Efficacité totale du portefeuille SAP

Inter Mutuelles Assistance (IMA) est l'un des plus grands réassureurs en France. Depuis 2013, IMA utilise majoritairement des solutions SAP (ERP ECC, SAP CRM, etc.). Avec 45 millions d'assurés, IMA traite plus de 3,4 millions de dossiers par an, soit une personne toutes les 7 secondes. Une activité largement gérée par SAP ECC. La gestion des licences SAP a joué un rôle important chez IMA depuis le début, car SAP représente les coûts de licence les plus élevés dans le portefeuille de logiciels du groupe. 

Le service informatique ne disposait pas d'une vue d'ensemble de toutes les licences SAP et de leur utilisation. En outre, il n'avait pas accès à des données de consommation précises. C'est cette lacune qui a motivé l'introduction de la gestion des actifs logiciels en 2018 et la création d'un poste SAM à temps plein au sein de l'équipe informatique. L'une des difficultés d'IMA réside dans les fortes fluctuations saisonnières des horaires de travail du personnel. De juin à septembre, le nombre de consultants peut augmenter de 30 à 40 %. Cela signifie que le nombre de licences SAP doit être augmenté en conséquence, mais seulement temporairement. Globalement, le nombre d'utilisateurs SAP oscille entre 3 000 et 4 000.

Une fois l'approche SAM mise en place dans l'entreprise, IMA a finalement cherché un outil approprié pour automatiser les processus et améliorer encore l'efficacité. La gestion manuelle des licences était trop complexe, prenait trop de temps et ne permettait pas de préparer correctement les audits SAP annuels. L'assureur a choisi USU Software Asset Management, car le fournisseur allemand de SAM a des dizaines d'années d'expérience avec les grands fabricants de logiciels et exploite un outil spécial de gestion des licences SAP. Après le lancement de la solution USU, l'équipe SAM de l'assureur a commencé à enregistrer les données relatives aux licences de ses quelque 4 000 utilisateurs SAP. Après avoir collecté et normalisé les données de licence requises, l'équipe a continué à mettre en place les processus de reporting.

La priorité absolue était de défendre les intérêts du groupe lors des audits SAP annuels. L'étape suivante consistait à rendre la gestion des licences SAP plus efficace et à optimiser les coûts des licences. Typiquement, cela concernait les licences pour les utilisateurs nommés, mais aussi la planification anticipée des besoins en licences pour la migration S/4HANA, le calcul de métriques supplémentaires affectant les coûts de licence, la gestion de l'accès indirect (accès numérique) et enfin la prise en compte des instances en nuage. Pour mener à bien les tâches d'optimisation, il était essentiel de réduire le temps consacré à la collecte d'informations. L'outil USU SAM a été d'une grande aide à cet égard grâce à ses processus automatisés.

Grâce à des méthodes d'inventaire flexibles et automatisées, IMA a obtenu une qualité et une précision élevées des données pour l'ensemble de son infrastructure informatique, et ce dans les plus brefs délais. En outre, IMA a pu suivre l'évolution de l'utilisation des licences presque en temps réel et mieux anticiper le besoin de nouvelles acquisitions grâce à des simulations de licences. L'équipe informatique a ainsi pu planifier un budget valide basé sur des faits et gérer de manière optimale le budget annuel en fonction de l'utilisation réelle. Le retour sur investissement (ROI) de l'outil provient du gain de temps significatif du gestionnaire SAM ainsi que de l'allocation des licences SAP en fonction des besoins. Les risques de conformité dans le cadre d'audits de logiciels appartiennent au passé depuis la mise en place du SAM.