Lizenzkosten unter voller Kontrolle

Ohne belastbare Datenbasis: Forecasts und strategische Entscheidungen im Blindflug 

Die Lufthansa Group zählt mit mehr als 300 Tochtergesellschaften und 13 Airlines zu den größten Luftfahrtkonzernen weltweit. IT, Software-Lizenzmanagement und Software-Einkauf steuert das Unternehmen zentral aus Frankfurt für alle Konzerngesellschaften.

Seit über 10 Jahren unterstützt USU‘s License Management Software die Lufthansa Group dabei, Compliance-Vorgaben großer Software-Hersteller zuverlässig einzuhalten und den Überblick über ihre Software-Landschaft zu behalten. Mit dem weiteren Wachstum stiegen auch die Anforderungen an Transparenz und Kostensteuerung. Die Lufthansa Group suchte nach einer technischen Lösung, um zentral anfallende Software-Kosten zu erfassen und jeden Monat verursachungsgerecht und transparent auf Tochtergesellschaften und Business Units umzulegen.

Zuvor erfolgte die Kostenverrechnung auf manueller Basis zum Jahresende. Dadurch fehlte eine konsistente Datenbasis für Auswertungen, Forecasts und strategische Entscheidungen. Die Verrechnung war zeitaufwendig, fehleranfällig und band wertvolle Ressourcen sowohl zentral als auch in betroffenen Unternehmen.

Transparenz auf Konzernebene: Lizenzkosten automatisch verrechnet und belastbar reportet 

Nach Bewertung unterschiedlicher Lösungsansätze entschieden sich die Verantwortlichen für die Nutzung des Finanzmanagement-Moduls von USU‘s License Management Software als geeignetes Tool zur automatischen Erzeugung von Verrechnungsdateien für SAP. Gemeinsam definierten Lufthansa und USU klare Spezifikationen für die technische Umsetzung sowie individuelle Views und Berichte.

Die technische Implementierung und Optimierung erfolgten sukzessive über einen Zeitraum von mehreren Monaten. Entscheidend für den Projekterfolg war dabei die enge Zusammenarbeit zwischen dem Lufthansa SAM-Team und den USU-Consultants. Besonderes Augenmerk lag dabei auf einer hohen Datenqualität, um unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen unbedingt zu vermeiden.

Ein weiterer Erfolgsfaktor war außerdem das begleitende Change-Management des SAM-Teams, dass die Tochtergesellschaften frühzeitig in den Rollout einband. Im Rahmen einer internen „SAM-Tournee“ besuchten die Verantwortlichen außerdem lokale Lizenz-Teams persönlich, um für Akzeptanz der neuen Prozesse und ein gemeinsames Verständnis des strategischen Stellenwerts von Software Asset Management zu werben.

Aktuell automatisiert die Lösung die monatliche Verrechnung von 15 Herstellern an mehr als 140 Unternehmen der Lufthansa Group, wobei weitere SaaS-Hersteller und Unternehmen schnell und unkompliziert mit SaaS Management integriert werden können. Ergänzend zu den Rechnungen stehen den Unternehmen begleitende Monatsberichte zur Verfügung, mit deren Hilfe individuelle Analysen – wie zum Bespiel Optimierungen oder die Budgetplanung – möglich sind. Ein weiterer wichtiger Use Case ist das automatische Monitoring des Microsoft 365-Tenants, um Low-Stock-Situationen zu vermeiden.

Transparenz auf Konzernebene: Lizenzkosten automatisch verrechnet und belastbar reportet

Heute verwaltet und allokiert die Lufthansa Group jährlich mehrere Millionen Euro an Lizenzkosten über das integrierte SAM-Modul.

Mit USU Software Asset Management kann das Unternehmen sämtliche Software-Kosten transparent einzelnen Tochtergesellschaften und Business Units zuordnen und automatisiert verrechnen. Das reduziert den manuellen Aufwand deutlich und verbessert gleichzeitig die Datenqualität.

Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick:

• Mehr Transparenz über konzernweite Software- und Lizenzkosten
• Automatisierte Verrechnung für über 140 Konzerneinheiten
• Deutliche Fehlerreduktion durch standardisierte Prozesse
• Signifikante Reduktion des Zeitaufwands im SAM-Team
• Schnellere Integration neuer SaaS-Produkte
• Automatische Ticket-Erstellung inklusive Rechnungsanhängen im richtigen Format
• Verbesserte Forecasts und fundiertere Entscheidungen für IT- und Lizenzmanagement

Für das SAM-Team bedeutet die Lösung vor allem eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft und mehr Zeit für strategische Aufgaben. Gleichzeitig stärkt die Lufthansa Group ihre Governance und schafft die Basis für ein skalierbares, zukunftssicheres Lizenzmanagement.