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Ihre Vorlage für eine fundierte und objektive Entscheidungsfindung
Warum Sie eine ITAM-/SAM-Lösung brauchen (und warum diese Vorlage hilft)
IT-Assets und SaaS-Nutzung wachsen schnell – oft schneller als Transparenz, Governance und Budgets. Die Folgen: unnötige Ausgaben durch ungenutzte Lizenzen, Audit-Risiken, inkonsistente Daten zwischen Systemen, Schatten-IT und ineffiziente Renewals.
Diese Excel-Vorlage löst genau das Decision-Problem: Sie bringt Struktur in die Toolauswahl, macht Anforderungen messbar (Gewichtung & K.O.-Kriterien) und führt zu einer belastbaren Shortlist – inklusive einer Bedarfsermittlung für ITAM und einer Ableitung passender Anbieter auf Basis Ihrer Eingaben.
Kernergebnis für Ihr Unternehmen:
- Schnellere, objektive Shortlist statt Bauchgefühl
- Vergleichbarkeit von Datenqualität, Integrationen, Compliance und Automatisierung
- Klarer Fit zu Ihren Top-Use-Cases (Audit, Renewals, Optimierung)
- Saubere Entscheidungsgrundlage für PoC und Procurement
Das bringt Ihnen die Excel-Vorlage
Objektiver Tool-Vergleich
Gleiche Kriterien für alle Anbieter, klare Scores statt Einzelmeinungen
Bedarfsermittlung für ITAM/SAM
Sie erfassen Reifegrad/Anforderungen und leiten den passenden Lösungsumfang ab
K.O.-Kriterien & Gewichtung
Must-haves verhindern Fehlentscheidungen; Gewichtung passt an Ihre Prioritäten an.
Fokus auf Ihre wichtigsten Use Cases
Bewertung entlang realer Outcomes (Audit, Renewals, Optimierung).
Schnellere PoC-Entscheidung
Sie timeboxen Tests und vergleichen sauber nach messbaren Ergebnissen.
So nutzen Sie die Vorlage
Must-haves festlegen & Gewichte setzen
Im ersten Schritt legen Sie K.O.-Kriterien fest und gewichten Sie jede Kategorie – so entsteht eine gemeinsame Entscheidungslogik ohne Überraschungen.
Top 3 Use Cases bewerten
Im zweiten Schritt bewerten Sie Ihre Top-Use-Cases wie Audit, Renewals und Optimierung und prüfen Sie dabei Kriterien samt Evidenz. So vergleichen Sie Anbieter nach messbaren Outcomes statt nach Feature-Listen.
Anbieter vergleichen, PoC planen, Shortlist setzen
Vergleichen Sie die Scores der Kandidaten und definieren Sie PoC-Fragen sowie eine klare Timeline. So erhalten Sie eine belastbare Shortlist und eindeutige Next Steps für die Entscheidung.
Auszug aus der Vorlage
| Unterkategorie | Anforderung | Gewichtung | Nachweis |
| Rahmenbedingungen | |||
| Plattform & UX | |||
| Dashboards | Dashboards sind verfügbar und rollenbasiert gescoped. | 1 - 5 | Demo |
| Sicherheit & Datenschutz | |||
| DSGVO | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AVV/DPA) wird angeboten. | 1 - 5 | Doku |
| Datenresidenz | Datenhaltung/Verarbeitung in der EU (Region auswählbar bzw. vertraglich zusicherbar). | 1 - 5 | Doku |
| SSO | Single Sign-On via SAML 2.0 oder OIDC (z.B. Entra ID). | 1 - 5 | Doku/Demo |
| Audit-Trail | Änderungshistorie (wer/was/wann) für relevante Objekte (z.B. Lizenzen, Verträge, Regeln). | 1 - 5 | Demo |
| Inventar & Discovery | |||
| Endpoint OS | Inventarisierung für Windows und macOS. | 1 - 5 | Doku/Demo |
| Server OS | Inventarisierung für Windows Server und Linux Server. | 1 - 5 | Doku/Demo |
| Hardwaredaten | Erhebung lizenzrelevanter Hardwaredaten (CPU/Sockets/Cores/RAM, physisch/virtuell). | 1 - 5 | Demo |
| SaaS | |||
| M365 | Integration zu Microsoft 365 (Lizenzen, Zuweisungen, Nutzer) inkl. Compliance-Auswertung. | 1 - 5 | Demo |
| Adobe | Integration zu Adobe Admin Console/Creative Cloud (Tenants, Abos, Nutzer) inkl. Optimierungshinweisen. | 1 - 5 | Demo |
| Kataloge | |||
| Software-Normalisierung | Herstellerseitig gepflegter Erkennungskatalog (Signaturen/Regeln) zur Normalisierung von Rohdaten auf Produkte. | 1 - 5 | Doku |
| Lizenzmanagement | |||
| Entitlements | Erfassung von Lizenzen/Entitlements inkl. Menge, Metrik, SKU, Kosten, Währung, Kaufdatum, Beleg. | 1 - 5 | Demo |
| Verträge | Vertragsverwaltung (Vertragsarten, Laufzeiten, Kündigung/Erneuerung, Verantwortliche). | 1 - 5 | Demo |
| Use Rights | Berücksichtigung von Upgrade-/Downgrade-Rechten und Zweitnutzungsrechten in der Bilanz. | 1 - 5 | Doku/Demo |
| Compliance & Bilanz | |||
| Bilanzierung | Automatisierte Lizenzbilanz (Entitlement vs. Demand) inkl. Über-/Unterlizenzierung. | 1 - 5 | Demo |
| Drilldown | Drilldown vom Bilanz-Ergebnis bis auf betroffene Nutzer/Geräte/Installationen. | 1 - 5 | Demo |
| Historie | Historisierung von Compliance-Ergebnissen für Trendanalysen (mindestens 24 Monate). | 1 - 5 | Doku/Demo |
| Metering & Optimierung | |||
| Nutzungsdaten | Software-Metering zur Erkennung ungenutzter Software (Zeitraum konfigurierbar). | 1 - 5 | Demo |
| Integration & API | |||
| API | Dokumentierte REST API für Lesen/Schreiben relevanter Objekte. | 1 - 5 | Doku |
| AD/Entra | Integration zu Entra ID/AD für Benutzer, Gruppen und Organisationsattribute. | 1 - 5 | Doku/Demo |
| ITSM/CMDB | Standardintegration oder API-fähige Anbindung an ITSM/CMDB (z.B. ServiceNow). | 1 - 5 | Doku/Demo |
| Compliance & Bilanz | |||
| Alarmierung | Schwellwertbasierte Alarme (z.B. Compliance < 90%) und Eskalation möglich. | 1 -5 | Demo |
| Simulation | Simulation/What-if für Lizenz- oder Infrastrukturänderungen inkl. Export/Vergleich. | 1- 5 | Demo |
Wichtige Fragen kurz geklärt
Was ist in der Excel-Vorlage enthalten?
- Bewertungsmatrix für SAM/ITAM-Tools inkl. Kategorien & Kriterien
- K.O.-Kriterien-Logik und Gewichtung
- Use-Case-basierte Bewertung (z. B. Audit, Renewals, Optimierung)
- Shortlist-Übersicht und PoC-Check (timeboxed)
- Bedarfsermittlung (um zu bestimmen, welche ITAM-Lösungsklasse/Anbieter grundsätzlich passt)
Für wen ist die Vorlage geeignet?
Für ITAM Manager, SaaS Manager, IT Procurement, IT Operations, Security/Compliance – besonders, wenn Sie gerade Tools vergleichen, Renewals strukturieren oder Audit-Risiken reduzieren müssen.
Welche Kriterien sind typischerweise K.O.-Kriterien?
Häufige Must-haves:
- Nachweisbare Datenqualität (Normalisierung, Deduplizierung, Abdeckung)
- Integrationen (IdP/SSO, CMDB, Procurement/ERP, Ticketing)
- Audit- und Compliance-Funktionen (Reports, ELP-/Nutzungslogik, Nachvollziehbarkeit)
- Mandanten-/Rollenmodell, Security/Datenschutz
Wie stellen wir sicher, dass Scores nicht “geschönt” werden?
- Verknüpfen Sie jede Bewertung mit Evidenz (Demo-Screenshot, API-Response, Report-Beispiel, Referenz)
- Nutzen Sie timeboxed PoC-Fragen (klarer Testplan, messbare Kriterien, Go/No-Go)
Deckt die Vorlage auch SaaS-Management ab?
Ja – die Kriterien zielen auf SaaS Discovery, Nutzung/Adoption, Renewals, Integrationen und Automatisierung ab und sind für SAM + SaaS-Management kombinierbar.
