Gestione automatizzata delle risorse commerciali dell’IT

USU IT Service Management alla base dell'espansione della gestione finanziaria IT
Common Sense Consulting GmbH

Descrizione dei processi di gestione finanziaria dell'IT

Nel corso della sua attività di società di consulenza, CSC aveva intuito che le aziende si trovassero di fronte ad un’enorme sfida in termini di controllo e gestione sicura dei processi, rappresentata dalla complessità dei processi quotidiani e dalle procedure a livello finanziario, contrattuale e di dati che si traduceva in costi legati al finanziamento delle risorse IT molto elevati e in una ridotta attitudine all'innovazione. CSC si è posta l’obiettivo di risolvere questi problemi sondando il mercato al fine di trovare una piattaforma di sviluppo ad hoc. La scelta è ricaduta sul software USU, sulla spinta delle componenti di base esistenti della piattaforma per la gestione delle risorse IT, la gestione dei contratti e la gestione degli incident, nonché per via dell’alto potenziale di integrazione e delle possibilità di personalizzazione della piattaforma stessa.

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Con USU condividiamo l'idea cardine che il futuro digitale debba essere implementato da soluzioni innovative. Grazie alla sua flessibilità e alla capacità di personalizzazione e integrazione, USU IT Service Management ci ha offerto la soluzione ideale per E.VIEW CORE. Uno dei tanti vantaggi per i nostri clienti è la gestione digitale semplificata dei contratti di leasing.

Dirk Stobbe, Fondatore e CEO di Common Sense Consulting GmbH

In sintesi

Azienda

Common Sense Consulting GmbH (CSC)

Settore

Consulenza aziendale

Sito web

www.csc-it.com

Chi siamo

CSC è il leader del mercato europeo nel settore della consulenza IT in ambito finanziario. La sua completa indipendenza consente ai suoi clienti di ricevere sempre soluzioni di investimento adeguate al mercato in qualsiasi momento. Imprese ed aziende di medie dimensioni e società quotate al DAX si affidano al concetto di consulenza integrale che CSC offre a livello globale.

Sfide

Le aziende si ritrovano a dover gestire una vasta gamma di contratti IT contraddistinti da un livello di complessità crescente e da una carente trasparenza, con il risultato di costi inutilmente elevati e di proroghe contrattuali poco chiare. Per queste ragioni, Common Sense Consulting (CSC) si è rivolta ad USU per sviluppare una soluzione software di nome E.VIEW CORE in grado di offrire una gestione trasparente del portfolio, nonché processi automatizzati e di individuare il potenziale di risparmio nelle complesse operazioni di ogni giorno a livello finanziario, contrattuale e di dati.

Perché USU

Al fine di coinvolgere i vari attori in ambito IT, finance, acquisti e controlling e di gestire, allo stesso tempo, i portafogli in ambito finanziario, era necessaria una piattaforma di base ad integrabilità elevata. USU IT Service Management era l'unico software in grado di rispondere agli elevati standard di qualità e la sua piattaforma informatica è stata utilizzata per sviluppare modelli di dati, processi e flussi di lavoro interni.

Punti chiave del progetto

  • Analisi dei requisiti per il finanziamento degli assett IT e lo sviluppo di un modello di soluzione
  • Customizzazione di USU IT Service Management per lo sviluppo di moduli di gestione finanziaria IT su misura
  • Implementazione di processi automatizzati - ad esempio per il rispetto dei periodi di disdetta contrattuale mediante sistemi di allerta e la riduzione al minimo del rischio di pagamenti eccessivi
  • Integrazione di un database per i contratti per una completa trasparenza di tutti i parametri legati ai contratti
  • Completamento del software E.VIEW CORE, sviluppato “in house”, sulla base di USU IT Service Management

Vantaggi

  • Identificazione automatica ed utilizzo di circa il 15%-20% del potenziale di risparmio sul volume degli investimenti gestiti
  • Eliminazione di spese superflue attraverso processi automatizzati indicanti il fine ciclo di vita degli asset finanziati
  • Diminuzione del carico di lavoro nell’ambito dell'azienda, fornendo informazioni relative alle decisioni strategiche con l'ausilio di un’aggregazione, visualizzazione e reportistica mirati
  • Ripartizione dei costi in base alle prestazioni degli asset IT in leasing

La gestione finanziaria IT del futuro

In seguito ad un'intensa attività di coaching e consulenza da parte di USU, il project team di CSC è stato in grado di sviluppare nell’arco di poche settimane, una nuova applicazione basata sul modello di dati di USU IT Service Management. Successivamente sono state implementate le caratteristiche a livello funzionale, quali la capacità di gestire più valute. Il software E. VIEW CORE di CSC, basato sull'USU IT Service Management, è in grado di riunire in un unico strumento tutti i processi in ambito finanziario. Con grande semplicità è possibile riconoscere le procedure per ridurre i costi relativi al finanziamento degli asset. Il software è in grado di visualizzare i KPI in modo dinamico, nonché di indicare in tempo reale il valore di cassa degli asset IT di ogni azienda e di confrontarlo con i benchmark esistenti. In questo modo sarà possibile individuare il livello potenziale di risparmio e gestire con efficienza i contratti di leasing.

Moduli per soluzioni personalizzate

Il software CSC E.VIEW CORE offre una serie di moduli che si basano sull’USU IT Service Management al fine di fornire un supporto integrale e l'automazione di tutti i processi in ambito finanziario. I clienti, in base alle proprie esigenze, selezionano le funzioni indispensabili all’amministrazione delle risorse e alla gestione dei contratti. In modo automatico, il software segnala la cessazione dei contratti nei termini opportuni. Lo strumento ha delle interfacce per i sistemi ERP esistenti. In caso di necessità, è possibile personalizzare i moduli per realizzare i propri obiettivi.

Moduli per soluzioni personalizzate

Personalizzazione dei processi

Il portfolio di gestione finanziaria IT è alla base di E.VIEW CORE. A tal fine, le informazioni relative a contratti, servizi e asset sono correlate tra loro e i processi commerciali mappati. Ulteriori moduli prevedono il controllo delle fatture e la gestione delle scadenze contrattuali, nonché la gestione dei rimborsi che garantisce la gestione degli asset laddove necessario ed entro i termini previsti. Questo si realizza attraverso l'uso di processi di restituzione automatizzati e le relative comunicazioni, nonché l'uso di informazioni finanziarie aggregate a livello tecnico e dei servizi.

Analisi comparativa per condizioni migliori

L’approccio di molte realtà aziendali alla gestione dei propri portafogli finanziari IT avviene mediante contratti non in grado di sfruttare al meglio le condizioni di mercato e quindi non riescono a sfruttare appieno il potenziale di ottimizzazione e risparmio. USU IT Service Management offre numerose soluzioni di personalizzazione individuale che permettono di integrare tutti i parametri contrattuali di rilievo. I portafogli finanziari IT vengono valutati e confrontati con benchmark aggiornati quotidianamente e in linea con il mercato. Le informazioni vengono elaborate mediante l’uso di soluzioni integrate di business intelligence e illustrate a livello grafico in modo chiaro e intuitivo concentrandosi sui KPI. Questo crea le basi per poter ottimizzare i contratti nell’ambito della gestione finanziaria dell’IT. Utilizzando queste informazioni, CSC è in grado di dare consigli alle aziende sui migliori fornitori di servizi di leasing e sulla gestione dei contratti alle migliori condizioni possibili.

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