Überblick über IT-Finanzierungsprozesse
In ihrer Beratungstätigkeit hat die CSC festgestellt, dass die Komplexität des Finanzierungs-, Vertrags-, Prozess- und Datenalltags Unternehmen vor die He- rausforderung stellt, den Überblick zu behalten und Prozesse sicher abzuwickeln. Die Folge sind zu hohe Ausgaben in der Finanzierung von IT-Assets und eine geringere Innovationsfähigkeit. Die Lösung dieses Problems hat sich CSC zur Aufgabe gemacht. CSC evaluierte daher den Markt nach einer geeigneten Entwicklungsplattform. Die Entscheidung für USU IT Service Management fiel aufgrund der bereits vorhandenen Basiskomponenten für IT-Asset-, Cont- ract- und Incident-Management sowie der hohen Integrationsfähigkeit und Customizing-Möglichkeiten der Plattform.
USU und uns verbindet der Kerngedanke, mit innovativen Lösungen die digitale Zukunft voranzutreiben. USU IT Service Management hat uns dank seiner Flexibilität, Customizing-Fähigkeit und Integrationsmöglichkeit die optimale Grundlage für E.VIEW CORE geboten. Unsere Kunden profitieren u. a. von einer digitalen und vereinfachten Steuerung ihrer Leasingverträge.
Dirk Stobbe, Gründer und CEO Common Sense Consulting GmbH
Auf einen Blick
Organisation
Common Sense Consulting GmbH (CSC)
Branche
Unternehmensberatung
Lösung
Website
www.csc-it.com
Über CSC
Die CSC ist europaweiter Marktführer im Bereich IT-Finanzierungsberatung. Ihre vollständige Unabhängigkeit sichert ihren Kunden jederzeit marktoptimale Finanzierungslösungen. Mittelständische Unternehmen und Kapitalgesellschaften bis hin zu DAX-Unternehmen vertrauen auf ihr umfassendes Beratungskonzept.
Herausforderung
Warum USU?
Für die Einbindung der verschiedenen Stakeholder IT, Einkauf, Finanzwesen und Controlling sowie für das parallele Management der Finanzierungsportfolien wurde eine Basisplattform mit hoher Integrationsfähigkeit benötigt. USU IT Service Management entsprach als einzige Software den hohen qualitativen Anforderungen. Diese technische Plattform wurde genutzt, um eigene Datenmodelle, Prozesse und Workflows zu entwickeln.
Projektmeilensteine
- Anforderungsanalyse für die IT-Asset-Finanzierung und Entwicklung eines Lösungsmodells
- Customizing von USU IT Service Management zur Entwicklung eigener IT-Finanzmanagement-Module
- Umsetzung automatisierter Prozesse, z. B. zur Einhaltung von Kündigungsfristen durch Alert-Systeme und Minimierung des Risikos durch Überzahlung
- Integration einer Vertragsdatenbank zur vollen Transparenz über alle Vertragsparameter
- Fertigstellung der eigenentwickelten Software E.VIEW CORE auf Grundlage von USU IT Service Management
Vorteile durch die USU Lösung
- Automatische Identifikation und Nutzung von ca. 15–20 % Einspar- potenzial auf das gemanagte Investitionsvolumen
- Vermeidung von Überzahlungen durch automatisierte End-of-Life-- Prozesse für finanzierte Assets
- Entlastung der Organisation durch das Bereitstellen von Informatio- nen für strategische Entscheidungen mithilfe gezielter Aggregation, Visualisierung und Reporting
- Leistungsgerechte Kostenverrechnung geleaster IT-Assets
Das IT Financial Management der Zukunft
Nach intensivem Coaching durch die USU war das CSC-Projektteam innerhalb weniger Wochen in der Lage, auf Basis des Datenmodells von USU IT Service Management eine neue Anwendung zu entwickeln. Sukzessive wurden die fachlichen Anforderungen umgesetzt, z. B. die Mehrwährungsfähigkeit. Mit der CSC-Software E.VIEW CORE, basierend auf USU IT Service Management, lassen sich alle Finanzierungsprozesse in einem Tool transparent abbilden. Ohne größere Aufwände ist so erkennbar, wie Kosten im Bereich der Asset-Finanzierung gesenkt werden können, z. B. lassen sich KPIs dynamisch visualisieren, die Barwerte der IT-Assets eines jeden Unternehmens in Echtzeit aufzeigen und mit aktuellen Benchmarks vergleichen. Dadurch werden Einsparpotenziale aufgezeigt und Leasingverträge optimal gesteuert.
Module für detaillierte Lösungen
Die CSC-Software E.VIEW CORE bietet verschiedene, auf USU IT Service Management basierende Module für eine gesamtheitliche Unterstützung und Automatisierung aller Finanzierungsprozesse. Die Kunden wählen aufgrund individueller Bedürfnisse aus, welche Features benötigt werden, um Assets zu verwalten und Verträge zu steuern. Die Software meldet automatisiert und fristgerecht die Kündigung von Verträgen. Das Tool verfügt über Schnittstellen zu vorhandenen ERP-Systemen. Sofern erforderlich, lassen sich die Module kundenspezifisch anpassen, damit die individuellen Ziele erreicht werden.
Kundenspezifische Anpassung von Prozessen
Die Basis von E.VIEW CORE ist das IT-Finanzmanagement-Portfolio. Vertrags-, Service- und Asset-Informationen werden dafür verknüpft sowie kaufmännische Prozesse abgebildet. Weitere Module sind das Rechnungscontrolling, Kündigungsmanagement und Rollback-Management. Mit dem Rollback-Management wird eine frist- und bedarfsgerechte Rückgabe der Assets gewährleistet. Das gelingt mittels automatisierter Rückgabeprozesse, der damit verbundenen Kommunikation sowie über aggregierte Finanzinformationen auf technischer und serviceorientierter Basis.Benchmarking für bessere Konditionen
Viele Unternehmen führen ihr IT-Finanzportfolio zu nicht marktoptimalen Vertragskonditionen und schöpfen damit das Potenzial für Optimierungen und Einsparungen nicht aus. USU IT Service Management liefert viele individuelle Anpassungsmöglichkeiten, mit denen alle relevanten Vertragsparameter integriert werden können. IT-Finanzportfolien werden ausgewertet und tagesaktuelle und marktadäquate Benchmarks gegenübergestellt. In anschaulichen, intuitiven und kennzahlenorientierten Visualisierungen werden die Informationen mithilfe integrierter Business-Intelligence-Lösungen aufbereitet. Damit wird eine Basis geschaffen, mit der IT-Finanzierungsverträge optimiert werden können. Auf dieser Basis berät CSC Unternehmen dabei, adäquate Leasinganbieter auszuwählen und Verträge zu bestmöglichen Konditionen auszuhandeln.