So modernisierte die Haufe Group ihr Lizenzmanagement

Lizenzbilanz mit USU Software Asset Management
Haufe Group

Die Haufe Group steht beispielhaft fĂŒr erfolgreiche Transformierungsprozesse. Das mittelstĂ€ndische Unternehmen hat sich in zwei Dekaden vom Verlagshaus zum Software-Unternehmen gewandelt. Auch im Lizenzmanagement strebt die Haufe Group nach digitalem Wandel. Angesichts der Vielfalt der eingesetzten Softwareprodukte und Standorte der Haufe Group ist ĂŒberdies ein stĂ€ndiger Überblick ĂŒber alle Lizenzen und VerbrĂ€uche unerlĂ€sslich geworden.

Haufe Group ĂŒberzeugt Microsoft im Audit

In dieser kurzen Zeit gelang es dem Projektteam, die USU-Lizenzmanagementlösung nebst Scanner zu implementieren und auszurollen. DarĂŒber hinaus wurden mehr als dreißig bereits existierende Prozesse neu dokumentiert und optimiert. Auf der Basis der vorliegenden Lizenzbilanz konnte die Haufe Group im Friendly Audit mit Microsoft vorteilhaftere Lizenzierungsmodelle realisieren.

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IT-Architekturen sind keine Insellösungen! WÀhrend der Implementierung von USU Software Asset Management wurden die Kollegen vom Service-Desk auf die von USU generierten Daten aufmerksam. Dadurch wurde eine cross-funktionale Nutzung der Daten realisiert.

Ramona KnÀble, License Manager in der Haufe Group

Auf einen Blick

Organisation

Haufe Group

Branche

Software-Unternehmen

Mitarbeiter (2017)

Ca. 1.900 Mitarbeiter

Turnover (2016)

343 Millionen € (Juni 2017)

Website

www.haufegroup.com

Bereich

Realisierung einer integrierten Lizenzbilanz fĂŒr die in der Haufe Group verwendeten Softwareprodukte unter Einsatz relevanter Lizenzmetriken, einschließlich Anbindung und Monitoring von Cloud-Portalen.

Lösungen

Über die Haufe Group

Die Haufe Group ist eine Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Freiburg und 19 Niederlassungen weltweit. Inzwischen erstreckt sich das Leistungsportfolio entlang der 3 wesentlichen Achsen unternehmerischen Handelns - Mensch, Organisation und Technik/Systeme und umfasst Fachinformationen und -portale, fachbezogene Software, sowie Seminare und Beratung zu Personal- und Organisationsentwicklung von Unternehmen.

Projekt Meilensteine

  • Lizenzbilanz fĂŒr alle Microsoftprodukte unter Einsatz relevanter Lizenzmetriken
  • Anbindung und Monitoring von Cloud-Portalen.

USU Managed Services begleiten auch nÀchste Schritte

Auch nach der erfolgreichen Erstimplementierung geht es weiter, denn das Projekt hat dem Lizenzmanagement der Haufe Group große Schubkraft verliehen. Geplant ist jetzt das stĂ€ndige Onboarding weiterer Software-Hersteller. Bei all dem werden die Managed Services von USU der Haufe Group wieder unterstĂŒtzend zur Seite stehen.

Projektziele

  • Erstellung automatisierter Lizenzbilanzen
  • Adressierung des finanziellen Risikos
  • Wiederverwertung von Lizenzen statt Neukauf
  • Kostenoptimierung durch bestmögliche Vertragsgestaltung
  • StĂ€rkung der Verhandlungsposition durch erlangte Transparenz
  • Steigerung der DatenqualitĂ€t
  • Begleitung in der Prozessoptimierung

Warum USU?

  • Sehr gute Proof of Concept Begleitung
  • Vorhandenes Fachwissen bei der Lizenzverarbeitung
  • Die USU-Software ist selbsterklĂ€rend, intuitive BenutzerfĂŒhrung
  • Technologie, Beratung und Service aus einer Hand
  • Höchste Service- und Kundenorientierung
  • Schnelle Reaktionszeiten in jeder Projektphase

Hoher Reifegrad im SAM mit der USU-Lösung

Nach der Implementierung verfĂŒgt die Haufe Group ĂŒber eine saubere Abbildung Ihrer Lizenzen und VerbrĂ€uche in der USU-Lösung. Das Unternehmen hat einen entscheidenden Schritt zur Compliance-Sicherung vollzogen und damit einen höheren Reifegrad im Lizenzmanagement in kĂŒrzester Zeit geschaffen.

Ein Themenbacklog im Bereich SAM/Lizenzmanagement wurde etabliert. Daneben wurde ein Redesign des Active Directory parallel zum SAM-Projekt angestoßen, von dem die gesamte Haufe Group durch eine erhöhte DatenqualitĂ€t profitiert. DarĂŒber hinaus werden die Kollegen vom Service-Desk mit weitergehenden Informationen wie GerĂ€tedetails, Hauptbenutzer oder Bios-Versionen unterstĂŒtzt.

Die geschaffene Genauigkeit sorgt fĂŒr eine Standardisierung und Vereinheitlichung der Lizenznutzung. Dies erleichtert auch das On- und Offboarding von Mitarbeitern und kommt dem Service-Desk direkt zu Gute.

Eingesetzte USU Software Asset Management-Lösungen

Lizenzmanagement

Discovery zur Datensammlung

SAM Managed Services

SAM Consulting and Audit Support

SAM Schulungen

Cross-funktionales Team sorgt fĂŒr Erfolg

FĂŒr die Implementierung wurde die Stelle einer Lizenzmanagerin neu etabliert, die lizenzverbundene Themen auf den PrĂŒfstand stellte. Zur Sicherung des Projekterfolgs wurde die EinfĂŒhrung der USU-Lösung bei der GeschĂ€ftsleitung als Projekt mit einem entsprechenden Budget beantragt, die das Vorhaben genehmigte. Das Projekt-Team setzte sich aus zeitweise bis zu 10 Mitarbeitern zusammen: Dazu gehörten neben dem Projektleiter die Lizenzmanagerin, ein Senior Developer, ein Legal Counsel, ein Requirements Engineer, ein Process Manager und ein Technical Lead. Die Zusammensetzung ĂŒber Abteilungsgrenzen hinweg trug maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei. Aspera war Teil des Teams und stellte einen Technical Consultant, einen Projekt-Consultant sowie einen Servicemitarbeiter.

VollstÀndige Lizenzbilanz nach nur zwei Monaten

Nach kurzer Sondierungsphase und einem Proof of Concept im November 2016 wurde USU Software Asset Management im Unternehmen eingefĂŒhrt. Die Plattform erfĂŒllte als einzige die hohen Anforderungen der Haufe Group nach neuester Technik und das USU-Team ĂŒberzeugte mit detailliertem Fachwissen in der Lizenzverarbeitung. Bereits nach zwei Monaten stand eine Lizenzbilanz zur VerfĂŒgung. Seitdem sorgt USU dafĂŒr, dass z.B. die in Benutzung befindlichen Microsoft-Lizenzen transparent und tagesaktuell vorliegen. Somit wird sichergestellt, dass keine Lizenzen unnötig oder widerrechtlich vergeben werden.

VollstÀndige Lizenzbilanz nach nur zwei Monaten

Wie steht es um Ihre Lizenzbilanz?

Mit USU Software Asset Management ermitteln Sie in kĂŒrzester Zeit eine Lizenzbilanz fĂŒr alle wichtigen Software-Anbieter wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Auf prĂ€zise Weise berechnet das Tool komplexe Metriken fĂŒr Server, Clients, MobilgerĂ€te und Clouds und erzielt dabei Einsparungen von bis zu 30 %.

Mehr ĂŒber USU Software Asset Management

Digitaler Wandel mit tagesaktuellen Lizenzdaten

Eine Ist-Analyse der Lizenzsituation und die ÜberprĂŒfung der vorhandenen Miss-Marple-Lösung hatten zuvor ergeben, dass damit keine stĂ€ndige, aussagekrĂ€ftige Lizenzbilanz erstellt werden konnte. Das Unternehmen entschied sich sein Software Asset Management (SAM) zu modernisieren, um die Lizenztransparenz stĂ€ndig, automatisiert und nachhaltig vorliegen zu haben. DarĂŒber hinaus sollten alle Tochtergesellschaften eingebunden und eine Vielzahl an Prozessen dokumentiert und optimiert werden.

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