Principal fournisseur de services de mobilité en Autriche, le groupe ÖBB transporte chaque année quelque 460 millions de voyageurs et plus de 111 millions de tonnes de marchandises dans le respect de l’environnement. Avec un taux de ponctualité supérieur à 96 %, ÖBB figure parmi les réseaux les plus performants d’Europe. Fort d’environ 40 000 employés, le groupe propose une gamme complète de services. Pour réaliser l’implémentation à l’échelle du groupe d’un système de gestion des licences logicielles basé sur un outil, ÖBB fait appel depuis 2014 à l’expertise et à la technologie d’USU
L’impact possitif
ÖBB a réalisé une avancée considérable pour une gestion unifiée des licences logicielles. En dépit d’un paysage informatique hétérogène et complexe, d’une collecte difficile des données, il a été possible, de poser les bases organisationnelles et techniques de cette nouvelle gestion. Depuis sa mise en place, la gestion des licences a été largement acceptée a
La réussite de ce projet récompense la mise en œuvre d’un processus de transformation de grande envergure. Si ce projet nous a permis de gagner du temps et de réaliser des économies, il nous a également aidés à sensibiliser l’ensemble de nos collaborateurs à la question de la gestion des licences logicielles. C’est un vrai succès. .
Hirsa Navid, gestionnaire de licences et directrice commerciale chez ÖBB Business Competence Center IT GmbH
Le groupe en un clin d’œil
Organisation
ÖBB (Chemins de fer fédéraux autrichiens/ Österreichische Bundesbahnen AG)
Branche d’activité
Le rail
Nombre de salariés (2016)
40 000 environ
Chiffre d’affaires (2016)
Plus de 5,3 milliards d’euros
Solution
Site Web
konzern.oebb.at
À propos des chemins de fer autrichiens
ÖBB en Autriche est synonyme de mobilité. Environ 460 millions de voyageurs ont recours chaque année aux différents services de cette compagnie qui a vu le jour en 1923. Au fil des décennies, elle a connu une série de restructurations et de réorganisations. Aujourd’hui, ÖBB Holding AG, chapeaute principalement trois filiales opératives : ÖBB Personenverkehr AG, Rail Cargo Austria AG et ÖBB Infrastruktur AG.
Les étapes du projet
- Centraliser la gestion des licences (rôles, processus, documentation, etc.)
- Installation de l’environnement de test avec USU Software Asset Management pour les clients
- Collecte et consolidation de données hétérogènes partagées
- Développement d’interfaces et de connecteurs standard pour optimiser la qualité des données
- Extension du système de gestion de licences aux produits Microsoft en 2015 et aux produits Adobe en 2016
Les défis
- Définir et attribuer les rôles et les responsabilités, mettre au point des processus standardisés visant à assurer une gestion unifiée et centralisée des licences logicielles à l’échelle du groupe
- Implémenter un système de gestion des actifs logiciels afin d’aider à la gestion des licences dans les domaines client et serveur
- Obtenir des avantages financiers significatifs au niveau de l’approvisionnement informatique en améliorant les capacités de négociation de l’organisation face aux grands éditeurs de logiciels
- Atteindre et garantir la conformité dans un environnement très hétérogène
Pourquoi USU?
- La technologie USU Software Asset Management répond parfaitement aux besoins fonctionnels du groupe ÖBB
- La flexibilité de ses logiciels et l’expérience de ses conseillers, permet à USUde réorienter la structure organisationnelle complexe et hétérogène du groupe, ainsi que les exigences individuelles des utilisateurs, pour les rapprocher des besoins des clients
- La forte capacité d’intégration et les interfaces assurent une excellente qualité des données
- Un bon rapport qualité-prix et la réalisation réussie de projets similaires
Objectifs du projet
- Faire prendre conscience de la valeur de la gestion des licences logicielles au sein du groupe.
- Établir une gestion standardisée des licences à l'échelle du groupe, avec des processus documentés et uniformes et des responsabilités décentralisées.
- Assurer la conformité des licences logicielles grâce à la qualité des données actualisées sur les contrats de licence et l'utilisation des logiciels.
- Optimisation des contrats et des achats pour l'ensemble du groupe, y compris la transparence des exigences supplémentaires en matière de licences, les licences gratuites et les possibilités d'économies grâce à des résumés de quantité, base de la facturation à l'échelle du groupe.
- Des décisions plus rapides basées sur des données et des rapports actuels
Structure informatique et commerciale complexe
En raison de sa structure d’entreprise décentralisée qui s’est lentement développée, ÖBB a été confrontée à des défis spécifiques de mise en place et de développement d’ une gestion des licences logicielles à l’échelle de l’entreprise. Les filiales utilisant des centaines de produits logiciels à travers leurs différents sites et services informatiques, il existe toute sorte d’accords de licence. Au fil du temps, l’extraction des données a mobilisé de plus en plus de ressources, sans parler du potentiel d’erreurs dû à un travail manuel.
Le groupe s’est ainsi fixé pour principal objectif l’installation d’une gestion des licences basée sur un outil avec une commande centralisée, qui assure en permanence la conformité grâce à une base de données transparente. Après une étude de marché de grande envergure, les responsables du groupe ont opté pour la technologie et l’expertise d’USU.
La qualité des données
Au premier semestre 2014, l’équipe en charge du projet a présenté dans les grandes lignes un programme pour le déploiement de la solution Software Asset Management. Les membres des services informatiques des différentes branches des sociétés du groupe ÖBB ont été sensibilisés à la question. Le but était de les convaincre de devenir « coordinateurs » ou « propriétaires d’applications ». L’élaboration des conditions-cadres requises en matière de processus, de compétences et d’organisation, a représenté un travail titanesque.
Il s’agissait ensuite d’établir une vue d’ensemble transparente de l’utilisation des licences Microsoft selon leur statut. Une fois l’environnement de tests créé, l’obstacle principal était la collecte des données, leur mise en commun et leur regroupement. Toutes les informations Active Directory provenant des différents domaines informatiques ont été rassemblées. Cela s’est accompagné de difficultés, parmi lesquelles des problèmes de reconnaissance d’interfaces et de signatures, de lecture des données Citrix et serveur, ou les questions de relations lors de l’attribution d’hôtes virtuels et physiques. Après la constitution et le nettoyage de la base de données, ces dernières ont pu être importées avec succès dans la solution Software Asset Management et utilisées en production dès la mi-2015. Dans le cadre d’un processus itéractif, les connaissances acquises ont été également utilisées pour le traitement des données de licences des produits Adobe à l’échelle du groupe, puis pour les données Oracle. La conformité a donc également été assurée pour ces fabricants.