Automatisieren Sie das Onboarding und Offboarding Ihrer Mitarbeiter mit diesen bewährten Schritten

In der heutigen hybriden und digitalen Arbeitswelt beginnt jeder Wechsel eines Mitarbeitenden - egal ob beim Eintritt oder Austritt - mit der IT. Und wie reibungslos diese Übergänge gehandhabt werden, betrifft weit mehr als nur den Zugang zu SaaS-Tools. Produktivität, Sicherheit, Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit stehen auf dem Spiel. Die Botschaft ist klar: Intelligente IT-Teams automatisieren. Denn jede Verzögerung, jede verpasste Berechtigung und jedes übrig gebliebene Konto kann Zeit und Vertrauen kosten - oder mehr.

Dennoch halten viele Unternehmen an manuellen Prozessen fest, die langsam, inkonsistent und voller versteckter Risiken sind:

• 88 % der Datenschutzverletzungen werden durch menschliches Versagen verursacht (Stanford/Tessian)
• 1 von 4 Unternehmen benötigt mehr als eine Woche, um den Zugang für ausscheidende Mitarbeiter vollständig zu sperren (IS Decisions)
• Unternehmen, die das Onboarding automatisieren, erreichen eine um 50 % schnellere Produktivität und eine um 42 % geringere IT-Arbeitslast (Sapient Insights)

Die Botschaft ist klar: Intelligente IT-Teams automatisieren. Denn jede Verzögerung, jede verpasste Erlaubnis oder jeder liegen gebliebene Account kann Zeit und Vertrauen kosten - oder mehr.

IT-Onboarding - wie Sie es einfach (und effektiv) machen

Unter IT-Onboarding versteht man den strukturierten Prozess, bei dem neuen Kolleg:innen die digitalen Tools, der Systemzugang und die Schulungen zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen, um vom ersten Tag an produktiv zu sein. Er stellt sicher, dass die technischen Einstellungen effizient und einheitlich gehandhabt werden, so dass neue Mitarbeiter ohne Verzögerung ihren Beitrag leisten können.

Ein erfolgreiches IT-Onboarding beeinflusst den ersten Eindruck vom Unternehmen und darüber hinaus. Wenn es richtig gemacht wird, führt es zu Produktivität vom ersten Tag an - und zu langfristigem Engagement.

Hier erfahren Sie, wie Sie es richtig machen:

1. Vorbereitung

Stellen Sie vor dem ersten Tag sicher, dass alle Systeme, Anwendungen und Berechtigungen eingerichtet sind. Mit Tools wie USU SaaS Management können Sie diese Einrichtung nach Rolle, Team oder Abteilung automatisieren - damit kein Detail vergessen wird.

2. Willkommenspaket

Stellen Sie ein umfassendes Onboarding-Paket mit Anmeldedaten, IT-Richtlinien, Support-Kontakten und wichtigen Anleitungen zur Plattform bereit. Automatisieren Sie die Verteilung, um die rechtzeitige Bereitstellung und Konsistenz zu gewährleisten.

3. Schulung

Kombinieren Sie formelle Schulungen mit der Unterstützung von Mentoren. Ein zentraler Überblick über Anwendungen und Zugriffsrechte hilft den Mentoren, neue Mitarbeiter durch genau die Tools zu führen, die sie verwenden werden.

4. Zugriffsberechtigungen

Gewähren Sie schnell und sicher Zugriff auf alle benötigten Tools. Durch die automatische Bereitstellung werden die Berechtigungen an die Rolle des Mitarbeitenden angepasst und automatisch entzogen, wenn sie oder er die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt.

5. Überprüfungen

Onboarding ist ein Prozess und kein Moment. Planen Sie regelmäßige Kontrolltermine und überwachen Sie die Nutzung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen sicher und produktiv arbeiten.

6. Unterstützung

Eine klare Anleitung, wo man Hilfe bekommt, verhindert frühe Frustration. Eine starke IT-Supportstruktur - unterstützt durch Transparenz - trägt dazu bei, die Anzahl der Tickets zu reduzieren und Vertrauen zu schaffen.

70 % der Mitarbeitenden, die ein hervorragendes Onboarding hatten, sind der Meinung, dass sie den "bestmöglichen Job" haben (Glassdoor).

Was ist Offboarding - und warum ist es so wichtig?

Offboarding ist der strukturierte Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeitenden aus Ihrem Unternehmen - sei es aufgrund von Kündigung, Beendigung oder internen Veränderungen. Er wird auch als Exit Management bezeichnet und ist genauso wichtig wie Onboarding.

Aber dieser Prozess wird oft übersehen. Und das birgt große Risiken.

Warum Offboarding so wichtig ist:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit: 20 % der Unternehmen hatten schon einmal einen Datenschutzverstoß im Zusammenhang mit ausgetretenden Kolleg:innen. Verzögerungen bei der Deprovisionierung sind ein Hauptgrund dafür.
• Sparen Sie Zeit und Geld: Manuelles Offboarding ist ressourcenintensiv. Die Automatisierung der Schritte spart Stunden und reduziert den Overhead.
• Schützen Sie Ihre Marke: Auch ehemalige Mitarbeitende sind Markenbotschafter. Ein respektvoller, professioneller Austrittsprozess stärkt die Werte Ihres Unternehmens.

IT Offboarding Checkliste - Was zu tun ist und wie man es automatisiert

So hilft Ihnen USU SaaS Management, das Offboarding sicher zu gestalten:

1. Geräte zurückfordern

Verfolgen Sie alle ausgegebenen Geräte während des Onboardings und überprüfen Sie die Rückgabe. Die USU-Geräte-Inventarisierung hilft Ihnen, den Kreislauf mit einer klaren Dokumentation zu schließen.

2. Beenden Sie den Zugriff auf Systeme

Entziehen Sie sofort den Zugriff auf Cloud-Dienste, E-Mail, VPN und Collaboration-Tools. Mit USU ist dies ein Prozess, der mit einem einzigen Mausklick erledigt werden kann - besonders wichtig, wenn die Trennung nicht einvernehmlich erfolgt ist.

3. Beseitigen Sie Risiken durch gemeinsamen Zugriff

Ändern Sie gemeinsam genutzte Passwörter und ersetzen Sie Gruppenkonten durch individuelle Logins, wo immer dies möglich ist. Durch eine zentrale Zugriffskontrolle lassen sich alle Konten leicht einsehen und sichern.

4. Deaktivieren Sie SaaS-Konten

Deaktivieren Sie Konten vorübergehend, wobei wichtige Daten erhalten bleiben. Weisen Sie die Systemverantwortung neu zu, wenn der ausscheidende Mitarbeiter ein Tool-Admin war.

5. Mail-Routing einrichten

Leiten Sie E-Mails an bestimmte Nachfolger:innen weiter und setzen Sie Autoresponder. Vermeiden Sie verpasste Mitteilungen und stellen Sie die Kontinuität mit Kunden und Partnern sicher.

6. Managen Sie die SaaS-Ausgaben

Verfolgen Sie, welche Kreditkarten mit welchen Tools und Benutzern verbunden sind. USU identifiziert ungenutzte Lizenzen und verhindert, dass Sie für ruhende oder deaktivierte Konten bezahlen.

7. App-Daten übertragen

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dateien, Aufzeichnungen und Dokumentationen sicher auf den Nachfolger übertragen werden. Archivieren und prüfen Sie die Übertragung für spätere Nachweise.

8. Konten löschen

Sobald die Daten übertragen und die Lizenzen neu zugewiesen sind, löschen Sie das Konto. Viele Unternehmen zahlen weiterhin für inaktive Benutzer - bei über 30 Anwendungen pro Mitarbeitende summiert sich das schnell.

Warum Sie eine strukturierte Ausstiegsstrategie brauchen

Offboarding ist nicht nur eine Formalität - es ist eine Compliance-Anforderung, eine Sicherheitsmaßnahme und ein Reputationsrisiko. Ohne einen konsistenten, dokumentierten und automatisierten Prozess können wichtige Dinge versäumt werden.

Fazit: Personalveränderungen sind strategische Momente

Mitarbeiterübergänge sind mehr als nur eine Reihe von operativen Aufgaben. Sie sind Momente, die die Kultur, die Sicherheitslage und den Ruf Ihres Unternehmens bestimmen. Jede verzögerte Einrichtung oder verpasste Kontodeaktivierung ist ein kleiner Bruch in der Erfahrung der Mitarbeitenden - oder eine potenzielle Schwachstelle. Aber das muss nicht so sein.

Durch die Automatisierung und Standardisierung von Onboarding und Offboarding mit USU SaaS Management verwandeln Sie diese Momente in Stärken. Sie geben neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an Vertrauen. Sie trennen sich mit Professionalität und Integrität. Sie schützen Daten, reduzieren Risiken und sparen Geld.

Und was vielleicht am wichtigsten ist: Sie geben IT-Teams die Freiheit, sich nicht mehr mit der Lösung akuter IT-Problem zu beschäftigen, sondern sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist - Innovation, Strategie und die Gestaltung der Zukunft.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten unseres Tools erfahren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin.