Un portefeuille SAP optimisé pour le groupe Inter Mutuelles Assistance

IMA cherchait aussi à être plus efficiente, c’est-à-dire à dépenser moins en licences. Or, le département informatique ne disposait pas d’un aperçu complet de l’ensemble des licences SAP et de leur utilisation, et l’accès aux données de consommation exactes faisait également défaut. Autant de lacunes qui ont poussé à adopter le Software Asset Management en 2018 ainsi qu’à créer un poste de d’asset manager à plein temps au sein de l’équipe informatique.

IMA est confrontée à des difficultés particulières, parmi lesquelles de fortes variations saisonnières de la charge de travail : entre juin et septembre, le nombre de conseillers et conseillères peut augmenter de 30 à 40 %, ce qui se traduit par une augmentation temporaire équivalente du nombre de licences SAP. Le nombre total d’utilisateurs SAP oscille ainsi, selon la période, entre 3 000 et 4 000.

La solution

Une fois l’approche SAM mise en place, l’entreprise est partie en quête d’un outil adapté pour automatiser ses process tout en les rendant plus efficients. La gestion manuelle des licences, complexe et chronophage, ne permettait pas en effet de se préparer correctement aux audits organisés chaque année par l’éditeur.

L’assureur a finalement porté son choix sur USU Software Asset Management, convaincu par les décennies d’expertise du fournisseur de solutions de gestion des actifs logiciels allemand avec les grands éditeurs ainsi que par son outil de gestion des actifs SAP, USU Optimization for SAP.

Après la mise en service de la solution USU et du système de scanning Raynet, l’équipe SAM d’IMA a entamé la saisie des données de licence de ses 4 000 utilisateurs SAP. Puis, une fois les données de licence requises saisies et normalisées, l’équipe a poursuivi la mise en place des process de reporting.

La priorité majeure du groupe était de défendre ses intérêts lors des audits SAP organisés tous les ans. À l’étape suivante, l’équipe a fait en sorte de rendre la gestion des licences SAP plus efficace tout en optimisant les frais associés. Cela concernait principalement les licences dédiées aux named users, mais aussi la planification des licences requises pour la migration S/4HANA, le calcul des métriques supplémentaires se répercutant sur les frais de licence, la gestion de l’accès indirect (Digital Access) et enfin la prise en compte des instances cloud.

La réduction du temps requis jusqu’alors pour collecter les informations était capitale pour se concentrer avec succès sur les tâches d’optimisation, et c’est précisément là que l’outil SAM d’USU Optimization for SAp a apporté une aide décisive grâce à l’automatisation des process.

Le résultat

USU Software Asset Management permet d’automatiser entièrement la saisie de l’inventaire des actifs logiciels, ce qui permet des gains de temps considérables. En recourant à des techniques d’inventorisation flexibles et automatisées, IMA a ainsi pu obtenir très rapidement une qualité et une précision de données élevées dans l’ensemble de son infrastructure informatique.

IMA a également pu observer en temps quasi réel les modifications survenues dans l’utilisation de ses actifs logiciels. Elle a ainsi mieux anticipé ses nouveaux investissements grâce à des simulations de licences, ce qui a permis à son département informatique de prévoir un budget correct basé sur les faits, de même que la gestion optimale de son budget annuel, en fonction des utilisations réelles.

Le retour sur investissement de l’outil repose, d’une part, par le gain de temps significatif dont bénéficie le manager chargé des actifs logiciels, et, d’autre part, sur la possibilité d’allouer les licences SAP en fonction des besoins. Résultat : depuis l’implémentation du système SAM, les risques de non-conformité face aux audits de licences ne sont plus que de l’histoire ancienne.

Le groupe IMA

Le groupe IMA développe et implémente des produits et services d’assistance adaptés à ses actionnaires et clients. Assistance d’urgence ou pour la vie quotidienne, il propose une vaste gamme de services dans les domaines de la mobilité (automobile, voyages et loisirs), de la résidence et de l’habitat (travaux, surveillance à distance, maison connectée), de la santé et du bien-être ainsi que du droit. En 2022, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 1,006 milliard d’euros et un bénéfice net consolidé de 10,8 millions d’euros. IMA s’occupe de plus de quarante-cinq millions d’utilisateurs et emploie plus de 5 500 personnes.