Haufe Group è l’esempio perfetto di un processo di trasformazione vincente. Nell’arco di un ventennio, l’impresa di medie dimensioni si è convertita da casa editrice ad azienda di software. Haufe Group sta puntando alla trasformazione digitale anche nella gestione delle licenze. Data l’enorme varietà di prodotti software utilizzati da Haufe Group nelle sue innumerevoli sedi in tutto il mondo, è indispensabile possedere una panoramica costantemente aggiornata su tutte le licenze.
Haufe Group convince Microsoft in sede di audit
In un breve lasso di tempo, il project team è riuscito a implementare e lanciare la soluzione USU di gestione delle licenze, oltre a Scanner. Inoltre, più di trenta processi preesistenti sono stati ottimizzati. Sulla base della panoramica sulle licenze, Haufe Group è stato in grado di implementare modelli di licenza più vantaggiosi nel quadro di un audit amichevole di Microsoft.
Le architetture IT non sono applicazioni isolate! Nel corso dell’installazione di USU, i colleghi del service desk hanno appreso i dati da esso generati. Il risultato è stato un uso “trasversale” dei dati.
Ramona Knäble, License Manager di Haufe Group
In Sintesi
Azienda
Haufe Group
Settore
Azienda di Software
Impiegati (2017)
Ca. 1.900 dipendenti
Fatturato (2016)
343 milioni € (giugno 2017)
Sito web
www.haufegroup.com
Area
Implementazione di un sistema integrato delle licenze per i prodotti software utilizzati presso Haufe Group, mediante l’utilizzo delle relative metriche di licenza, inclusi la connessione e il monitoraggio dei portali cloud.
Haufe Group: chi siamo
Haufe Group è un gruppo aziendale con sede a Friburgo e 19 filiali in tutto il mondo. Il suo portfolio di servizi si snoda lungo i tre assi commerciali principali: persone, organizzazione e tecnologia/sistemi e comprende, ad esempio, informazioni e portali di settore, software specializzati, nonché seminari e servizi di consulenza sullo sviluppo del personale e l'organizzazione delle imprese.
Fasi salienti del progetto
- Registrazione delle licenze per tutti i prodotti Microsoft utilizzando le relative metriche di licenza
USU Managed Services guiderà le fasi successive
Anche dopo il successo iniziale dell'implementazione della piattaforma, il progetto proseguirà. Il piano adesso è di coinvolgere altri fornitori di software, mentre USU Managed Services continuerà a sostenere e guidare Haufe Group.
Obiettivi del Progetto
- Creare registri di licenze automatizzati
- Gestire rischi finanziari
- Riutilizzare licenze anziché acquistarne altre
- Ottimizzare i costi mediante stesura dei migliori contratti a disposizione
- Incrementare il potere contrattuale grazie ad una maggiore trasparenza
- Migliorare la qualità dei dati
- Offrire supporto nell'ottimizzazione dei processi
Perché USU?
- Supporto molto efficace per la prova di concetto (Proof of Concept)
- Know-how specialistico garantito in fase di gestione della licenza
- La soluzione SAM è intuitiva e di facile comprensione
- Soluzione SAM, consulenza e servizi da un unico fornitore
- Massimo livello di servizio e orientamento al cliente
- Tempi di risposta rapidi in tutte le fasi del progetto
Alto livello di maturità SAM grazie alla soluzione USU
In seguito all'implementazione, Haufe Group ha ora una visione chiara delle proprie licenze e del loro utilizzo all'interno della soluzione USU. L'azienda ha compiuto un passo importante in materia di compliance e ha raggiunto, pertanto, un alto grado di maturità nella gestione delle licenze nel minor tempo possibile.
Unitamente ai progetti SAM, è stata ridisegnata l’Active Directory, dalla cui riprogettazione trae vantaggio l’intero Haufe Group in virtù di una più elevata qualità di dati. Inoltre, i colleghi del service desk ricevono un supporto maggiore grazie a un numero più elevato di informazioni quali dettagli del dispositivo, utenti principali o versioni del Bios.
Il livello di accuratezza raggiunto assicura la standardizzazione e l'uniformità nell'uso delle licenze, facilitando anche l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti e beneficiando direttamente il service desk.
Connessione e monitoraggio dei portali cloud. Soluzioni USU Software Asset Management utilizzate:
Gestione delle Licenze
Discovery
USU Managed Services
SAM Consulting e Supporto Audit
SAM Training Session
Un team interdisciplinare, fattore vincente
Nell'ambito dell’implementazione, è stata introdotta la posizione del “License Manager” con il compito di esaminare e valutare le problematiche relative alla gestione delle licenze. A volte, il project team era composto da 10 risorse: al di là del Project Manager (il License Manager), vi erano un Senior Developer, un consulente legale, un ingegnere dei requisiti, un Process Manager e un responsabile tecnico. Il successo del progetto è stato determinato in modo significativo dalla creazione di un team trasversale. USU è stata parte attiva del team fornendo un consulente tecnico, un consulente di progetto e un tecnico di servizio.
Una panoramica completa sulle licenze a distanza di due mesi
USU Software Asset Management è stato implementato nel novembre 2016, al termine di una breve fase esplorativa e di una Proof of Concept. La piattaforma era l'unica soluzione che soddisfaceva le richieste di Haufe Group in termini di tecnologia all’avanguardia e il team USU ha lasciato il segno per le vaste competenze tecniche nell'ambito della gestione delle licenze. A distanza di soli due mesi, risultava disponibile una panoramica sulle licenze. Da allora, la soluzione USU assicura che, ad esempio, le licenze Microsoft in uso siano disponibili e aggiornate su base giornaliera, garantendo, in questo modo, che nessun tipo di licenza sia rilasciata inutilmente o illegalmente.
Conosci la situazione della tua licenza?
USU ti fornisce rapidamente una panoramica completa delle licenze. La piattaforma copre tutti i principali fornitori tra cui IBM, Microsoft, Oracle e SAP, calcolando, con precisione, metriche complesse per server, client, dispositivi mobili e cloud. In questo modo, il nostro strumento SAM è in grado di far risparmiare alle grandi aziende fino al 30%.
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Trasformazione digitale grazie a dati di licenze aggiornati quotidianamente.
Dall'analisi della situazione delle licenze e dalla revisione di Miss Marple, la soluzione per le licenze utilizzata da Haufe, è emerso che non era possibile creare una panoramica delle licenze uniforme e completa. Pertanto, l’azienda ha deciso di aggiornare il suo sistema SAM (Software Asset Management) allo scopo di creare una trasparenza delle licenze costante, automatizzata e sostenibile. È stato, inoltre, deciso di includere tutte le filiali all’interno del processo di modernizzazione e di documentare e ottimizzare un elevato numero di processi.