Österreichische Bundesbahnen etablieren Software-Lizenzmanagement

Erfolgreiche Einführung von USU Software Asset Management
ÖBB

Als Mobilitätsdienstleister bringt der ÖBB-Konzern jährlich etwa 460 Millionen Fahrgäste und über 111 Millionen Tonnen Güter umweltfreundliche ans Ziel. Dabei gehören die ÖBB mit über 96% Pünktlichkeit zu den besten Bahnen Europas. Mit rund 40.000 Mitarbeitenden bietet die ÖBB-Gruppe einen umfassenden Service. Für die Umsetzung eines konzernweiten, Tool-gestützten Software-Lizenzmanagements nutzt die ÖBB-Gruppe seit 2014 die Expertise und Technologie von USU.

Software Asset Management: Der Weg zum Erfolg

Auf dem herausfordernden Weg zu einem ganzheitlichen Software-Lizenzmanagement hat die ÖBB inzwischen eine große Strecke zurückgelegt. Trotz einer heterogenen, komplexen IT-Landschaft und der schwierigen Datenbeschaffung konnten in einem längeren Prozess die organisatorischen und technischen Grundlagen hierfür gelegt werden. Inzwischen ist Lizenzmanagement im Unternehmen breit akzeptiert – ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor. 

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The success of this project is the reward for designing a large-scale process of change. Alongside significant time and cost savings, we succeeded in raising awareness for software license management in the group.

Hirsa Navid, Lizenzmanager, Business Development, ÖBB BCC IT GmbH 

Auf einen Blick

Organisation

Österreichische Bundesbahnen AG (ÖBB)

Branche

Eisenbahnunternehmen

Mitarbeiter (2016)

Ca. 40.000

Umsatz (2016)

> 5,3 Mrd. Euro

Lösung

USU Software Asset Management

Über die ÖBB

Knapp 460 Millionen Fahrgäste nehmen pro Jahr die ÖBB in Anspruch, um sicher und umweltfreundlich ans Ziel zu kommen. Die ÖBB wurden 1923 gegründet und durchliefen in den Jahrzehnten bis heute eine Reihe von organisatorischen und strukturellen Veränderungen. Heute sind der ÖBB-Holding-AG als Leitgesellschaft vor allem drei operative Töchter zugeordnet: Die ÖBB Personenverkehr AG, die Rail Cargo Austria AG sowie die ÖBB-Infrastruktur AG.

Projekt-Meilensteine

  • Einführung eines zentralen Lizenzmanagements
  • Installation der Testumgebung mit dem Lizenzmanagement für Clients 
  • Sammeln und Konsolidieren der heterogen verteilten Daten 
  • Entwickeln von Schnittstellen und Standardkonnektoren 
  • Optimerung der Datenqualität 
  • Lizenzmanagement für Microsoft-Produkte Mitte 2015 sowie für Adobe 2016
  • Sukzessive Anbindung weiterer Hersteller-Daten (Oracle, IBM, VMWare)

Herausforderungen

  • Etablierung eines zentralen Software-Lizenzmanagement im gesamten Unternehmen
  • Definieren von Rollen, Verantwortlichkeiten und den Aufbau von standardisierten Prozessen für ein erfolgreiches SAM-Programm
  • Implementieren eines Software-Asset-Management-System sowohl für den Client- als auch für den Serverbereich
  • Erhebliche Kostenvorteile bei der IT-Beschaffung sichern
  • Compliance in einem sehr heterogenen Umfeld schaffen und sicherstellen

Warum USU?

  • USU Software Asset Management deckt die funktionalen Anforderungen der ÖBB-Gruppe optimal ab
  • Durch die Flexibilität der Software und die Expertise der Berater können die komplexe, heterogene Organisationsstruktur und individuelle Bedürfnisse kundenorientiert abgebildet werden
  • Integrationsfähigkeit und Schnittstellen gewährleisten hohe Datenqualität
  • Gutes Preis-Leistungsverhältnis & gute Referenzen – erfolgreiche Realisierung bei ähnlichen Kundenprojekten 

Projektziele

  • Bewusstsein für den Wert von Software-Lizenzmanagement innerhalb der Konzerngruppe schaffen
  • Etablieren eines konzernweit einheitlichen Lizenzmanagements mit dokumentierten, einheitlichen Prozessen und dezentralen Verantwortlichkeiten 
  • Gewährleisten von Software-Lizenz-Compliance durch Qualität aktueller Daten über Lizenzverträge und Softwarenutzung
  • Vertrags- und Einkaufsoptimierung für den Gesamtkonzern, u.a. Transparenz über zusätzlichen Lizenzbedarf, freie Lizenzen und Einsparmöglichkeiten durch Mengenzusammenfassungen, Grundlage für konzernweite Verrechnung
  • Schnellere Entscheidungen auf Basis aktueller Daten und Reports

Herausforderung „Komplexe IT- & Unternehmensstruktur“

Die dezentrale, über die Jahre gewachsene Unternehmensstruktur stellten die ÖBB vor besondere Herausforderungen beim Aufbau und der Umsetzung eines konzernweiten Software-Lizenzmanagements. Denn die einzelnen Gesellschaften nutzen über die unterschiedlichen Standorte und IT-Abteilungen hunderte von Software-Produkten, die vielfältigen Lizenzbestimmungen unterliegen. Über die Jahre gestaltete sich das Ermitteln dieser Daten sehr ressourcenintensiv und war durch die manuelle Tätigkeit auch fehleranfällig. Wichtigstes Ziel war es daher, ein zentral gesteuertes Tool-gestütztes Lizenzmanagement aufzubauen, das durch die transparente Datenbasis jederzeit die Compliance sicherstellte. Nach einer umfangreichen Marktevaluierung entschieden sich die Verantwortlichen für die Technologie und Expertise von USU.

Herausforderung „Datenqualität“

Im ersten Schritt erarbeitete die Projektleitung Mitte 2014 ein Basis-Konzept für die Einführung von USU Software Asset Management. Trotz geringen verfügbaren Ressourcen gelang die zeitnahe Verarbeitung des Softwarebedarfsmanagements und des Lizenzmanagements. IT-Kollegen aus den unterschiedlichsten Abteilungen der ÖBB-Gesellschaften wurden für das Thema sensibilisiert, um diese als „Lizenzkoordinatoren“ oder „Application Owner“ zu gewinnen. Die notwendigen prozessualen, fachlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu erarbeiten, war Pionierarbeit. Im nächsten Schritt wurde ein transparenter Überblick über den genutzten und den kaufmännischen Status der Microsoft-Lizenzen geschaffen. Nach dem Aufbau einer Testumgebung gestaltete sich die Datensammlung, Datenbündelung und Zusammenführung als besondere Hürde. Sämtliche Active Directory-Informationen wurden aus unterschiedlichen IT-Domänen zusammengetragen. Dabei gab es einige Herausforderungen zu meistern, wie z.B.: Probleme bei der Erkennung von Schnittstellen und Signaturen, beim Auslesen von Citrix und Serverdaten oder Relations-Themen bei der Zuordnung von virtuellen und physischen Hosts. Nach der Ermittlung und Bereinigung des Datenbestands erfolgte der erfolgreiche Import in die USU-Lösung und die Produktivsetzung Mitte 2015. In einem iterativen Prozess wurden die gewonnenen Erkenntnisse auch für die Lizenzdaten der konzernweit eingesetzten Adobe-Produkte und danach für die Oracle-Daten verwendet. Sukzessive konnte auch für diese Hersteller die Compliance hergestellt werden.