ÖBB mise sur l'ITAM

Un long chemin vers une réussite durable

ÖBB a franchi des étapes importantes dans la mise en place d’une gestion de ses licences logicielles à l’échelle de l’entreprise. Malgré un environnement informatique complexe et des données souvent difficiles d’accès, une base solide a été construite, à la fois sur le plan technique et organisationnel. Aujourd’hui, la gestion des licences est largement adoptée au sein du groupe – un facteur clé de réussite.

Une structure complexe et une qualité de données limitée

La structure décentralisée d’ÖBB, développée au fil du temps, a représenté un défi majeur pour instaurer une gestion des licences homogène. Plusieurs entités, de nombreux sites et départements informatiques, et des centaines de produits logiciels aux règles de licence variées : autant de facteurs qui ont rendu la saisie manuelle des données fastidieuse, chronophage et source d’erreurs et .

En 2014, l’équipe projet a lancé l’implémentation de USU Software Asset Management. Le défi était de taille : peu de ressources, de nombreux systèmes. Pourtant, la gestion des besoins en logiciels et des licences a pu être déployée rapidement. Des collaborateurs de différents domaines informatiques ont été intégrés au projet, en tant que coordinateurs ou responsables d’applications.

Un véritable travail de structuration a suivi : mise en place de processus, définition de conditions cadres, centralisation et structuration des données de licence Microsoft. Après une phase pilote concluante, l’enjeu principal a consisté à collecter, consolider et nettoyer les données dans l’ensemble des environnements IT. L’équipe a également surmonté plusieurs obstacles techniques, tels que l’absence d’interfaces, la gestion des données Citrix ou l’affectation des hôtes.

Les défis en un coup d'œil :

• Mettre en place une gestion centralisée des licences logicielles dans l'ensemble du groupe
• Définir clairement les rôles, les responsabilités et les processus standardisés
• Introduire avec succès un système SAM pour les clients et les serveurs
• Réduire considérablement les coûts d'acquisition informatique
• Assurer la conformité des licences même dans un environnement informatique diversifié

Un objectif clair et une mise en œuvre réussie

L’objectif était clairement défini : instaurer une gestion centralisée et outillée des licences logicielles, reposant sur une base de données fiable et transparente pour garantir en permanence la conformité. Après une analyse approfondie du marché, ÖBB a choisi USU Software Asset Management – pour sa technologie adaptée et notre solide expérience.

À la mi-2015, la solution USU a été mise en production avec succès. Les données ont été intégrées sans difficulté, et les retours d’expérience ont directement nourri les étapes suivantes – notamment l’analyse des licences Adobe et Oracle. Progressivement, ÖBB a également sécurisé la conformité pour ces éditeurs.

Objectifs du projet

• Sensibiliser l’ensemble du groupe ÖBB à la valeur ajoutée d’une gestion efficace des licences logicielles.

• Déployer une gestion des licences unifiée à l’échelle du groupe, avec des processus clairs et des responsabilités décentralisées.

• Garantir la conformité logicielle grâce à des données contractuelles et d’utilisation fiables et à jour.

• Optimiser les contrats et les achats en identifiant les besoins, les licences disponibles et les économies potentielles – base essentielle pour une facturation groupée.

• Accélérer la prise de décision et l’aligner sur des données actuelles et des rapports pertinents. 

• Introduction d'une gestion centralisée des licences
• Installation de l'environnement de test avec la gestion des licences pour les clients
• Collecte et consolidation des données réparties de manière hétérogène
• Développement d'interfaces et de connecteurs standards
• Optimisation de la qualité des données
• Gestion des licences pour les produits Microsoft et Adobe 
• Connexion successive d'autres données de fabricants (Oracle, IBM, VMWare)