Contrats SaaS
Comment identifier les coûts du SaaS, définir les clauses contractuelles et bien négocier ?
Le modèle SaaS (Software as a Service) offre simplicité, flexibilité et modularité, mais il présente des risques importants. L'interruption d'un service SaaS peut entraîner une perte de données et perturber les opérations. Par conséquent, des clauses contractuelles SaaS robustes sont essentielles pour votre protection. Alors, qu'est-ce qu'un contrat Software as a Service exactement et pourquoi est-il si crucial pour votre entreprise?
Un contrat SaaS est un accord entre une entreprise et un fournisseur de services englobant notamment le fournisseur, l'hébergeur, le client et le formateur. Il précise les modalités d’utilisation du service en ligne, en tenant compte des besoins spécifiques du client. Après négociations, il formalise des aspects comme les fonctionnalités activées, les coûts et les conditions de support.
Passez de la théorie à la pratique avec un outil SaaS.
Définition du contrat SaaS
Le SaaS souvent référencé comme contrat informatique SaaS ou contrat logiciel SaaS est une solution logicielle hébergée dans le Cloud, opérée par un tiers. Vous payez des frais d’abonnement pour des services comme le stockage de données ou la gestion IT. Ces services et les termes d'utilisation définis dans le contrat., respectent les normes RGPD et CNIL.
Pourquoi la gestion des contrats SaaS est-elle essentielle?
La gestion des contrats SaaS est cruciale pour maîtriser les dépenses informatiques. Elle permet d'éviter les coûts inutiles liés aux licences non utilisées ou aux services redondants. En utilisant un logiciel de suivi adapté, vous pouvez prévenir les renouvellements inattendus et optimiser les négociations pour des conditions plus favorables lors des futurs contrats. Découvrez comment réduire vos dépenses IT et obtenir un meilleur contrôle.
Quelles options de négociation pour un contrat SaaS ?
En bref, un contrat SaaS est un accord entre un client et un fournisseur, précisant les conditions d’utilisation d’un logiciel en tant que service, personnalisé selon les besoins du client.
En cas de hausse de coûts ou de frais imprévus, trois options s'offrent à vous :
→ Payer: Accepter des conditions désavantageuses.
→ Quitter: Recommencer avec un autre fournisseur.
→ Négocier: Chercher de meilleures conditions avant l’expiration du contrat en cours.
D'où l'importance de clauses claires pour limiter les hausses de prix et maintenir les coûts des services, du traitement des données sensibles et des conditions de résiliation de contrat.
1 | Négocier le prix de renouvellement
Négociez un plafonnement des prix pour le renouvellement de votre contrat SaaS afin de maîtriser vos futurs coûts. Nous vous recommandons de fixer dès le départ un plafond d'augmentation, comme 3 % ou 5 %, pour éviter ces désagréments. Sans cette clause, le fournisseur peut librement augmenter ses tarifs à la fin du contrat.
USU Stories
30 % d’augmentation pour Creative Cloud
Adobe a augmenté son tarif de 30 % pour la Creative Cloud Suite à la fin d’un contrat de trois ans. Comment cela est-il arrivé ? Adobe a offert une réduction significative lors de l’établissement du premier contrat. Le client était heureux, il n’a donc pas pensé aux conditions de renouvellement. Dénouement : les négociations contrat SaaS finales avec Adobe ont fait chuter cette augmentation à 10 %.
Développement de la base de données CRM
Nous avons été témoins d’une situation similaire avec un client d’USU utilisant une solution CRM générant un coût de plus en plus élevé chaque mois. Sa base de données s’agrandissait en raison de nouveaux clients, de nouvelles données et de nouvelles commandes en cours saisis dans le CRM. Il devait payer plus chaque fois que l’écart devenait plus grand que la consommation autorisée dans son contrat. Le client n’avait pas négocié ces frais et n’avait pas prévu de budget pour ces coûts imprévus. Son unique recours était de nettoyer régulièrement la base de données afin de limiter ou de réduire sa taille.
2 | Identifier les coûts cachés
Comment détecter et éviter les coûts cachés dans les contrats SaaS? Il est crucial d'identifier proactivement les frais imprévus dans vos accords SaaS pour prévenir les surprises financières. Au-delà du prix de base du logiciel, des coûts supplémentaires peuvent inclure l'hébergement, le stockage de données ou l'utilisation de bases de données. Une analyse minutieuse de toutes les clauses est indispensable pour une transparence totale des dépenses.
3 | Aligner flexibilité et croissance
Négociez un contrat SaaS flexible avec une tarification adaptée à la croissance réelle et estimée de votre entreprise.
Achetez uniquement les licences nécessaires à court terme, en prévoyant la possibilité d’ajuster leur nombre sur la durée du contrat de licence SaaS. Une bonne tactique consiste à établir un contrat de distribution SaaS pluriannuel avec un nombre croissant de licences chaque année pour accompagner la croissance de l'entreprise.
USU Story : L’option « revoir à la baisse »
Cas pratique: Comment réduire les licences SaaS après une cession d'entreprise? Une de nos entreprises clientes a cédé une entité représentant 10% de ses utilisateurs, nécessitant une réduction de licences. Historiquement, les contrats Microsoft permettaient d'augmenter les licences annuellement. Cependant, une clause récente autorise la réduction des licences au renouvellement. Nous avons conseillé notre client sur cette option cruciale pour sa révision de contrat, lui permettant d'éviter des coûts superflus. Apprenez à intégrer cette flexibilité dans vos propres accords SaaS.
Exemple : Déployer Office 365 en POC
Votre entreprise exploite des licences perpétuelles pour HCL Domino et HCL Notes, mais souhaite passer à Office 365. Vous avez 50 000 employés, mais vous prévoyez de déployer seulement 15 000 licences la première année en POC, pour vérifier la présence de bugs. Microsoft offre un rabais énorme pour l’achat des 50 000 licences à l’avance.
Exemple : Espace de stockage OneDrive supplémentaire
Un abonnement Office 365 donne droit à 2 téraoctets de stockage sur OneDrive. Si vous avez besoin de plus d’espace, vous devez acheter une nouvelle licence qui augmente votre espace de stockage OneDrive de 200 gigaoctets ou 1 téraoctet. L’utilisateur type n’en aura pas besoin, mais cela risque de surprendre les personnes confrontées à cette situation.
4 | Décrire les spécificités du service
Il est essentiel d'inclure des descriptions détaillées des services dans votre contrat SaaS pour définir vos droits d'usage et leurs limites.
Informez-vous sur les restrictions possibles, que ce soit sur la base de données, les applications ou le nombre d'utilisateurs par licence. Ces détails sont souvent négligés lors des discussions commerciales, entraînant des frais cachés imprévus.
5 | Décrire les clauses du contrat SaaS
Comment sécuriser les clauses de votre contrat SaaS contre les modifications? Pour éviter les changements inattendus des niveaux de service ou des normes de sécurité, il est impératif d'intégrer toutes les clauses contractuelles, y compris celles référencées par URL, directement dans votre accord. Les fournisseurs SaaS peuvent modifier leurs prix et droits d'utilisation. Assurez-vous que chaque terme est défini sans ambiguïté. Ne vous fiez jamais à une simple URL; imprimez-la et joignez-la en annexe, signée par le fournisseur, pour une référence immuable et juridiquement contraignante.
Exemple : Payer pour la taille ou la quantité
Parfois, la mesure de la licence est fonction de la taille de la base de données.
-
Mais comment évaluer cet indicateur ? Doit-on également prendre en compte la taille du log ? Les données obsolètes sont-elles également comptabilisées ?
Parfois, la mesure de la licence est fonction du nombre d’e-mails envoyés
-
Mais comment évaluer cet indicateur ? Doit-on envisager une projection mensuelle, ou un cumul annuel ? Les e-mails tests sont-ils également pris en compte ?
→ Ce sont des points clés à considérer par tous les clients lors de la formation contrat SaaS, la mesure est plus complexe qu’un utilisateur / un appareil = une licence.
Exemple : Éviter ces scénarios relatifs à la sécurité
Le pire qu’il puisse arriver à un assureur est une fuite des données à caractère personnel de ses clients. Pour une entreprise pharmaceutique, il s’agirait de la fuite de la formule d’un vaccin vers un concurrent. Si vous travaillez pour une société de logiciels, vous devez assurer la confidentialité de la conception des nouveaux produits.
→ Demandez à votre département assurant la sécurité d’identifier et de tester les protocoles de conformité pendant la rédaction du contrat.
6 | Consulter les politiques de sécurité des données
La sécurité des données SaaS : Comment garantir la responsabilité des sous-traitants? Il est crucial d'exiger que votre fournisseur SaaS assume l'entière responsabilité des sous-traitants impliqués dans l'hébergement ou le traitement de vos données. Veillez à ce que toutes les exigences, notamment en matière de sécurité et de conformité (RGPD inclus), s'étendent explicitement à ces tiers. Négociez également des accords de niveau de service (SLA) précis concernant la disponibilité et les performances, protégeant ainsi vos actifs numériques.
7 | Définir la responsabilité des sous-traitants
Précisez que votre fournisseur SaaS assume la responsabilité de ses sous-traitants souvent impliqués dans l’hébergement ou le traitement des données.
Assurez-vous que toutes les conditions, y compris celles relatives à la sécurité et à la conformité (comme le RGPD), sont appliquées aux sous-traitants.
Négociez des clauses SLA sur la disponibilité et les performances du service.
Exemple : Poursuivre en cas de fuite
Supposons que vous êtes une entreprise pharmaceutique installée en France qui a un contrat SaaS avec Microsoft. Microsoft vous informe avoir recours aux services d’une société de conseil externe pour la gestion de vos serveurs en Asie. En cas de fuite des données, vous pouvez directement poursuivre Microsoft au lieu de devoir vous en prendre à son sous-traitant.
Exemple : SLA de disponibilité à 99 %
Une entreprise exécute Microsoft Power BI Premium sur un hôte Microsoft Azure. Parfois, les importations de données rencontrent des difficultés dues à un problème de réseau ou à un bug système. Microsoft a promis une disponibilité de 99 %, mais votre console affiche une disponibilité de 96 % un jour donné. Votre contrat stipule que si la disponibilité se situe entre 95 et 98,9 %, vous avez droit à un remboursement de 1 % par jour. Cela signifie que vous avez droit à un crédit de la part du fournisseur pour les temps d’arrêt.
8 | Définir la correction du SLA
Incluez une définition claire de chaque accord de niveau de service (SLA), ainsi que les pénalités en cas de non-respect.
Le SLA établit les attentes concernant les services fournis et les critères pour évaluer leur efficacité. Chaque SLA doit figurer dans le contrat SaaS, avec des sanctions et recours en cas de défaillance du fournisseur.
Votre service infrastructure doit surveiller ces aspects, car le fournisseur ne vérifiera pas ses propres erreurs de manière proactive. Assurez-vous de bien négocier et suivre la correction des SLAs après leur mise en place.
9 | Connaître les frais d’extraction des données
Coûts d'extraction des données SaaS: Comment éviter les frais cachés? La récupération de vos données peut être complexe et coûteuse, particulièrement avec les petits fournisseurs SaaS. Pour vous protéger, intégrez des clauses de réversibilité des données dès la signature du contrat. Vous devrez potentiellement extraire divers types d'informations, des données opérationnelles (comptes, utilisateurs) aux données commerciales (clients, transactions). Votre contrat doit expressément stipuler l'absence de frais d'extraction, surtout si l'application offre cette fonctionnalité nativement, garantissant ainsi votre indépendance.
USU Story : Achat de NeoLane par Adobe
Que se passe-t-il lorsque votre produit SaaS est acheté pendant l'exécution de votre contrat ? Nous avons été témoins de cette situation avec NeoLane, une entreprise éditrice de logiciels CRM, qui a été achetée par Adobe. L’application a été remaniée par Adobe et la nouvelle version a été proposée sous forme de mise à niveau payante. Notre client, qui n’avait pas de limitations contractuelles établies, a été invité à payer le double du prix fixé par le contrat pour sa maintenance.
Exemple : Données Salesforce vers SAP ERP
Vous gérez les transactions clients dans Salesforce et lors de la conclusion d’une transaction, vous souhaitez exporter et stocker ces factures dans SAP ERP. Vous souhaitez produire des rapports sur leurs dépenses mensuelles, puis extraire ces données et les utiliser dans Excel. Si vous êtes en Europe, l’interopérabilité est réglementée par la loi selon laquelle toute application doit pouvoir envoyer des données à une autre application. Cependant, il peut y avoir des frais cachés (encore ce même problème) si vous ne spécifiez pas de conditions dans votre contrat.
10 | Limiter les coûts de transfert et d’extension des données
Prévoyez des dispositions contractuelles pour le transfert de vos données vers un nouveau fournisseur et l’extension de votre abonnement en cas d’acquisition d’une entreprise ou d’un outil dans le cadre de votre contrat SaaS.
Vous avez bénéficié d’une réduction importante sur un contrat initial de trois ans et vous êtes prêt à prolonger votre contrat pour une quatrième année. Mais, lors de la négociation de la nouvelle tarification, le fournisseur SaaS propose une forte augmentation.
Si vous décidez de mettre fin à ce contrat et de changer de fournisseur SaaS, vous pourriez rencontrer quelques difficultés. Votre contrat existant stipule-t-il que l’ensemble des données peuvent être récupérées et envoyées facilement vers une autre application ? Votre contrat vous protège-t-il contre des frais de transfert ?
Vous devez également établir les dispositions contractuelles qui couvrent les scénarios d’achat de votre fournisseur SaaS ou de son produit. Si vous devez négocier votre nouveau contrat avec un autre fournisseur, celui-ci pourrait tenter de vous facturer le passage à son produit remanié. Certains aspects à couvrir sont l’accès au support, les droits aux mises à jour, les droits aux mises à niveau et même les droits aux nouvelles versions susceptibles de changer avec le nouveau fournisseur.
Conclusion
Pourquoi une révision professionnelle de vos contrats SaaS est-elle indispensable? La négociation de contrats exige d'anticiper les scénarios les plus défavorables, garantissant une couverture adéquate des risques. Bien que votre abonnement SaaS puisse inclure des mises à jour, le support client ou l'hébergement, et que déléguer certaines fonctions techniques libère votre équipe IT, cela peut aussi réduire votre contrôle et générer des coûts imprévus.
Une révision professionnelle est donc cruciale pour identifier les clauses manquantes, suivre les évolutions contractuelles et maîtriser l'art de la négociation. Nos consultants USU, experts en licences, sont à votre disposition pour vous accompagner.
Frequently Asked Questions
C'est quoi un contrat SaaS ?
Un contrat SaaS (Software as a Service) est un accord qui encadre l’utilisation d’un logiciel accessible en ligne. Il définit les droits d’usage, les conditions d’accès, les responsabilités des parties et les modalités financières.
Quels éléments essentiels doit contenir un contrat SaaS ?
Un contrat SaaS doit inclure : la description du service, les niveaux de service (SLA), les conditions tarifaires, la durée du contrat, les modalités de résiliation, la sécurité des données et les responsabilités des parties.
Qu’est-ce qu’un SLA dans un contrat SaaS ?
Le SLA (Service Level Agreement) précise les engagements du fournisseur, notamment en termes de disponibilité du service, de performance et de support technique, ainsi que les compensations en cas de non-respect.
Comment sont généralement facturés les services SaaS ?
Les services SaaS sont souvent facturés sous forme d’abonnement (mensuel ou annuel), basé sur le nombre d’utilisateurs, le volume d’utilisation ou les fonctionnalités choisies.
Quels sont les principaux risques liés aux contrats SaaS ?
Les risques incluent les coûts cachés, la dépendance au fournisseur (vendor lock-in), les problèmes de sécurité des données, ainsi que les difficultés à récupérer ses données en fin de contrat.
Pourquoi la réversibilité est-elle importante dans un contrat SaaS ?
La réversibilité garantit que le client peut récupérer ses données facilement et les transférer vers une autre solution en fin de contrat, sans coûts excessifs ni perte d’information.
Contactez un expert
Vous avez des questions sur notre offre ? Un échange rapide vaut souvent mieux qu’une longue chaîne d’e-mails. Discutez avec un expert et découvrez nos produits en action.
Samba Sylla
Sales Development
SaaS Management
Envoyez un message
Vous souhaitez devenir partenaire ou poser vos questions ? C'est ici !
