Coûts de licences - totalement maîtrisés

Sans base de données fiable : des prévisions et des décisions stratégiques prises à l'aveuglette 

Avec plus de 300 filiales et 13 compagnies aériennes, le Groupe Lufthansa compte parmi les plus grands groupes aéronautiques au monde.

La gestion de l’IT, des licences logicielles et des achats logiciels est centralisée à Francfort pour l’ensemble des entités du groupe. Depuis dix ans, la solution License Management d’USU accompagne le Groupe Lufthansa dans le respect fiable des exigences de conformité des grands éditeurs de logiciels, tout en lui permettant de garder une vue d’ensemble de son environnement logiciel.

À mesure que le groupe poursuivait sa croissance, les exigences en matière de transparence et de pilotage des coûts se sont également renforcées. Le Groupe Lufthansa recherchait une solution technique permettant de centraliser les coûts logiciels engagés et de les répartir chaque mois entre les filiales et les business units, de manière transparente et selon une logique d’imputation au réel.

Auparavant, la refacturation des coûts s’effectuait manuellement en fin d’année. Il manquait ainsi une base de données cohérente pour les analyses, les prévisions et les décisions stratégiques. Ce processus de refacturation était chronophage, sujet aux erreurs et mobilisait des ressources précieuses,
aussi bien au niveau central que dans les entités concernées.

Transparence au niveau du groupe : coûts de licence automatiquement imputés et faisant l'objet de rapports fiables 

Après avoir évalué différentes approches, les responsables ont retenu le module de gestion financière de la solution License Management d’USU comme outil adapté à la génération automatique de fichiers de refacturation pour SAP. Lufthansa et USU ont conjointement défini des spécifications techniques précises, ainsi que des vues et des rapports personnalisés.

L’implémentation et l’optimisation techniques ont été conduites progressivement sur plusieurs mois. La collaboration étroite entre l’équipe SAM de Lufthansa et les consultants USU a été déterminante pour la réussite du projet. Une attention particulière a été portée à la qualité des données, afin d’éviter tout risque de facture incomplète ou erronée. 
 
Un autre facteur clé de succès a été la conduite du changement menée par l’équipe SAM, qui a impliqué les filiales dès le début du déploiement. Dans le cadre d’une « tournée SAM » interne, les responsables ont également rencontré personnellement les équipes locales de gestion des licences, afin de favoriser l’adhésion aux nouveaux processus et de promouvoir une compréhension commune de la valeur stratégique du Software Asset Management.

Aujourd’hui, la solution automatise la refacturation mensuelle de 15 éditeurs vers plus de 140 entités du Groupe Lufthansa, avec la possibilité d’intégrer rapidement et facilement de nouveaux éditeurs SaaS et de nouvelles entités. En complément des factures, les entités bénéficient de rapports mensuels permettant des analyses personnalisées, notamment pour l’optimisation des coûts et la planification budgétaire.

Un autre cas d’usage important est le monitoring automatique du tenant Microsoft 365, afin de prévenir les situations de stock insuffisant.

Transparence au niveau du groupe : coûts de licence automatiquement imputés et faisant l'objet de rapports fiables.

Aujourd’hui, le Groupe Lufthansa gère et alloue chaque année plusieurs millions d’euros de coûts de licences via le module SAM intégré.

Grâce à USU Software Asset Management, le groupe peut attribuer en toute transparence l’ensemble de ses coûts logiciels aux différentes filiales et business units, puis en automatiser la refacturation. Cela réduit significativement la charge manuelle tout en améliorant la qualité des données.

Les principaux résultats en un coup d’oeil:

• Transparence accrue sur les coûts logiciels et de licences à l’échelle du groupe ;
• Refacturation automatisée pour plus de 140 entités du groupe ;
• Réduction significative des erreurs grâce à des processus standardisés ;
• Gain de temps significatif pour l’équipe SAM ;
• Intégration plus rapide de nouveaux produits SaaS ;
• Création automatique de tickets avec les pièces jointes de facturation au bon format ; 
• Prévisions améliorées et décisions plus éclairées en matière d’IT et de gestion des licences.