SaaS Management 2026: Transparenz bleibt die größte Baustelle

Die meisten von uns haben schon einmal eine solche E-Mail erhalten. Ein Abonnement, das wir vergessen hatten, von dem wir nicht wussten, dass es sich automatisch verlängert, oder das wir seit dem Kauf nicht mehr genutzt haben, wurde gerade um weitere zwölf Monate verlängert. Für Verträge über Software-as-a-Service (SaaS) zwischen Unternehmen und Privatkunden gilt in Deutschland grundsätzlich eine gesetzliche Widerrufsfrist von 14 Tagen ab dem Zeitpunkt des Vertragsschlusses, nachdem sich ein Abonnement automatisch um ein Jahr oder länger verlängert hat, mit einer anteiligen Rückerstattung, falls sie kündigen.

Unternehmen genießen keinen solchen Schutz, und unsere Studie „State of SaaS Management 2026“ , die in Zusammenarbeit mit USU durchgeführt wurde, legt nahe, dass sie diesen Schutz gut gebrauchen könnten. Fast die Hälfte der Befragten (46 %) hat bereits eine unbeabsichtigte Verlängerung erlebt, und bei 21 % kommt dies mehrmals im Jahr vor.

Geringer Reifegrad im SaaS-Management bei eingeschränkter Transparenz

Wir haben ITAM- und SaaS-Experten, vorwiegend aus Großunternehmen in Nordamerika und Europa, gebeten, ihr SaaS-Management anhand von sechs Reifegraden zu bewerten. Nur 14 % bezeichnen ihren Ansatz als optimiert, 36 % agieren nach wie vor reaktiv, und der durchschnittliche Reifegrad liegt bei 46 von 100 Punkten. Der rote Faden, der sich durch die Ergebnisse zieht, ist die fehlende Transparenz.

Mangelnde Transparenz bei der Nutzung ist das Hindernis, das die Befragten an erster Stelle nennen (54 %). Nur 18 % verfügen über eine einheitliche, konsolidierte Übersicht über die SaaS-Ausgaben. Die Teams wissen, wo das Problem liegt: Erfassung und Transparenz sind mit 61 % ihre oberste Priorität für Verbesserungen in den nächsten zwölf Monaten.

Nichts davon hat mich überrascht. SaaS-Management-Tools sind gezwungen, so viele Methoden zur Ermittlung und Bestandsaufnahme von Abonnements einzusetzen, weil die Anbieter es Kunden nicht einfach machen. Die übliche Schatten-IT sowie die Einfachheit, SaaS-Anwendungen außerhalb der Beschaffungsabteilung zu kaufen, verschärfen das Problem noch. So kommt es sowohl im Beruf als auch zu Hause zu vergessenen Vertragsverlängerungen. Der Unterschied zum Privatbereich liegt im Ausmaß: Die befragten Firmen schätzen, dass rund 38 % ihrer SaaS-Lizenzen nicht aktiv genutzt werden und somit Geld verschlingen, das für die Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen ausgegeben werden könnte.

KI erhöht den Kostendruck

KI-Funktionen innerhalb von SaaS Apps spitzen die Lage weiter zu. Speziell für SaaS bedeutet dies, dass Unternehmen von „All-you-can-eat“-Lizenzmodellen auf eine nutzungsabhängige Abrechnung pro Transaktion oder eine Mischung aus beidem umgestellt werden. Die Nutzung ist noch schwieriger nachzuverfolgen als Abonnements pro Nutzer. Eine jährliche Rechnung lässt zumindest Zeit zur Optimierung, sobald man den Problemfall entdeckt hat, während die nutzungsabhängige Abrechnung einem jeden Moment eines jeden Geschäftstages Geld kostet.

Kombinieren Sie Ihre SaaS-Discovery-Methoden

Wenn Sie eine bestimmte Erkenntnis aus den Ergebnissen mitnehmen, würde ich Ihnen empfehlen, mehr als eine Discovery-Methode zu nutzen. Beginnen Sie mit dem Admin-Portal des Anbieters sowie Ihren Finanz- und Ausgabendaten und ergänzen Sie diese um alles, was Ihre Kollegen aus den Bereichen ITSM oder IT-Sicherheit bereitstellen können, wie beispielsweise Single-Sign-On-Protokolle oder ein integriertes Active Directory. Jede Quelle hat blinde Flecken, und die anderen helfen Ihnen dabei, diese zu finden.

Der vollständige Report umfasst insgesamt sechs Erkenntnisse, von der Kostenverrechnung bis zum Offboarding, mit praktischen Maßnahmen und KPIs für jeden Bereich sowie einer Scorecard zur Festlegung Ihrer eigenen Basiswerte. Nutzen Sie diese Maßnahmen und KPIs, um sich darauf vorzubereiten, dass unkontrollierte KI-Ausgaben das SaaS-Management zu der Priorität machen, die es sein muss, wenn Unternehmen den maximalen Wert aus ihren Technologieinvestitionen ziehen wollen.

Holen Sie sich jetzt den Bericht „State of SaaS Management 2026“.