Per iniziare: gestione delle licenze in ambienti complessi
Immagina di essere a capo della gestione delle licenze all’interno di un'azienda con 12.000 dipendenti che gestisce 10.000 clienti e 2.000 server e, come se non bastasse, con Microsoft che bussa alla tua porta con una richiesta di audit. Cosa faresti a questo punto? Ebbene, vediamo cosa ha fatto Vinci Energies:
VINCI Energies in Germania è divisa in sei diversi brand. Questa struttura complessa e grande rappresenta una sfida in termini di Software Asset Management. Come è possibile analizzare le licenze esistenti, assicurare la conformità e garantire una situazione di licenze sostenibile senza perdere di vista il quadro complessivo?
Il progetto in fatti e numeri
- Numero di dispositivi integrati: 10.000 clienti e 2.000 server
- 6 unità commerciali integrate (brand)
- Un audit Microsoft scongiurato
- Inizio del progetto: luglio 2017
- Soluzione: USU Software Asset Management
Abbiamo un rapporto di collaborazione vincente con USU da molti anni. Restiamo convinti dell’elevato livello di flessibilità e qualità e delle innumerevoli opzioni delle soluzioni strategiche di USU Software Asset Management.
Mathias Sellnow, Senior Manager SAM di Axians
In Sintesi
Azienda
VINCI Energies Deutschland
Partner
Axians
Settore
Edile/ Energia/ Comunicazione
Dipendenti (2018)
12,000
Sito web
www.vinci-energies.com/en/
Qual è l’impatto di una tale struttura sulla gestione delle licenze?
VINCI Energies è un gruppo internazionale che fornisce servizi nel campo della fornitura di energia, soluzioni elettriche e di automazione, Information and Communication Technology (ICT), isolamento industriale, protezione acustica e antincendio e facility management. Questa vasta gamma di soluzioni di servizio è costituita da vari brand specializzati.
In passato, l'acquisizione e l'analisi delle licenze era gestita interamente dalla casa madre e i singoli brand non avevano alcuna responsabilità in merito. Nell'ambito di un inventario annuale, solo il numero esistente di clienti veniva riportato a livello di ufficio centrale. Ed ecco sorgere il problema: nessuno era in grado di verificare l’esattezza di questo numero, pertanto l'audit sulla performance si è rivelato molto complesso.
Il Management esige chiarezza!
Da un sistema di Software Asset Management centrale e standardizzato, il management esige i seguenti risultati:
- Una pianificazione del budget realistica e a lungo termine per licenze e software
- L'introduzione di un sistema di ticket per l'acquisto di software
- Ottimizzazione dei processi di acquisizione delle licenze mediante procedure di approvazione migliori
- Introduzione della misurazione del software: quali programmi sono realmente utilizzati?
- Ripartizione efficace dei costi per i prodotti cloud
- Generazione di valore attraverso l'analisi dei dati raccolti
Fortunatamente, VINCI Energies aveva già in casa il partner giusto. Axians è il brand di VINCI Energies per l’ICT che offre supporto ad aziende, enti locali e statali, operatori di rete e fornitori di servizi nella modernizzazione delle proprie infrastrutture e soluzioni digitali. In questo ambito rientrano anche i servizi di Software Asset Management.
Nell’ambito del settore di Software Asset Management, Axians collabora stabilmente da anni con USU come partner, anche se finora solo per clienti esterni. In particolare, si tratta di progetti di successo su larga scala nel settore sanitario e nell’ambito degli ospedali. In virtù delle infinite esperienze positive dei progetti portati a termine congiuntamente, le soluzioni USU rappresentavano la scelta ovvia per Axians e VINCI Energies.
Trovare una soluzione: una “business unit” per volta
Infine, era giunto il momento di affrontare i processi e le strutture all'interno della propria azienda. Il grande vantaggio di Axians quale fornitore di servizi di fulfillment è che, naturalmente, ha già familiarità con l'organizzazione e la struttura della propria azienda. Pertanto, il piano del progetto e l'approccio per introdurre un sistema di gestione delle licenze a livello aziendale sono stati realizzati in tempi relativamente brevi. La strategia? Una business unit per volta. Insomma, occorre gestire centralmente un totale di 10.000 clienti e 2.000 server per tutti i brand. Nel luglio 2017, il progetto è partito dalla business unit più piccola e, da un punto di vista del software, la più facilmente gestibile. Gradualmente, ogni singola business unit è stata collegata, monitorata, analizzata e tutti i dati sono stati portati ad un livello di conformità uniforme. VINCI Energies in Germania è attualmente nella fase finale del progetto.
All’interno di un gruppo così grande e diversificato come VINCI Energies, vi sono molte esigenze diverse. Tuttavia, lavorando di squadra, le singole unit si muovono all’unisono come le lancette di un orologio. Pertanto, l'integrazione di una singola unit aggiuntiva si è rivelata una sfida entusiasmante. Tuttavia, l’elemento più importante è che i project manager SAM di Axians sono sempre stati in grado di convincere i rispettivi leader del proprio management dei vantaggi del Software Asset Management e di un database centrale per il progetto. Contagiata dalla “febbre” SAM e spronato dagli imminenti benefici economici, ogni business unit è stata finora in grado di preparare rapidamente e facilmente il sistema di gestione centralizzata delle licenze, mappandola mediante l’impiego di USU Software Asset Management.
Prova del fuoco: l'audit di Microsoft svela i vantaggi del progetto
VINCI Energies in Germania è stato, infatti, colto di sorpresa da una lettera di richiesta audit da parte di Microsoft durante la fase del progetto. In virtù dell’attività strategica SAM già completata, è stato possibile fornire una risposta veloce, consentendo un elevato risparmio di tempo, dato che un tale audit avrebbe vincolato risorse importanti per molti mesi. Inoltre, con l'ausilio di USU, siamo stati in grado di ottimizzare le licenze software installate: ad esempio, il software interno (on-premises) era installato in alcune sedi, anche se i prodotti cloud corrispondenti erano concessi in licenza ed erano disponibili. Questo eccesso di licenze è stato così portato alla luce e rapidamente risolto. Di conseguenza, Axians è riuscita a risparmiare sui costi, come previsto, all'interno della propria azienda, con grande gioia del senior management.
Cosa accadrà in futuro?
Il progetto è attualmente nella fase di transizione verso Managed SAM e il SAM strategico viene ora implementato per l'ultimo marchio. Una volta completata l’attività, il piano a lungo termine comprenderà la mappatura di tutto il VINCI Energies Group, inclusi tutti i produttori e i paesi interessati, all’interno del sistema centrale di gestione delle licenze. Un'altra grande sfida, ma che promette risparmi economici e di tempo elevati.