurité et de pertes de données.
2. La mise en œuvre d’un outil SAM prend-elle beaucoup de temps ?
Le délai de déploiement dépend de plusieurs facteurs :
- La taille et la complexité de l’entreprise : plus l’environnement logiciel d’une entreprise est vaste et complexe, plus la mise en œuvre d’un outil SAM prendra de temps.
- Processus SAM existants : si l’entreprise a déjà déployé certains processus SAM (inventaire de base de ses actifs logiciels, par exemple), la mise en œuvre d’un outil plus complet prendra moins de temps.
- Outils SAM : la sélection, l’installation et la configuration d’un outil SAM peut également influer sur le délai de mise en œuvre.
- Formation du personnel : la formation des employés peut également influencer la durée de mise en œuvre.
- Exactitude et exhaustivité des données : l’exactitude et l’exhaustivité des données dont dispose l’entreprise à propos de ses actifs logiciels, accords de licence et modes d’utilisation peuvent affecter le temps nécessaire à la mise en œuvre de l’outil.
Rappelons que si la mise en œuvre initiale d’un outil SAM exige du temps et des ressources, les processus SAM en cours contribuent à rationaliser la gestion des logiciels et à réduire les coûts à long terme. Une fois l’outil SAM mis en place, la surveillance et la maintenance continues seront effectuées avec une plus grande efficacité, avec pour corollaire des économies de temps et de ressources à longue échéance.
3. Combien coûte un outil SAM ?
Le coût d’une solution de gestion des actifs logiciels varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, la complexité de son environnement logiciel, le niveau de détail requis par la solution SAM, ainsi que le (ou les) outil(s) SAM choisi(s). À terme, le fait d’investir dans un outil SAM permet toutefois de réaliser des économies et d’améliorer l’efficacité de la gestion des actifs logiciels.
Les facteurs suivants peuvent influer sur le coût d’un outil SAM :
- la taille et la complexité de l’entreprise : plus l’environnement logiciel d’une entreprise est vaste et complexe, plus la mise en œuvre d’un outil SAM sera onéreuse ;
- le niveau de détail requis : plus les tâches exécutées par la solution SAM sont détaillées (suivi de l’utilisation et de la conformité des licences dans plusieurs départements, par exemple), plus le coût sera élevé ;
- les outils SAM : le coût des outils SAM varie considérablement en fonction des fonctionnalités et des caractéristiques disponibles ;
- la mise en œuvre et la personnalisation : le coût de la mise en œuvre et de la personnalisation d’un outil SAM peut également avoir un impact sur son prix global.
- La formation du personnel : le coût de formation des équipes augmentera potentiellement le prix global d’un outil SAM.
4. Quelles sont les principales parties prenantes concernées par l’utilisation d’un outil SAM ?
La gestion des actifs logiciels est une initiative transversale qui implique diverses parties prenantes :
- le service informatique : responsable de la gestion de l’environnement logiciel de l’entreprise, le service IT est généralement très impliqué dans les initiatives SAM. Il est chargé de la mise en œuvre et de la maintenance de l’outil choisi tout en veillant à ce que les logiciels soient correctement installés et utilisés ;
- le service Achats : responsable de l’acquisition des licences logicielles et de la gestion des relations avec les éditeurs, ce service joue un rôle majeur dans la gestion des actifs logiciels en s’assurant que l’entreprise dispose des licences adaptées à ses exigences et respecte les accords conclus avec les éditeurs ;
- Le service Finances : responsable de la gestion des ressources financières, il veille à la rentabilité de l’entreprise. À cet égard, il joue un rôle important dans la gestion des actifs logiciels en suivant les achats et en identifiant les possibilités de réduction des coûts.
- Le service juridique : responsable de la gestion de la conformité juridique et règlementaire de l’entreprise, son rôle est de veiller au respect des accords avec les éditeurs de logiciels et des exigences en matière de licences ;
- les Business Units : Ces entités sont des parties prenantes très importantes d’une initiative SAM ; en effet, elles sont chargées de veiller à ce que les logiciels sont utilisés avec une efficacité optimale, ainsi que de fournir un retour d’information sur la solution utilisée ;
- l’équipe de direction : les dirigeants ont pour mission de définir l’orientation stratégique de l’entreprise et de veiller que l’initiative SAM réponde aux objectifs qu’ils ont définis. De manière générale, ils apportent le soutien et les ressources nécessaires aux initiatives SAM et en assurent la promotion au sein de l’entreprise.