Meno costi SaaS con misurazione smart

La soluzione precedente dell'azienda era in grado di tenere traccia dell'inventario delle licenze, ma mancava di automazione e di informazioni sull'utilizzo effettivo. Ciò significava che non c'era modo di misurare accuratamente il consumo di software, di gestire i rinnovi in modo proattivo o di evitare un eccesso di licenze.

Inoltre, i processi manuali rendevano le verifiche dei fornitori lunghe e stressanti. Con la crescente pressione degli stakeholder a tagliare le spese inutili, Axel Springer aveva bisogno di qualcosa di più di uno strumento di base per il monitoraggio delle licenze: aveva bisogno di una soluzione strategica per gestire l'intero ciclo di vita del software e ottenere risparmi misurabili.

Axel Springer ha scelto USU Software Asset Management dopo un proof-of-concept di successo.

L'obiettivo era chiaro: ridurre le licenze inutilizzate, soprattutto quelle dei principali fornitori SaaS come Adobe e Microsoft, senza compromettere le prestazioni. Il team ha iniziato con l'implementazione di un sistema automatico di misurazione del software per identificare gli account inattivi, basato esclusivamente sulla data dell'ultimo accesso, per garantire la conformità e la privacy degli utenti.

Le licenze non utilizzate sono state automaticamente reintrodotte in un pool centrale di licenze, dove potevano essere riassegnate secondo le necessità. In questo modo si evitano costosi rinnovi per il software inutilizzato e si garantisce la disponibilità delle licenze per i nuovi utenti. Un processo di riattivazione permetteva ai dipendenti di riottenere immediatamente l'accesso, se necessario, rendendo il sistema flessibile e facile da usare.

Il successo del progetto è stato determinato da una comunicazione aperta. I team dei reparti ad alto impatto come "Bild" e "Die Welt" sono stati coinvolti fin dall'inizio. Il team SAM ha avuto colloqui diretti con il personale, spiegando i dati, convalidando i risultati attraverso interviste e assicurandosi che tutti comprendessero lo scopo e i vantaggi del progetto. Grazie a questo sforzo, il tasso di riattivazione delle licenze è stato solo del 4% su quasi 2.000 licenze ottimizzate, a riprova dell'accuratezza del targeting e dell'ampia accettazione.

Le basi tecniche erano altrettanto solide. USU è stato integrato nella complessa infrastruttura di Axel Springer, tra cui Active Directory, Intune, SAP e il sistema ITSM centrale. Queste connessioni hanno supportato l'automazione completa, dagli aggiornamenti dell'inventario alla reportistica sull'utilizzo e al monitoraggio della conformità. Il team ha anche creato una soluzione per l'ordinazione delle licenze utilizzando Microsoft PowerPlatform, collegata direttamente a USU. I clienti interni potevano richiedere le licenze tramite un modulo digitale che confluiva anche nei flussi di lavoro di allocazione dei costi.

I risultati sono stati rapidi e hanno superato le aspettative. In pochi mesi, Axel Springer ha risparmiato una somma a sei cifre eliminando le licenze SaaS inutilizzate di Adobe e Microsoft.

Oggi la soluzione USU fornisce una visione chiara e in tempo reale dell'intero ambiente software, sia cloud che on-premise. La reportistica automatizzata e la gestione semplificata delle licenze hanno sostituito i processi manuali, aumentando l'efficienza dei reparti IT e finanziario. La fiducia interna nel processo SAM è cresciuta in modo significativo, rendendo più facile l'espansione dell'ottimizzazione delle licenze ad altri fornitori chiave.

Il successo del progetto di misurazione del software non solo ha superato il business case originale, ma ha gettato le basi per un approccio più strategico e conveniente alla gestione degli asset software. Axel Springer vede ora USU non solo come uno strumento, ma come un partner fidato per la creazione di valore attraverso l'automazione, la trasparenza e l'uso intelligente del software.