Auf einen Blick
Die Organisation
Globales Energieunternehmen mit Sitz in Großbritannien
Branche
Öl & Gas
USU Lösung
Die Herausforderung
„Einfach verlängern, wir haben genügend Budget!“ So lautete die Software-Strategie vieler Geschäftsbereiche dieses weltweit tätigen, in der EU ansässigen Energieunternehmens, als es wuchs. Die Ge-schäftsbereiche hatten ihre eigenen Softwarebudgets und verwalteten ihre Lizenz-Verlängerungen, was zu doppelten Verträgen und unnötigen Kosten führte. Die Komplexität wurde durch die weit verzweigte globale Struktur des Unternehmens zusätzlich erhöht. Außerdem wurde eine breite Palette von Softwareprodukten eingesetzt, darunter auch teure Spezialsoftware, für die jeweils eigene komplexe Lizenzierungskriterien galten. Das SAM-Team musste die Ausgaben erheblich reduzieren, auch für Software-Audits, da das Unternehmen „das bezahlte, was der Anbieter für richtig hielt“.
Die Lösung
Das SAM-Team führte USU Software Asset Management und Prozesse ein, um die Beteiligten einzubinden und die richtigen Daten im Tool abzubilden. Die 20 wichtigsten Softwareanbieter wurden zuerst berück-sichtigt. Mehr als 40 Datenquellen ermöglichten einen präzisen Überblick über die globale Compliance. Die USU-Lösung verschaffte Transparenz über die die Softwarenutzung und die Vertragsbedingungen. Diese Daten halfen dem SAM-Team, doppelte Kosten zu vermeiden und Prozesse rund um den Einkauf zu etablieren. Im Rahmen der Umstellung auf die Cloud migrierte das Team auch fünf eigens eingerichtete Rechenzentren in die Cloud, wodurch die Gesamtausgaben für Software reduziert und die SAM-Prozesse ausgereift wurden.
Das Ergebnis
Die Verwaltung der eingesetzten Software und der Softwareanbieter in einem einzigen System hat dem SAM-Team geholfen, viele interne Hindernisse zu überwinden. Insgesamt wurden mehr als 260 Anbieter in das System aufgenommen und verwaltet. In den Jahren nach der Implementierung konnte das Unternehmen jährlich 10 Millionen Dollar einsparen. Zu diesem Erfolg gehört, dass doppelte Ausgaben, „unbe-grenzte Nutzung“ und automatische Verlängerungen abgeschafft wurden. Außerdem wurden kostengünstigere Alternativen zu Anbietern wie AWS und Microsoft gefunden. Der Einsatz der USU-Lösung hat auch die Auditbereitschaft des Unternehmens verbessert und ermöglicht es dem SAM-Team und der Beschaffungsabteilung, Verträge und Lieferan-tenbeziehungen proaktiv gemeinsam zu verwalten.
