ÖBB si affida alla gestione delle licenze

Un lungo percorso. Un risultato che dura nel tempo.

ÖBB ha raggiunto un traguardo importante: un sistema di gestione delle licenze software solido e riconosciuto a livello aziendale. Anche in un contesto IT complesso, con dati difficili da reperire, il team ha costruito una base stabile – sia sul piano tecnico che organizzativo. Oggi, la gestione delle licenze è integrata e ben accolta in tutta l’azienda. Ed è uno dei motivi del loro successo.

Un contesto complesso, tra struttura IT articolata e dati poco affidabili

ÖBB parte da una realtà decentralizzata, con numerose aziende, sedi e team IT. A questo si aggiunge un panorama software variegato: centinaia di prodotti e regole di licenza diverse. Inserire i dati a mano richiedeva tempo ed esponeva a errori.

Nel 2014 è iniziato il progetto per introdurre USU Software Asset Management. La sfida era chiara: tante piattaforme, poche risorse. Ma il team non si è fermato. In poco tempo ha gestito requisiti e licenze software, coinvolgendo persone da diversi reparti IT, come i coordinatori delle licenze e gli owner delle applicazioni.

Da lì è iniziato un vero lavoro pionieristico: sono stati definiti processi, stabilite regole chiare e raccolti i dati delle licenze Microsoft in modo centralizzato. Il test è andato a buon fine. Ma il vero banco di prova è arrivato dopo: raccogliere, consolidare e pulire i dati in tutti i comparti IT. Ostacoli tecnici? Tanti. Mancavano interfacce, dati Citrix, assegnazioni degli host. Ma passo dopo passo, tutto è stato risolto.

Le sfide in sintesi:

• Stabilire una gestione centralizzata delle licenze software in tutto il Gruppo.
• Definire con chiarezza ruoli, responsabilità e processi standardizzati
• Introdurre con successo un sistema SAM per client e server
• Ridurre significativamente i costi di approvvigionamento IT
• Garantire la conformità delle licenze anche in un ambiente IT eterogeneo.

Un obiettivo preciso. Un sistema su cui contare.

ÖBB cercava un sistema centralizzato e basato su strumenti per gestire le licenze software. Il punto di partenza? Un database trasparente e affidabile, capace di garantire compliance continua. Dopo un’attenta analisi del mercato, la scelta è caduta su USU: la combinazione vincente di tecnologia adatta e competenza consolidata.

La decisione arriva a metà 2015. I dati vengono importati con successo nella nostra soluzione e il sistema entra subito in funzione. L’esperienza acquisita diventa il motore per i passaggi successivi: dall’analisi delle licenze Adobe a quelle Oracle, la conformità è garantita anche per questi vendor. Un passo dopo l’altro, ÖBB rafforza il controllo e l’efficienza.

Gli obiettivi del progetto

• Aumentare la consapevolezza sul valore della gestione delle licenze software in tutto il Gruppo ÖBB
• Introdurre una gestione delle licenze standardizzata, con processi chiari e ruoli distribuiti
• Garantire la compliance grazie a dati sempre aggiornati su contratti e utilizzo
• Ottimizzare contratti e acquisti, sfruttando la trasparenza su esigenze, licenze inutilizzate e opportunità di risparmio
• Supportare decisioni più rapide e informate, grazie a dati affidabili e report mirati

• Introduzione della gestione centralizzata delle licenze
• Installazione dell'ambiente di prova con gestione delle licenze per i client
• Raccolta e consolidamento dei dati distribuiti in modo eterogeneo
• Sviluppo di interfacce e connettori standard
• Ottimizzazione della qualità dei dati
• Gestione delle licenze per i prodotti Microsoft da metà 2015 e per Adobe dal 2016
• Integrazione successiva di altri dati di produttori (Oracle, IBM, VMWare)