Haufe Group modernise la gestion de ses licences

Clarté sur votre parc logiciel avec USU Software Asset Management
Haufe Group

La transformation de Haufe Group est exemplaire. En deux dĂ©cennies, cette entreprise de taille moyenne, qui Ă©tait Ă  la base une maison d’édition, s’est rĂ©inventĂ©e pour se lancer dans l’édition de logiciels. Forte de cette expĂ©rience, elle souhaite aussi adopter le numĂ©rique pour la gestion de ses licences. Compte tenu de la diversitĂ© de ses logiciels et de ses sites, elle ne peut dĂ©sormais se passer d’une vue d’ensemble permanente de toutes ses licences et de leur utilisation.

Haufe Group convainc Microsoft lors d’un audit

En l’espace de deux mois, l’équipe projet a rĂ©ussi Ă  implĂ©menter et dĂ©ployer USU Software Asset Management ainsi que l’outil de discovery, tout en re-documentant et en optimisant plus de trente processus existants. En se basant sur le bilan de licences, Haufe Group a pu mettre en Ɠuvre des modĂšles de licences plus adaptĂ©s dans le cadre d’un audit, tout en conservant une bonne relation avec Microsoft.

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Les architectures IT ne sont pas des solutions isolĂ©es. Au cours de l’implĂ©mentation de USU Software Asset Management, les employĂ©s du service d’assistance IT ont pris connaissance des donnĂ©es gĂ©nĂ©rĂ©es par l’outil, ce qui a permis de les utiliser Ă  une Ă©chelle interfonctionnelle.

Ramona KnÀble, responsable des licences, Haufe Group

Le groupe en un clin d’Ɠil

Organization

Haufe Group

Branche d’activitĂ©

Éditeur de logiciels

Nombre d’employĂ©s (2017)

Environ 1900

Chiffre d’affaires

343 millions € (Juin 2017)

Site Web

www.haufegroup.com

Contexte

RĂ©alisation d’un bilan de licences intĂ©grĂ© pour les logiciels utilisĂ©s par Haufe Group, Ă  l’aide de mĂ©triques de licence adaptĂ©es, en intĂ©grant et en surveillant des portails Cloud.

Solutions mises en Ɠuvre

About the Haufe Group

BasĂ© Ă  Fribourg en Allemagne, Haufe Group compte 19 filiales dans le monde. Son portefeuille de services s’articule autour des 3 piliers de l’entreprise : l’humain, l’organisation et la technologie/ les systĂšmes. Le groupe propose notamment des services d’information, des portails et des logiciels spĂ©cialisĂ©s, ainsi que des sĂ©minaires et des services de conseil sur le dĂ©veloppement personnel et organisationnel des entreprises.

Les Ă©tapes du projet

  • Bilan de licences pour tous les produits Microsoft Ă  l’aide de mĂ©triques adaptĂ©es
  • IntĂ©gration et surveillance de portails Cloud

Les services gérés USU piliers des prochaines étapes

AprĂšs la rĂ©ussite de l’implĂ©mentation initiale, le projet se poursuit, car il a donnĂ© un nouvel Ă©lan Ă  la gestion des licences au sein de Haufe Group. Ainsi, d’autres Ă©diteurs de logiciels devraient-ils ĂȘtre intĂ©grĂ©s de façon permanente. Pour cette nouvelle Ă©tape, Haufe Group pourra encore une fois de plus compter sur le soutien des services gĂ©rĂ©s d’USU.

Objectifs du projet

  • RĂ©alisation d’un bilan automatisĂ© de licences
  • Gestion du risque financier
  • RĂ©utilisation des licences (pas d’achats supplĂ©mentaires)
  • Optimisation des coĂ»ts grĂące Ă  un contrat optimal
  • Gain de transparence qui facilite les nĂ©gociations
  • AmĂ©lioration de la qualitĂ© des donnĂ©es
  • Accompagnement de l’optimisation des processus

Pourquoi avoir choisi USU?

  • TrĂšs bon accompagnement lors de la preuve de faisabilitĂ©
  • Grande expĂ©rience de la gestion des licences
  • Solution intuitive et conviviale
  • Offre globale alliant technologie, conseil et service
  • Approche orientĂ©e client et service
  • Forte rĂ©activitĂ© Ă  chaque phase du projet

USU Software Asset Management pour une gestion des licences avancée

Depuis l’implĂ©mentation de la solution, Haufe Group dispose d’une vue claire des licences et de leur utilisation dans USU Software Asset Management. Le groupe a franchi une Ă©tape dĂ©cisive pour garantir la conformitĂ© et est passĂ© Ă  la vitesse supĂ©rieure en matiĂšre de gestion des licences, et ce, dans un dĂ©lai rĂ©duit.

Un backlog spĂ©cifique au SAM a Ă©tĂ© dĂ©fini et une refonte de l’Active Directory a Ă©tĂ© engagĂ©e parallĂšlement au projet SAM. Ainsi, l’ensemble du groupe bĂ©nĂ©ficie-t-il de donnĂ©es de meilleure qualitĂ©. L’outil fournit aux employĂ©s du service IT, des donnĂ©es supplĂ©mentaires telles que des informations sur les appareils, les utilisateurs principaux ou la version du BIOS.

Cette prĂ©cision permet de standardiser et d’uniformiser l’utilisation des licences et facilite la gestion des arrivĂ©es et des dĂ©parts d’employĂ©s. Tout cela profite directement au service IT.

Solutions mises en Ɠuvre

License Management

Outil de discovery pour la collecte de données

Services gérés USU

Conseil SAM et assistance pour les audits

Formations SAM

Une Ă©quipe interfonctionnelle garantit le succĂšs

Pour la mise en Ɠuvre, le poste de Gestionnaire des licences a Ă©tĂ© crĂ©Ă©. Pour garantir la rĂ©ussite de l’initiative c’est la direction qui a proposĂ© dĂ©ploiement d’USU Software Asset Management en lui allouant un budget spĂ©cial. L’équipe de projet a comptĂ© jusqu’à dix personnes, parmi lesquelles un chef de projet, une gestionnaire des licences, un dĂ©veloppeur sĂ©nior, un conseiller juridique, un ingĂ©nieur spĂ©cialiste des spĂ©cifications, un ingĂ©nieur spĂ©cialiste des processus et un responsable technique, ainsi qu’un consultant technique, un consultant en gestion de projet et un technicien mandatĂ©s par USU. La composante interfonctionnelle de cette Ă©quipe a largement contribuĂ© au succĂšs de cette initiative.

Deux mois pour obtenir un bilan clair et complet des licences

AprĂšs une brĂšve phase d’exploration et une preuve de faisabilitĂ© en novembre 2016, l’outil USU Software Asset Management a Ă©tĂ© dĂ©ployĂ© dans l’entreprise. La plateforme USU Ă©tait la seule Ă  rĂ©pondre aux exigences Ă©levĂ©es de Haufe Group en termes de SAM. Il a fallu Ă  peine deux mois pour obtenir un bilan des licences. Depuis, la solution USU Software Asset Management veille entre autres Ă  ce que les licences Microsoft utilisĂ©es soient Ă  jour et gĂ©rĂ©es en toute transparence. Pas de doublon, pas de licence non utilisĂ©e.

Deux mois pour obtenir un bilan clair et complet des licences

Et votre bilan ?

Avec USU Software Asset Management, vous faites rapidement un bilan de vos licences. La plateforme couvre les principaux Ă©diteurs, tels qu’IBM, Microsoft, Oracle et SAP. L'outil SAM effectue avec prĂ©cision des calculs complexes relatifs aux serveurs, aux clients, aux appareils mobiles et au cloud pour vous permettre jusqu’à 30 % d’économies.

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Haufe Group actualise ses données de licensing

Une analyse rĂ©elle des licences et l’examen de la solution existante, Miss Marple, ont rĂ©vĂ©lĂ© qu’il Ă©tait impossible d’obtenir un bilan de licences continu et pertinent. L’entreprise a donc dĂ©cidĂ© de moderniser sa gestion des actifs logiciels (SAM), pour obtenir une visibilitĂ© optimale sur les licences, et ce, de façon permanente, automatisĂ©e et durable. Toutes les filiales du groupe ont Ă©tĂ© impliquĂ©es dans ce projet, qui nĂ©cessitait par ailleurs de documenter et d’optimiser de nombreux processus.

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