Moins de coûts SaaS grâce au comptage automatisé

La solution précédente de l'entreprise permettait de suivre l'inventaire des licences mais manquait d'automatisation et d'informations sur l'utilisation réelle. Il n'y avait donc aucun moyen de mesurer avec précision la consommation de logiciels, de gérer les renouvellements de manière proactive ou d'éviter l'octroi excessif de licences.

Les processus manuels rendaient également les audits des fournisseurs longs et stressants. Les parties prenantes exerçant une pression croissante pour réduire les dépenses inutiles, Axel Springer avait besoin de plus qu'un simple outil de suivi des licences - il lui fallait une solution stratégique pour gérer l'ensemble du cycle de vie des logiciels et réaliser des économies mesurables.

Axel Springer a choisi USU Software Asset Management après une démonstration de faisabilité réussie.

L'objectif était clair : réduire les licences inutilisées, en particulier celles des principaux fournisseurs SaaS comme Adobe et Microsoft, sans compromettre les performances. L'équipe a commencé par mettre en place un système automatisé de mesure des logiciels pour identifier les comptes inactifs en se basant uniquement sur la dernière date de connexion, afin de garantir à la fois la conformité et le respect de la vie privée des utilisateurs.

Les licences inutilisées ont été automatiquement renvoyées vers un pool de licences central, où elles ont pu être réaffectées en fonction des besoins. Cela a permis d'éviter des renouvellements coûteux pour des logiciels inutilisés et de garantir la disponibilité des licences pour les nouveaux utilisateurs. Un processus de réactivation permettait aux employés de retrouver instantanément l'accès en cas de besoin, ce qui rendait le système flexible et convivial.

Une communication ouverte a été essentielle à la réussite du projet. Les équipes des départements à fort impact comme "Bild" et "Die Welt" ont été impliquées dès le début. L'équipe SAM a eu des conversations directes avec le personnel, expliquant les données, validant les résultats par des entretiens et s'assurant que tout le monde comprenait l'objectif et les avantages du projet. Grâce à cet effort, le taux de réactivation des licences n'a été que de 4 % sur près de 2 000 licences optimisées, preuve d'un ciblage précis et d'une large acceptation.

La base technique était tout aussi solide. USU a été intégrée à l'infrastructure complexe d'Axel Springer, notamment Active Directory, Intune, SAP et le système ITSM central. Ces connexions ont permis une automatisation complète, depuis les mises à jour de l'inventaire jusqu'aux rapports d'utilisation et au suivi de la conformité. L'équipe a même élaboré une solution de commande de licences à l'aide de Microsoft PowerPlatform, directement liée à USU. Les clients internes pouvaient demander des licences via un formulaire numérique qui alimentait également les flux de travail de répartition des coûts.

Les résultats ont été rapides et ont dépassé les attentes. En quelques mois, Axel Springer a économisé une somme à six chiffres en éliminant les licences SaaS inutilisées d'Adobe et de Microsoft.

Aujourd'hui, la solution USU offre une vision claire et en temps réel de l'ensemble de l'environnement logiciel, qu'il soit en Cloud ou on prem. L'automatisation des rapports et la rationalisation de la gestion des licences ont remplacé les processus manuels, augmentant ainsi l'efficacité des services informatiques et financiers. La confiance interne dans le processus SAM s'est considérablement accrue, ce qui a facilité l'extension de l'optimisation des licences à d'autres fournisseurs clés.

Le succès du projet de mesure des logiciels n'a pas seulement dépassé l'objectif initial, il a également jeté les bases d'une approche plus stratégique et plus rentable de la gestion des licences. Axel Springer considère désormais USU non seulement comme un outil, mais aussi comme un partenaire de confiance qui crée de la valeur grâce à l'automatisation, à la transparence et à l'utilisation intelligente des logiciels.