Efficienza totale per un ampio portafoglio SAP

Inter Mutuelles Assistance (IMA) è uno dei maggiori riassicuratori francesi. Dal 2013 IMA utilizza prevalentemente soluzioni SAP (ERP ECC, SAP CRM ecc.). Con 45 milioni di assicurati, IMA gestisce più di 3,4 milioni di casi all'anno, ovvero una persona ogni 7 secondi. Un'attività gestita in gran parte in SAP ECC. La gestione delle licenze SAP ha svolto un ruolo importante in IMA fin dall'inizio, poiché SAP rappresenta il costo più elevato delle licenze all'interno del portafoglio software del gruppo. Non si trattava solo di gestire questo produttore di software. L'azienda era alla ricerca di opzioni per una maggiore efficienza complessiva, cioè per spendere meno in licenze.

Il reparto IT non disponeva di una panoramica completa di tutte le licenze SAP e del loro utilizzo. Inoltre, non aveva accesso a dati precisi sul consumo. Questa carenza ha portato all'introduzione della gestione degli asset software nel 2018 e alla creazione di una posizione SAM a tempo pieno nel team IT. Una delle difficoltà dell'IMA è rappresentata dalle forti fluttuazioni stagionali degli orari di lavoro del personale. Da giugno a settembre, il numero di consulenti può aumentare del 30-40%. Ciò significa che il numero di licenze SAP deve essere aumentato di conseguenza, ma solo temporaneamente. Complessivamente, il numero di utenti SAP oscilla tra 3.000 e 4.000.

Una volta implementato l'approccio SAM in azienda, IMA ha cercato uno strumento adatto per automatizzare i processi e aumentare ulteriormente l'efficienza. La gestione manuale delle licenze era troppo complessa e dispendiosa in termini di tempo e non era sufficiente per preparare adeguatamente gli audit annuali SAP. L'assicuratore ha scelto USU Software Asset Management, in quanto il fornitore tedesco di SAM ha decenni di esperienza nel trattare con grandi produttori di software e gestisce uno strumento speciale per la gestione delle licenze SAP. Dopo il lancio della soluzione USU, il team SAM dell'assicuratore ha iniziato a registrare i dati delle licenze dei suoi circa 4.000 utenti SAP. Dopo aver raccolto e normalizzato i dati di licenza richiesti, il team ha continuato a impostare i processi di reporting.

La priorità assoluta era difendere gli interessi del Gruppo negli audit annuali di SAP. Il passo successivo è stato quello di rendere più efficiente la gestione delle licenze SAP e di ottimizzare i costi delle licenze. In genere si trattava delle licenze per gli utenti nominati, ma anche della pianificazione anticipata dei requisiti di licenza per la migrazione a S/4HANA, del calcolo di metriche aggiuntive che influiscono sui costi delle licenze, della gestione dell'accesso indiretto (accesso digitale) e infine della considerazione delle istanze cloud. Per affrontare con successo i compiti di ottimizzazione, era essenziale ridurre il tempo dedicato alla sola raccolta di informazioni. Lo strumento USU SAM è stato di grande aiuto grazie ai suoi processi automatizzati.

Grazie a metodi di inventario flessibili e automatizzati, IMA ha ottenuto un'elevata qualità e precisione dei dati su tutta l'infrastruttura IT nel più breve tempo possibile. Inoltre, IMA è stata in grado di monitorare le variazioni nell'utilizzo delle licenze quasi in tempo reale e di anticipare meglio la necessità di nuove acquisizioni grazie alle simulazioni delle licenze. Questo ha permesso al team IT di pianificare un budget valido basato sui fatti e di gestire in modo ottimale il budget annuale in base all'utilizzo effettivo. Il ritorno sull'investimento (ROI) dello strumento è derivato dalla notevole quantità di tempo risparmiata dal SAM manager e dall'assegnazione delle licenze SAP in base alle esigenze. I rischi di conformità nell'ambito degli audit software appartengono al passato dopo l'implementazione del SAM.