Automatisierte kaufmÀnnische IT-Asset-Steuerung

USU IT Service Management als Basis fĂŒr Erweiterungen im IT Financial Management
Common Sense Consulting GmbH

Überblick ĂŒber IT-Finanzierungsprozesse

In ihrer BeratungstĂ€tigkeit hat die CSC festgestellt, dass die KomplexitĂ€t des Finanzierungs-, Vertrags-, Prozess- und Datenalltags Unternehmen vor die He- rausforderung stellt, den Überblick zu behalten und Prozesse sicher abzuwickeln. Die Folge sind zu hohe Ausgaben in der Finanzierung von IT-Assets und eine geringere InnovationsfĂ€higkeit. Die Lösung dieses Problems hat sich CSC zur Aufgabe gemacht. CSC evaluierte daher den Markt nach einer geeigneten Entwicklungsplattform. Die Entscheidung fĂŒr USU IT Service Management fiel aufgrund der bereits vorhandenen Basiskomponenten fĂŒr IT-Asset-, Cont- ract- und Incident-Management sowie der hohen IntegrationsfĂ€higkeit und Customizing-Möglichkeiten der Plattform.
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USU und uns verbindet der Kerngedanke, mit innovativen Lösungen die digitale Zukunft voranzutreiben. USU IT Service Management hat uns dank seiner FlexibilitĂ€t, Customizing-FĂ€higkeit und Integrationsmöglichkeit die optimale Grundlage fĂŒr E.VIEW CORE geboten. Unsere Kunden profitieren u. a. von einer digitalen und vereinfachten Steuerung ihrer LeasingvertrĂ€ge.

Dirk Stobbe, GrĂŒnder und CEO Common Sense Consulting GmbH

Auf einen Blick

Organisation

Common Sense Consulting GmbH (CSC)

Branche

Unternehmensberatung

Website

www.csc-it.com

Über CSC

Die CSC ist europaweiter MarktfĂŒhrer im Bereich IT-Finanzierungsberatung. Ihre vollstĂ€ndige UnabhĂ€ngigkeit sichert ihren Kunden jederzeit marktoptimale Finanzierungslösungen. MittelstĂ€ndische Unternehmen und Kapitalgesellschaften bis hin zu DAX-Unternehmen vertrauen auf ihr umfassendes Beratungskonzept.

Herausforderung

In Unternehmen besteht eine Vielzahl von IT-VertrĂ€gen, deren KomplexitĂ€t und Intransparenz zunimmt. Unkontrollierte VertragsverlĂ€ngerungen und unnötig hohe Kosten sind die Folge. Daher hat Common Sense Consulting (CSC) auf Basis von USU IT Service Management ein Software-Tool namens E.VIEW CORE entwickelt. Dieses bietet transparente PortfolioĂŒbersichten, automatisiert Prozesse und zeigt Einsparpotenziale im komplexen Finanzierungs-, Vertrags- und Datenalltag auf.

Warum USU?

FĂŒr die Einbindung der verschiedenen Stakeholder IT, Einkauf, Finanzwesen und Controlling sowie fĂŒr das parallele Management der Finanzierungsportfolien wurde eine Basisplattform mit hoher IntegrationsfĂ€higkeit benötigt. USU IT Service Management entsprach als einzige Software den hohen qualitativen Anforderungen. Diese technische Plattform wurde genutzt, um eigene Datenmodelle, Prozesse und Workflows zu entwickeln.

Projektmeilensteine

  • Anforderungsanalyse fĂŒr die IT-Asset-Finanzierung und Entwicklung eines Lösungsmodells
  • Customizing von USU IT Service Management zur Entwicklung eigener IT-Finanzmanagement-Module
  • Umsetzung automatisierter Prozesse, z. B. zur Einhaltung von KĂŒndigungsfristen durch Alert-Systeme und Minimierung des Risikos durch Überzahlung
  • Integration einer Vertragsdatenbank zur vollen Transparenz ĂŒber alle Vertragsparameter
  • Fertigstellung der eigenentwickelten Software E.VIEW CORE auf Grundlage von USU IT Service Management

Vorteile durch die USU Lösung

  • Automatische Identifikation und Nutzung von ca. 15–20 % Einspar- potenzial auf das gemanagte Investitionsvolumen
  • Vermeidung von Überzahlungen durch automatisierte End-of-­Life-- Prozesse fĂŒr finanzierte Assets
  • Entlastung der Organisation durch das Bereitstellen von Informatio- nen fĂŒr strategische Entscheidungen mithilfe gezielter Aggregation, Visualisierung und Reporting
  • Leistungsgerechte Kostenverrechnung geleaster IT-Assets

Das IT Financial Management der Zukunft

Nach intensivem Coaching durch die USU war das CSC-Projektteam innerhalb weniger Wochen in der Lage, auf Basis des Datenmodells von USU IT Service Management eine neue Anwendung zu entwickeln. Sukzessive wurden die fachlichen Anforderungen umgesetzt, z. B. die MehrwĂ€hrungsfĂ€higkeit. Mit der CSC-Software E.VIEW CORE, basierend auf USU IT Service Management, lassen sich alle Finanzierungsprozesse in einem Tool transparent abbilden. Ohne grĂ¶ĂŸere AufwĂ€nde ist so erkennbar, wie Kosten im Bereich der Asset-Finanzierung gesenkt werden können, z. B. lassen sich KPIs dynamisch visualisieren, die Barwerte der IT-Assets eines jeden Unternehmens in Echtzeit aufzeigen und mit aktuellen Benchmarks vergleichen. Dadurch werden Einsparpotenziale aufgezeigt und LeasingvertrĂ€ge optimal gesteuert.

Module fĂŒr detaillierte Lösungen

Die CSC-Software E.VIEW CORE bietet verschiedene, auf USU IT Service Management basierende Module fĂŒr eine gesamtheitliche UnterstĂŒtzung und Automatisierung aller Finanzierungsprozesse. Die Kunden wĂ€hlen aufgrund individueller BedĂŒrfnisse aus, welche Features benötigt werden, um Assets zu verwalten und VertrĂ€ge zu steuern. Die Software meldet automatisiert und fristgerecht die KĂŒndigung von VertrĂ€gen. Das Tool verfĂŒgt ĂŒber Schnittstellen zu vorhandenen ERP-Systemen. Sofern erforderlich, lassen sich die Module kundenspezifisch anpassen, damit die individuellen Ziele erreicht werden.

Module fĂŒr detaillierte Lösungen

Kundenspezifische Anpassung von Prozessen

Die Basis von E.VIEW CORE ist das IT-Finanzmanagement-Portfolio. Vertrags-, Service- und Asset-Informationen werden dafĂŒr verknĂŒpft sowie kaufmĂ€nnische Prozesse abgebildet. Weitere Module sind das Rechnungscontrolling, KĂŒndigungsmanagement und Rollback-Management. Mit dem Rollback-Management wird eine frist- und bedarfsgerechte RĂŒckgabe der Assets gewĂ€hrleistet. Das gelingt mittels automatisierter RĂŒckgabeprozesse, der damit verbundenen Kommunikation sowie ĂŒber aggregierte Finanzinformationen auf technischer und serviceorientierter Basis.

Benchmarking fĂŒr bessere Konditionen

Viele Unternehmen fĂŒhren ihr IT-Finanzportfolio zu nicht marktoptimalen Vertragskonditionen und schöpfen damit das Potenzial fĂŒr Optimierungen und Einsparungen nicht aus. USU IT Service Management liefert viele individuelle Anpassungsmöglichkeiten, mit denen alle relevanten Vertragsparameter integriert werden können. IT-Finanzportfolien werden ausgewertet und tagesaktuelle und marktadĂ€quate Benchmarks gegenĂŒbergestellt. In anschaulichen, intuitiven und kennzahlenorientierten Visualisierungen werden die Informationen mithilfe integrierter Business-Intelligence-Lösungen aufbereitet. Damit wird eine Basis geschaffen, mit der IT-FinanzierungsvertrĂ€ge optimiert werden können. Auf dieser Basis berĂ€t CSC Unternehmen dabei, adĂ€quate Leasinganbieter auszuwĂ€hlen und VertrĂ€ge zu bestmöglichen Konditionen auszuhandeln.

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