Auf einen Blick
Organisation
Groupe IMA
www.ima.eu
Branche
Versicherungen
Kennzahlen
Umsatz: 1,6 Mrd. Euro
5500 Beschäftigte
~4000 SAP-Nutzerlizenzen
45 Millionen Kunden
USU-Lösung
USU Software Asset Management
Die Herausforderung
Inter Mutuelles Assistance (IMA) ist einer der größten Rückversicherer in Frankreich. Seit 2013 ist IMA weitgehend mit SAP-Lösungen ausgestattet (ERP ECC, SAP CRM...). Bei 45 Millionen Anspruchsberechtigten betreut IMA per Jahr mehr als 3,4 Millionen Fälle und damit alle 7 Sekunden eine Person. Eine Tätigkeit, die größtenteils in SAP ECC verwaltet wird.
SAP-Lizenzmanagement spielte bei IMA von Anfang an eine wichtige Rolle, denn innerhalb des Software-Portfolios entfallen auf SAP die höchsten Lizenzkosten. Dabei ging es nicht allein um das Managen dieses einen Softwareherstellers.
Das Unternehmen suchte nach Optionen, um insgesamt effizienter, d. h. weniger für Lizenzen auszugeben. Der IT-Abteilung fehlte ein vollständiger Überblick über alle SAP-Lizenzen und deren Nutzung. Zudem fehlte der Zugriff auf exakte Verbrauchsdaten. Dieser Mangel gab den Anstoß, Software Asset Management im Jahr 2018 einzuführen und das IT-Team mit einer SAM-Vollzeitstelle auszustatten.
Zu den besonderen Schwierigkeiten bei IMA gehören die saisonal stark schwankenden Arbeitseinsätze der Mitarbeitenden. Von Juni bis September kann die Zahl der Berater um 30 bis 40 Prozent steigen. Das bedeutet, dass die Anzahl der SAP-Lizenzen entsprechend erhöht werden muss, allerdings nur vorübergehend. Insgesamt schwankt die Zahl der SAP-Benutzer zwischen 3.000 und 4.000.
Die Lösung
Nachdem der SAM-Ansatz im Unternehmen implementiert wurde, suchte IMA schließlich nach einem geeigneten Tool, um Prozesse zu automatisieren und noch effizienter zu werden. Denn die manuelle Lizenzverwaltung war zu komplex und zeitaufwendig und reichte nicht aus, um sich adäquat auf die jährlichen Audits von SAP vorzubereiten.
Der Versicherer entschied sich für USU Software Asset Management, da der deutsche SAM-Anbieter gerade im Umgang mit großen Software-Herstellern über jahrzehntelange Expertise verfügt und ein spezielles SAP-Lizenzmanagement-Tool betreibt.
Nachdem die USU-Lösung in Betrieb genommen worden war, begann das SAM-Team des Versicherers mit der Erfassung der Lizenzdaten seiner bis zu 4000 SAP-Nutzer. Nach der Erfassung und Normalisierung der erforderlichen Lizenzdaten fuhr das Team mit dem Aufbau der Reporting-Prozesse fort.
Die oberste Priorität lag darin, die Konzerninteressen bei den jährlichen SAP-Audits zu verteidigen. Im nächsten Schritt ging es darum, die Verwaltung der SAP-Lizenzen effizienter zu machen und die Lizenzkosten zu optimieren. Dies betraf typischerweise die Lizenzen für namentlich definierte Nutzer, aber auch die Vorausplanung des Lizenzbedarfs für die S/4HANA-Migration, die Berechnung zusätzlicher Metriken, die sich auf die Lizenzkosten auswirken, die Verwaltung des indirekten Zugangs (Digital Access) und schließlich die Berücksichtigung von Cloud-Instanzen.
Um sich erfolgreich den Optimierungsaufgaben widmen zu können, war es unerlässlich, die Zeit zu reduzieren, die durch das bloße Sammeln von Informationen verbraucht wurde. Und hierbei war das USU SAM-Tool dank automatisierten Prozessen eine große Unterstützung.
Das derzeitige SAM-Projekt deckt unseren gesamten Softwareumfang ab - etwa 150 Anwendungen -, von den teuersten bis zu den weniger teuren, aber es waren vor allem die SAP-Lizenzen, die den SAM-Prozess ins Rollen brachten. Die SAP-Lizenzmanagement-Lösung von USU liefert wertvolle Informationen, mit deren Hilfe wir die Lizenzen optimieren, Ausgaben kontrollieren und die Erneuerung der Verträge vorwegnehmen können.
Benjamin Bobo, Leiter für IT-Steuerung & Performance, IMA
Das Ergebnis
Mit USU Software Asset Management konnte die Erfassung der Software-Inventarisierung vollständig automatisiert und damit erheblich Zeit eingespart werden. Durch den Einsatz flexibler und automatisierter Inventarisierungsmethoden erzielte IMA in kürzester Zeit eine hohe Datenqualität und -genauigkeit in ihrer gesamten IT-Infrastruktur.
Darüber hinaus konnte IMA die Veränderungen in der Lizenznutzung in nahezu Echtzeit beobachten und den Bedarf für Neuanschaffungen dank Lizenzsimulationen besser antizipieren. Dadurch konnte das IT-Team ein valides Budget auf der Grundlage von Fakten einplanen und das Jahresbudget anhand der tatsächlichen Nutzung optimal verwalten.
Der Return on Investment (ROI) des Tools ergab sich zum einen durch die signifikante Zeitersparnis des SAM-Managers, als auch durch die bedarfsgerechte Allokation von SAP-Lizenzen. Compliance-Risiken im Rahmen von Software-Audits gehörten seit der SAM-Implementierung der Vergangenheit an.
Über IMA
Die IMA-Gruppe entwickelt und implementiert Assistance-Produkte und -Dienstleistungen, die auf ihre Aktionäre und Kunden zugeschnitten sind. Von der Notfallhilfe bis zur alltäglichen Unterstützung bietet die IMA-Gruppe eine umfassende Palette an Dienstleistungen in den Bereichen Mobilität (Auto, Reisen und Freizeit), Haus + Wohnen (Arbeiten, Remote-Überwachung, vernetztes Zuhause), Gesundheit und Wellness sowie Recht. Im Jahr 2022 erwirtschaftete die Gruppe einen Umsatz von 1.006 Millionen Euro und einen konsolidierten Nettogewinn von 10,8 Millionen Euro. Sie betreut über 45 Millionen Nutzer und beschäftigt mehr als 5 500 Mitarbeiter.
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