ÖBB setzen auf Lizenz-management

Ein langer Weg – mit nachhaltigem Erfolg

Die ÖBB haben beim Aufbau eines unternehmensweiten Software-Lizenzmanagements viel bewegt. Trotz einer komplexen IT-Landschaft und teils schwer zugänglicher Daten wurde Schritt für Schritt eine solide Basis geschaffen – technisch wie organisatorisch. Heute ist Lizenzmanagement im Unternehmen breit akzeptiert. Ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Komplexe IT- und Unternehmensstruktur und fehlende Datenqualität

Die gewachsene, dezentrale Struktur der ÖBB stellte beim Aufbau eines einheitlichen Lizenzmanagements eine große Herausforderung dar. Unterschiedliche Gesellschaften, zahlreiche Standorte und IT-Abteilungen – und hunderte eingesetzte Software-Produkte mit verschiedensten Lizenzregeln. Die manuelle Datenerfassung war aufwändig, fehleranfällig und kostete viel Zeit.

2014 startete das Projektteam mit einem Konzept für die Einführung von USU Software Asset Management. Die Herausforderung: wenige Ressourcen, viele Systeme. Trotzdem gelang es, das Softwarebedarfs- und Lizenzmanagement schnell umzusetzen. Mitarbeitende aus verschiedenen IT-Bereichen wurden eingebunden – als Lizenzkoordinatoren und Application Owner.

Es folgte echte Pionierarbeit: Prozesse und Rahmenbedingungen wurden geschaffen, die Microsoft-Lizenzdaten zentral erfasst und aufbereitet. Nach einem erfolgreichen Testlauf begann die eigentliche Herausforderung: Daten sammeln, zusammenführen, bereinigen – über alle IT-Domänen hinweg. Dabei mussten technische Stolpersteine wie fehlende Schnittstellen, Citrix-Daten oder Host-Zuordnungen gelöst werden.

Die Herausforderungen auf einen Blick:

• Zentrales Software-Lizenzmanagement im gesamten Konzern aufbauen
• Rollen, Zuständigkeiten und standardisierte Prozesse klar definieren
• Ein SAM-System für Clients und Server erfolgreich einführen
• IT-Beschaffungskosten deutlich senken
• Lizenz-Compliance auch in einer vielfältigen IT-Umgebung sicherstellen

Das Ziel war klar: ein zentral gesteuertes, toolbasiertes Lizenzmanagement mit einer zuverlässigen und transparenten Datenbasis, um jederzeit Compliance sicherzustellen. Nach einer umfassenden Marktanalyse fiel die Entscheidung auf USU – wegen der passenden Technologie und unserer langjährigen Erfahrung.

Mitte 2015 war es geschafft: Der Datenimport in die USU-Lösung war erfolgreich, das System ging produktiv. Die gesammelten Erfahrungen flossen direkt in die nächsten Schritte ein – etwa bei der Lizenzanalyse für Adobe und Oracle. Schritt für Schritt wurde so auch für diese Hersteller die Compliance sichergestellt.

Ziele des Projekts

• Das Bewusstsein für den Wert von Software-Lizenzmanagement in der gesamten ÖBB-Gruppe stärken
• Ein konzernweites, einheitliches Lizenzmanagement mit klar definierten Prozessen und dezentralen Zuständigkeiten etablieren
• Software-Lizenz-Compliance sicherstellen – durch verlässliche und aktuelle Daten zu Lizenzverträgen und Nutzung
• Verträge und Einkauf optimieren – mit Transparenz über Bedarf, freie Lizenzen und Einsparpotenziale durch Bündelungen, als Basis für die konzernweite Verrechnung
• Schnellere und fundierte Entscheidungen ermöglichen – dank aktueller Daten und aussagekräftiger Reports

• Einführung eines zentralen Lizenzmanagements
• Installation der Testumgebung mit dem Lizenzmanagement für Clients
• Sammeln und Konsolidieren der heterogen verteilten Daten
• Entwickeln von Schnittstellen und Standardkonnektoren
• Optimerung der Datenqualität
• Lizenzmanagement für Microsoft-Produkte ab Mitte 2015 sowie für Adobe ab 2016
• Sukzessive Anbindung weiterer Hersteller-Daten (Oracle, IBM, VMWare)