IHK Berlin automatisiert E-Government-Prozesse

IHK Berlin

Herausforderung E-Government

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben nimmt die IHK auch die hoheitlichen Aufgaben der SachkundeprĂŒfung wahr. FĂŒr die Immobiliendarlehensvermittlung definierte die EU neue Richtlinien fĂŒr eine entsprechende SachkundeprĂŒfung, die im MĂ€rz 2016 in Kraft traten. Das bestehende System konnte die neuen E-Government-Vorgaben jedoch nicht abbilden, da es MedienbrĂŒche gab, die keinen durchgehenden elektronischen Anmelde- und PrĂŒfungsprozess ermöglichten. Abhilfe sollte ein IT-Projekt schaffen, das international ausgeschrieben wurde. Ziel war die Entwicklung und Implementierung eines Online-Anmeldedienstes (Extranet) zur Fach- und SachkundeprĂŒfung auf der technischen Basis der vorhandenen Liferay Portalplattform. Aufgrund umfassender Kompetenzen als Digitalexperte und Liferay Platinum Partner erhielt USU den Zuschlag.

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Unser langfristiges Ziel ist es, dass alle bestehenden und zukĂŒnftigen Anwendungen der IHK Berlin sowohl fĂŒr interne Anwender als auch fĂŒr externe Kunden benutzerfreundlich ĂŒber Liferay angebunden bzw. integriert werden. FĂŒr diese anspruchsvolle Aufgabe haben wir mit USU einen kompetenten Strategie- und Technologiepartner an der Seite, der uns bei allen Facetten der Digitalisierung unterstĂŒtzen kann.

IHK Berlin

Auf einen Blick

Die Organisation

IHK Berlin

Branche

Dienstleistungen

Kennzahlen

Ca. 300.000 betreute Unternehmen

Website

www.ihk-berlin.de

Über die IHK Berlin

Herausforderung

  • Konzeption und Implementierung einer Portallösung auf Basis von Liferay als Teil einer Umsetzungsoffensive der IHK Berlin im Rahmen des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung
  • Erstellung funktionaler Anwendungsbausteine fĂŒr den Online- Anmeldedienst im Rahmen der Sach- und FachkundeprĂŒfungen
  • Anbindung des Vorgangsbearbeitungssystems sowie von E-Payment
  • Betreuung des Systems, weiterer Ausbau des Portals und der Integrati- onsplattform in einem Folgeprojekt

Warum USU?

  • Etablierter Liferay Platinum Service Partner
  • Umfassendes, integriertes und bedarfsorientiertes Lösungsangebot aus einer Hand mit Schwerpunkt in den Bereichen Usability und Design
  • LangjĂ€hrige Expertise bei der UnterstĂŒtzung wissensbasierter Prozesse
  • FlexibilitĂ€t der Mitarbeiter, umfangreiche Digitalisierungskompetenz

Projektmeilensteine

  • Aufnahme der Anforderungen und KlĂ€rung spezifischer technischer Aspekte, Erstellen der Fachkonzeption
  • Entwicklung einer Teilnehmerverwaltung, Integration von E-Payment und einer PrĂŒfverwaltung
  • Implementierung der Liferay-Komponenten und Anbindung des Back-End-Systems auf Basis von Webservices
  • Begleitung des Go-live und fortlaufende Systembetreuung
  • Application Management fĂŒr Internet und Extranet der IHK Berlin

Vorteile durch die USU Lösung

  • Etablierung einer stabilen, leistungs- und zukunftsfĂ€higen Plattform fĂŒr die Services der IHK im Rahmen der E-Government-Vorgaben
  • Hohe ProzessqualitĂ€t und Automatisierung durchgĂ€ngiger AblĂ€ufe fĂŒr Sach- und FachkundeprĂŒfungen durch Integration des Back-End- Systems
  • Minimierte Absprungrate fĂŒr Taxi- und MietwagenprĂŒfung; PrĂŒfungsanmeldung als Blaupause fĂŒr effektiven Self-Service bei weiteren GeschĂ€ftsprozessen, z. B. Zollfreiheits-Bescheinigung etc.

Online-Anmeldedienst als „digitale Blaupause“

Ziel war es, beispielhaft den Prozess fĂŒr die SachkundeprĂŒfung fĂŒr Immobiliendarlehensvermittler abzubilden. Dieser sollte als „Blaupause“ fĂŒr alle weiteren Anmeldeprozesse zu PrĂŒfungen oder LehrgĂ€ngen dienen. Das Umsetzungskonzept hierfĂŒr sah die Erstellung und Implementierung verschiedener Komponenten vor: So sollten die Funktionen einer Teilnehmerverwaltung, also eine systemgestĂŒtzte Onlinean- bzw. abmeldung sowie eine Ergebnisverwaltung entwickelt werden. DarĂŒber hinaus war die Anbindung eines E-Payment-Dienstleisters fĂŒr die direkte Abrechnung der PrĂŒfungsgebĂŒhren sowie die Integration des Vorgangsbearbeitungssystems der IHK erforderlich, in dem die Stammdaten gepflegt werden. Nach Tests und einer Feinabstimmungsphase konnte die neue digitale Plattform im April 2017 produktiv geschaltet werden. In der Folge wurden weitere Anforderungen sukzessive umgesetzt, z. B. fĂŒr die PrĂŒfung „Taxen und Mietwagenverkehr“. HierfĂŒr musste das System extreme Lastspitzen verarbeiten.

Online-Anmeldedienst als „digitale Blaupause“

Liferay als Basis fĂŒr die digitale Transformation

Das Extranet der IHK Berlin bildet heute ĂŒber eine moderne OberflĂ€che zentrale Fachverfahren und Services ab. Die durchgĂ€ngig elektronischen und dokumentierten Prozesse minimieren nicht nur den Bearbeitungsaufwand bei PrĂŒfungen und LehrgĂ€ngen, sondern bieten durch die Integration der GebĂŒhrenzahlung auch eine deutlich höhere QualitĂ€t bei den PrĂŒfungsanmeldungen. FĂŒr den weiteren Aus- und Aufbau der Anwendungen und Dienste, z. B. die Umsetzung des Carnet A.T.A.-Verfahrens, erfolgte im Sommer 2017 eine erneute Ausschreibung. Aufgrund der guten Erfahrungen und der Kompetenzen im Bereich UX und Design gewann USU Ende 2017 die RahmenvertrĂ€ge fĂŒr das Konzept und Interface-Design, die technische Weiterentwicklung bzw. Implementierung sowie Application Management fĂŒr das Mitarbeiterportal (Intranet) und das Extranet der IHK Berlin. FĂŒr beide Umgebungen erfolgte 2018 die Migration auf die neue Digital Experience Platform (DXP) von Liferay. Das System bĂŒndelt den Dialog mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern ĂŒber alle KanĂ€le und integriert die GeschĂ€ftsprozesse auf einer zentralen Plattform.

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