La transformation de Haufe Group est exemplaire. En deux décennies, cette entreprise de taille moyenne, qui était à la base une maison d’édition, s’est réinventée pour se lancer dans l’édition de logiciels. Forte de cette expérience, elle souhaite aussi adopter le numérique pour la gestion de ses licences. Compte tenu de la diversité de ses logiciels et de ses sites, elle ne peut désormais se passer d’une vue d’ensemble permanente de toutes ses licences et de leur utilisation.
Haufe Group convainc Microsoft lors d’un audit
En l’espace de deux mois, l’équipe projet a réussi à implémenter et déployer USU Software Asset Management ainsi que l’outil de discovery, tout en re-documentant et en optimisant plus de trente processus existants. En se basant sur le bilan de licences, Haufe Group a pu mettre en œuvre des modèles de licences plus adaptés dans le cadre d’un audit, tout en conservant une bonne relation avec Microsoft.
Les architectures IT ne sont pas des solutions isolées. Au cours de l’implémentation de USU Software Asset Management, les employés du service d’assistance IT ont pris connaissance des données générées par l’outil, ce qui a permis de les utiliser à une échelle interfonctionnelle.
Ramona Knäble, responsable des licences, Haufe Group
Le groupe en un clin d’œil
Organization
Haufe Group
Branche d’activité
Éditeur de logiciels
Nombre d’employés (2017)
Environ 1900
Chiffre d’affaires
343 millions € (Juin 2017)
Site Web
www.haufegroup.com
Contexte
Réalisation d’un bilan de licences intégré pour les logiciels utilisés par Haufe Group, à l’aide de métriques de licence adaptées, en intégrant et en surveillant des portails Cloud.
Solutions mises en œuvre
- USU Software Asset Management
- Outil de discovery pour la collecte de données
- Services gérés USU
- Conseil SAM et assistance pour les audits
- Formations SAM
About the Haufe Group
Basé à Fribourg en Allemagne, Haufe Group compte 19 filiales dans le monde. Son portefeuille de services s’articule autour des 3 piliers de l’entreprise : l’humain, l’organisation et la technologie/ les systèmes. Le groupe propose notamment des services d’information, des portails et des logiciels spécialisés, ainsi que des séminaires et des services de conseil sur le développement personnel et organisationnel des entreprises.
Les étapes du projet
- Bilan de licences pour tous les produits Microsoft à l’aide de métriques adaptées
- Intégration et surveillance de portails Cloud
Les services gérés USU piliers des prochaines étapes
Après la réussite de l’implémentation initiale, le projet se poursuit, car il a donné un nouvel élan à la gestion des licences au sein de Haufe Group. Ainsi, d’autres éditeurs de logiciels devraient-ils être intégrés de façon permanente. Pour cette nouvelle étape, Haufe Group pourra encore une fois de plus compter sur le soutien des services gérés d’USU.
Objectifs du projet
- Réalisation d’un bilan automatisé de licences
- Gestion du risque financier
- Réutilisation des licences (pas d’achats supplémentaires)
- Optimisation des coûts grâce à un contrat optimal
- Gain de transparence qui facilite les négociations
- Amélioration de la qualité des données
- Accompagnement de l’optimisation des processus
Pourquoi avoir choisi USU?
- Très bon accompagnement lors de la preuve de faisabilité
- Grande expérience de la gestion des licences
- Solution intuitive et conviviale
- Offre globale alliant technologie, conseil et service
- Approche orientée client et service
- Forte réactivité à chaque phase du projet
USU Software Asset Management pour une gestion des licences avancée
Depuis l’implémentation de la solution, Haufe Group dispose d’une vue claire des licences et de leur utilisation dans USU Software Asset Management. Le groupe a franchi une étape décisive pour garantir la conformité et est passé à la vitesse supérieure en matière de gestion des licences, et ce, dans un délai réduit.
Un backlog spécifique au SAM a été défini et une refonte de l’Active Directory a été engagée parallèlement au projet SAM. Ainsi, l’ensemble du groupe bénéficie-t-il de données de meilleure qualité. L’outil fournit aux employés du service IT, des données supplémentaires telles que des informations sur les appareils, les utilisateurs principaux ou la version du BIOS.
Cette précision permet de standardiser et d’uniformiser l’utilisation des licences et facilite la gestion des arrivées et des départs d’employés. Tout cela profite directement au service IT.
Solutions mises en œuvre
License Management
Outil de discovery pour la collecte de données
Services gérés USU
Conseil SAM et assistance pour les audits
Formations SAM
Une équipe interfonctionnelle garantit le succès
Pour la mise en œuvre, le poste de Gestionnaire des licences a été créé. Pour garantir la réussite de l’initiative c’est la direction qui a proposé déploiement d’USU Software Asset Management en lui allouant un budget spécial. L’équipe de projet a compté jusqu’à dix personnes, parmi lesquelles un chef de projet, une gestionnaire des licences, un développeur sénior, un conseiller juridique, un ingénieur spécialiste des spécifications, un ingénieur spécialiste des processus et un responsable technique, ainsi qu’un consultant technique, un consultant en gestion de projet et un technicien mandatés par USU. La composante interfonctionnelle de cette équipe a largement contribué au succès de cette initiative.
Deux mois pour obtenir un bilan clair et complet des licences
Après une brève phase d’exploration et une preuve de faisabilité en novembre 2016, l’outil USU Software Asset Management a été déployé dans l’entreprise. La plateforme USU était la seule à répondre aux exigences élevées de Haufe Group en termes de SAM. Il a fallu à peine deux mois pour obtenir un bilan des licences. Depuis, la solution USU Software Asset Management veille entre autres à ce que les licences Microsoft utilisées soient à jour et gérées en toute transparence. Pas de doublon, pas de licence non utilisée.
Et votre bilan ?
Avec USU Software Asset Management, vous faites rapidement un bilan de vos licences. La plateforme couvre les principaux éditeurs, tels qu’IBM, Microsoft, Oracle et SAP. L'outil SAM effectue avec précision des calculs complexes relatifs aux serveurs, aux clients, aux appareils mobiles et au cloud pour vous permettre jusqu’à 30 % d’économies.
Haufe Group actualise ses données de licensing
Une analyse réelle des licences et l’examen de la solution existante, Miss Marple, ont révélé qu’il était impossible d’obtenir un bilan de licences continu et pertinent. L’entreprise a donc décidé de moderniser sa gestion des actifs logiciels (SAM), pour obtenir une visibilité optimale sur les licences, et ce, de façon permanente, automatisée et durable. Toutes les filiales du groupe ont été impliquées dans ce projet, qui nécessitait par ailleurs de documenter et d’optimiser de nombreux processus.