Erfolgreiche Oracle-Compliance & Vertragsanalyse Im öffentlichen Gesundheitswesen in Frankreich

CAIH

Die Herausforderung

CAIH benötigt eine globale Sicht auf die Oracle-Software im gesamten Krankenhaus-Netzwerk, um einen neuen Master-ULA auszuhandeln. Jedes Krankenhaus braucht zudem eine lokale Compliance-Sicht, um ĂŒber die Erneuerung der individuellen Oracle-ULAs zu entscheiden.

Die Lösung

Das USU-Team fĂŒhrte ein internes Oracle-Audit fĂŒr jedes Krankenhaus im CAIH-System durch, richtete ein detailliertes Reportwesen ein und half bei der Kommunikation der Anforderungen zwischen CAIH und den KrankenhĂ€usern.

Das Ergebnis

USU ermittelte die Oracle-Compliance fĂŒr jedes Krankenhaus und deckte unbeabsichtigte VerstĂ¶ĂŸe in Höhe von mehreren Millionen Euro auf. Diese waren insbesondere auf den Einsatz von Produkten zurĂŒckzufĂŒhren, die nicht durch die Oracle-ULA abgedeckt waren.

Auf einen Blick

Kunden

Centrale d‘Achats Informatiques des Hîpitaux (CAIH)

Branche

Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor in Frankreich

Kennzahlen

Oracle Unlimited License Agreement (ULA)

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Die USU-Dienstleistungen fĂŒr unsere Mitgliedsinstitute wurden sehr geschĂ€tzt. Die ProfessionalitĂ€t der Berater und die Genauigkeit ihrer Tools ermöglichten es einerseits, eine Bestandsaufnahme der Oracle-Produktnutzung in Übereinstimmung mit den vertraglichen Nutzungsrechten zu erhalten und andererseits Expertenrat zu erhalten, um die Compliance einzuhalten.

Vincent Deleau, Chief of Operations

Herausforderung: Bewertung der globalen und lokalen ULA

Der öffentliche Sektor verĂ€ndert sich rasant, da sich die Verwaltungen kontinuierlich modernisieren mĂŒssen. Digitale Transformation, Security, Webservices und die Automatisierung von Prozessen erfordern eine bessere Kontrolle der Software-Assets und die Möglichkeit, Kosten zu optimieren, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

CAIH ist das IT-EinkaufsbĂŒro fĂŒr eine Vielzahl an französischen KrankenhĂ€usern und Gesundheitseinrichtungen. Es definiert die globale IT-Strategie und verhandelt die AnbietervertrĂ€ge fĂŒr die Mitglieder. Jedes Krankenhaus im CAIH-Netzwerk hat die Möglichkeit, sich in diese VertrĂ€ge einzukaufen.

Neuverhandlung ihres dreijÀhrigen Unlimited License Agreements (ULA) vor. Alle Mitgliedseinrichtungen bei CAIH sind mit diesem Master-ULA verbunden, und jedes Krankenhaus entscheidet selbst, ob es den CAIH-ULA-Vertrag verlÀngern oder verlassen möchte.

CAIH ist mit zwei Herausforderungen an USU herangetreten:

Herausforderung 1:

CAIH benötigte einen globalen Überblick ĂŒber die Compliance jedes Krankenhauses mit Oracle-Software. Dies wĂŒrde der CAIH konkrete Informationen liefern, um eine ULA-Erneuerungsstrategie festzulegen und fĂŒr die Mitglieder den bestmöglichen Vertrag mit Oracle auszuhandeln.

Herausforderung 2:

Die IT-Teams der einzelnen KrankenhĂ€user in der ULA mussten verstehen, wie Oracle-Software verwendet wird, um ihre eigene mittelfristige Strategie fĂŒr den Anbieter zu definieren, was dann dem CAIH half, seine Gesamtstrategie zu verfeinern und Verhandlungen mit dem Anbieter vorzubereiten.

Dieses Projekt fand wÀhrend der Covid-19-Pandemie statt, wobei die KrankenhÀuser unter unmittelbarem Druck standen, ihre IT-Systeme zu modernisieren, wÀhrend USU remote arbeiten musste. Diese Herausforderungen wurden erfolgreich gemeistert, ohne die erbrachten Dienstleistungen zu beeintrÀchtigen.

Reporting

Schon gewusst? So funktioniert die ULA

CAIH musste bei der Entscheidung ĂŒber die VerlĂ€ngerung des ULA-Vertrags vorsichtig sein. Im Rahmen dieses Drei- bis FĂŒnfjahresvertrags kann der Kunde so viel Software einsetzen, wie er will – daher der Begriff „unbegrenzt“. Wenn der Vertrag jedoch nicht verlĂ€ngert wird, hat Oracle das Recht, die Nutzung des Kunden zu ĂŒberprĂŒfen, um festzustellen, ob er Software verwendet hat, die nicht durch den Vertrag abgedeckt ist, oder ob er die zulĂ€ssige Menge ĂŒberschritten hat; Oracle kann dann die nicht vertragsgemĂ€ĂŸe Nutzung in Rechnung stellen.

Die Lösung: Bestandsaufnahme und Analyse der Compliance

USU unterstĂŒtzte die KrankenhĂ€user dabei, ihren Bedarf besser zu verstehen und sich in der Gesamtstrategie zur ULA-Erneuerung zu positionieren. Die Einrichtungen, die die Dienste von USU in Anspruch nahmen, informierten das CAIH darĂŒber, wie sie ihre Oracle-Lizenzen nutzen und welche Probleme aufgetreten waren, um die Verhandlungen zu erleichtern.

Auf Wunsch der beteiligten KrankenhĂ€user fĂŒhrte USU mit der Lösung USU Software Asset Management (ehemals Aspera LicenseControl for Oracle) eine Analyse der Oracle-Lizenzcompliance durch. Diese Analyse wird als Managed Service angeboten und wird fĂŒr den Kunden durchgefĂŒhrt, ohne dass der Kauf eines Tools erforderlich ist.

Das USU-Team fĂŒhrte eine Bestandsaufnahme der Datenbanknutzung, des Einsatzes, der Optionen und Pakete durch und erlĂ€uterte die Probleme bei der Aktivierung von Datenbankoptionen sowie der Nutzung von VMWare.

Auf Ersuchen des CAIH gab USU Empfehlungen fĂŒr die Aushandlung des neuen ULA-Vertrags mit Oracle, die es jedem Krankenhaus ermöglichten, seine Oracle-Software-Assets und -Kosten zu optimieren.

two man looking together on the laptop

Ergebnisse: Detaillierte Reports fĂŒr fundierte Entscheidungen

UnabhĂ€ngig davon, ob sie ihre ULA-Vereinbarung mit Oracle erneuert haben oder nicht, hat jedes Mitgliedskrankenhaus des CAIH-Netzwerks von den Vorteilen der USU-Dienstleistungen fĂŒr das Oracle-Asset-Management profitiert.

Das USU-Team ermöglichte es einigen KrankenhĂ€usern, ein genaues Inventar ihrer verfĂŒgbaren Software-Assets zu erstellen sowie ihre Oracle-Software und -Lizenzen zu optimieren. Jedes Krankenhaus hat einen besseren Überblick ĂŒber seine Oracle-Software-Assets erhalten.

Das detaillierte Berichtssystem ermöglichte dem CAIH ein besseres VerstĂ€ndnis der bei den Verhandlungen zu treffenden Entscheidungen und unterstĂŒtzte die Entwicklung seiner ULA-Erneuerungsstrategie.

Im Zuge der Modernisierung des Gesundheitswesens und des öffentlichen Sektors erhöht das Vorhandensein von GeschĂ€ftsprozessen das Vertrauen der Benutzer. FĂŒr das Software Asset Management ist es entscheidend, die richtigen Daten zu sammeln, sicherzustellen, dass sie nicht veraltet oder redundant sind, und sie mit Informationen aus anderen Quellen anzureichern. Auf diese Weise können die Mitarbeiter mit belastbaren Daten arbeiten und relevante, kosteneffiziente Entscheidungen auf deren Grundlage treffen.

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