Costi delle licenze sotto pieno controllo

Senza una base dati affidabile: previsioni e decisioni strategiche alla cieca

Con oltre 300 società controllate e 13 compagnie aeree, il Gruppo Lufthansa è uno dei maggiori gruppi aeronautici al mondo. L’azienda gestisce in modo centralizzato da Francoforte i settori IT, la gestione delle licenze software e l’acquisto di software per tutte le società del gruppo.

Da oltre 10 anni ,il software di gestione delle licenze di USU supporta il Gruppo Lufthansa nel rispettare in modo affidabile i requisiti di conformità dei principali produttori di software enel mantenere una visione d’insieme del proprio panorama software. Con l’ulteriore crescita, sono aumentati anche i requisiti in materia di trasparenza e controllo dei costi. Il Gruppo Lufthansa era alla ricerca di una soluzione tecnica per registrare a livello centrale i costi relativi al software e ripartirli ogni mese in modo trasparente e in base al principio di causalità tra le società controllate e le unità di business.

In precedenza, la ripartizione dei costi avveniva manualmente a fine anno. Di conseguenza, mancava una base dati coerente per analisi, previsioni e decisioni strategiche. La ripartizione era dispendiosa in termini di tempo, soggetta a errori e impegnava risorse preziose sia a livello centrale che nelle società interessate.

Trasparenza a livello di gruppo: costi di licenza addebitati automaticamente e riportati in modo tracciabile

Dopo aver valutato diverse soluzioni, i responsabili hanno optato per l’utilizzo del modulo di gestione finanziaria del software di gestione delle licenze di USU come strumento idoneo per la generazione automatica di file di addebito per SAP. Lufthansa e USU hanno definito congiuntamente specifiche chiare per l’implementazione tecnica, nonché viste e report personalizzati.

L’implementazione tecnica e l’ottimizzazione sono avvenute gradualmente nell’arco di diversi mesi. Determinante per il successo del progetto è stata la stretta collaborazione tra il team SAM di Lufthansa e i consulenti di USU. Particolare attenzione è stata dedicata all’elevata qualità dei dati, al fine di evitare assolutamente fatture incomplete o errate.

Un ulteriore fattore di successo è stato inoltre il change management di accompagnamento da parte del team SAM, che ha coinvolto tempestivamente le filiali nel rollout. Nell’ambito di un “tour SAM” interno, i responsabili hanno inoltre visitato personalmente i team locali addetti alle licenze per promuovere l’accettazione dei nuovi processi e una comprensione condivisa dell’importanza strategica del Software Asset Management.

Attualmente la soluzione automatizza la fatturazione mensile di 15 fornitori a oltre 140 aziende del Gruppo Lufthansa, con la possibilità di integrare in modo rapido e semplice ulteriori fornitori SaaS e aziende tramite SaaS Management. Oltre alle fatture, le aziende hanno a disposizione report mensili di accompagnamento, grazie ai quali è possibile effettuare analisi personalizzate, come ad esempio ottimizzazioni o pianificazione del budget. Un altro importante caso d’uso è il monitoraggio automatico del tenant Microsoft 365, al fine di evitare situazioni di scorte insufficienti.

Trasparenza a livello di gruppo: costi di licenza contabilizzati automaticamente e riportati in modo attendibile

Oggi il Gruppo Lufthansa gestisce e ripartisce ogni anno diversi milioni di euro di costi di licenza tramite il modulo SAM integrato.

Con USU Software Asset Management, l’azienda è in grado di attribuire in modo trasparente tutti i costi del software alle singole filiali e unità aziendali e di ripartirli automaticamente. Ciò riduce notevolmente il carico di lavoro manuale e migliora al contempo la qualità dei dati.

I risultati più importanti in sintesi:

• Maggiore trasparenza sui costi di software e licenze a livello di gruppo
• Addebito automatizzato per oltre 140 unità del gruppo
• Notevole riduzione degli errori grazie a processi standardizzati
• Riduzione significativa del tempo impiegato dal team SAM
• Integrazione più rapida dei nuovi prodotti SaaS
• Creazione automatica dei ticket, compreso l’allegato delle fatture nel formato corretto
• Previsioni migliorate e decisioni più fondate per la gestione IT e delle licenze

Per il team SAM, la soluzione comporta soprattutto un tangibile alleggerimento del carico di lavoro quotidiano e più tempo a disposizione per le attività strategiche. Allo stesso tempo, il Gruppo Lufthansa rafforza la propria governance e getta le basi per una gestione delle licenze scalabile e a prova di futuro.