USU

US-Schulsystem verbessert ROI mit SAM Health Check

Public US School

Die Herausforderung

Schwachstellen im Rechenzentrum führten zu einem Upgrade der SAM-Plattform, einem System Health Check für die Datenfeeds, einer Bewertung des IBM-Backbones der Serverumgebung und der Prüfung von Optionen für den Übergang in die Cloud.

Die Lösung

Das Service-Delivery-Team von USU führte vor Ort eine Überprüfung der Konnektoren, des Produktkatalogs und der Datenfeeds durch und half bei der Integration und Compliance mit den wichtigsten Herstellern IBM, Microsoft und Adobe.

Die Ergebnisse

Die Zusammenarbeit führte zu einer besseren Automatisierung, die manuelle Wartungsarbeiten überflüssig machte, zu einem Abgleich der IBM-Server, um finanzielle Schwachstellen zu ermitteln, und zur Etablierung von Office 365 und Creative Cloud für eine cloudbasierte Vertragsbewertung.

Auf einen Blick

Kunde

USA County School System

Branche

Education K-12, Öffentlicher Sektor

Spezifikationen

  • 110.000 Schüler-Endpoints
  • 14.000 Lehrer-Endpoints
  • 1.700 Server IBM, Microsoft, Adobe
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„Wir haben in das USU-Service-Delivery-Team investiert, um unser Wissen über die komplizierteren Compliance-Berechnungen mit Servervirtualisierung und den unterschiedlichen Metriken der verschiedenen Anbieter zu erweitern.“

Director of IT Business & Resource Management

Herausforderung: Neuausrichtung auf das Rechenzentrum

Der Kunde ist das größte K-12-Schulsystem in seinem US-Bundesstaat und rangiert landesweit unter den Top 10. Sein Team für Software Asset Management (SAM) verwaltet 110.000 Endgeräte für Schulklassen sowie die Geräte von 14.000 Lehrkräften.

Vor Kurzem hat das SAM-Team des Kunden das Augenmerk auf die Verwaltung des Rechenzentrums mit 1.700 Servern gerichtet. Audits hatten ergeben, dass die größte Schwachstelle im Rechenzentrum liegt und nicht bei den Endgeräten der Lehrkräfte und Schüler.

Ein weiteres Ziel bestand darin, die Lizenzen für die IBM-Produkte in den Griff zu bekommen. Der Kunde verfügte über mehr als 100 verschiedene SKUs in einem umfassenden Vertrag mit einem umfangreichen Produktprofil, das mit komplexen Lizenzmetriken arbeitete.

Ein letztes Ziel war die Sammlung von Informationen über die Verlagerung in die Cloud. Der größte Teil des Kundenbestands befand sich noch On-Premises. Das Team untersuchte Kostenoptionen wie etwa den Wechsel zu einem Abonnementmodell gegenüber dem direkten Kauf einer SQL-Lizenz von Microsoft.

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Wie steht es um Ihre Daten?

USU empfiehlt einen jährlichen Master Data Health Check für Ihr SAM-Programm. Ein Health Check stellt sicher, dass die Daten auf einer soliden Grundlage stehen, keine Lücken aufweisen und Ihre SAM-Lösung über aktuelle Regeln und Metriken verfügt.

Lösung: Datenfeeds und Integration

Der Kunde nutzte seit mehr als 10 Jahren die USU Software Asset Management-Lösung als Kernbestandteil seines Programms. Daher beauftragte er unser Service-Delivery-Team mit der Unterstützung bei einem überfälligen Upgrade der SAM-Plattform, einem Health Check für seine Datenfeeds und Hilfe bei der Compliance und Integration der größten Anbieter: IBM, Microsoft und Adobe.

Das USU-Serviceteam führte den Gesundheitscheck vor Ort durch. Dieser umfasste eine Überprüfung der Konnektoren, eine Bewertung des Produktkatalogs und eine Validierung der Datenfeeds.

  • Upgrade der USU-Lösung - Umstellung auf die neueste Version der Lösungsplattform. Nutzen: Unterstützung der aktuellen technischen Umgebung und verstärkte Automatisierung von Produkterkennung und metrischen Berechnungen.
  • Master Data Health Check - Analyse der Gesamtqualität der Daten und Datenfeeds in der USU-Plattform. Nutzen: Schaffung einer zuverlässigen Datenquelle für die Netzwerkklassifizierung von Produktions- und Nicht-Produktionsumgebungen, was sich auf die Lizenzkosten für die Softwarenutzung auf jedem Gerät auswirkt.
  • Bereinigung des Produktkatalogs - Umstellung auf eine neuere Datenbank mit robusteren Lizenzierungsregeln. Anschließend die Bereinigung und Neuzuordnung der Produkte und Produktsuiten. Nutzen: Die Compliance-Berichterstattung basiert zuverlässig auf den aktuellen Lizenzierungsregeln und erreicht mehr Automatisierung bei der Erkennung von Produkten.

Wie ein Arzt, der Sie nach einer medizinischen Untersuchung an einen Spezialisten überweist, führt ein SAM-Gesundheitscheck oft zu Empfehlungen für ein gesünderes Lizenzmanagement. Der Kunde erkannte den Wert von zusätzlichen Aktivitäten und beauftragte das USU-Services-Team damit, die Konnektoren und die Compliance zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die SAM-Daten und -Prozesse effektiv funktionieren.

  • Integration von Office 365 – Office 365 wurde angebunden und läuft. Die Produktiv-Umgebung ist bereit für User Acceptance Testing (UAT). Nutzen: Startklar um Optimierungsmöglichkeiten auf der Serverseite auszuloten, da sie unterschiedliche Vertragsvereinbarungen haben.
  • Adobe Creative Cloud-Integration – Sicherstellen, dass die Adobe-Suite vollständig integriert ist und in den Computerräumen der Schüler läuft. Nutzen: Der Kunde konnte feststellen, ob er im richtigen Maß für Abonements bezahlt und wie er diese optimieren kann, etwa indem er ungenutzte Produkte abbestellt.
  • IBM-Compliance – Datenfeeds einrichten, um Discovery-, Beschaffungs- und Vertragsdaten zu erfassen, sowohl auf den Hintergrundservern als auch in den Schulklassen. Nutzen: Verlässliche Nachverfolgung der gebündelten IBM-Produkte und Auswertung der Metriken während des Prozesses.
Knowledge Management for Service Agents

Fazit: Gesund bleiben, um die Nase vorn zu haben

Das Service Engagement begann mit einem Master Data Health Check. Dies ist ein guter Ausgangspunkt, um den ROI zu ermitteln, wenn man Anbieter an Bord holt.

SAM-Automatisierung:

Eine wichtige Erkenntnis aus dem Health Check war, dass der Kunde seine Produktdatenbank pflegte, indem er zahlreiche SKUs manuell eingab. Das bedeutete eine Menge zusätzlicher Arbeit. Durch die Aktualisierung des Produktkatalogs wurde eine zeitsparende Automatisierung erreicht, da die Produkte, die bisher manuell gepflegt wurden, nun einen automatischen Push erhalten.

IBM-Compliance:

Es war von zentraler Bedeutung, gute Discovery-Datenfeeds und eine solide Compliance-Position zu haben, die Aufschluss darüber gibt, welche IBM-Produkte wo in den Rechenzentren und in den Umgebungen der Schüler installiert sind. So konnte der Kunde feststellen, ob seine Server ein finanzielles Risiko darstellen, auch im Hinblick auf zukünftige Audits.

Übergang in die Cloud:

Mit der Einführung von Creative Cloud und Office 365 konnte der Kunde bei anstehenden Vertragsverlängerungen die Auslastung seiner Lizenzen genau unter die Lupe nehmen, um festzustellen, ob die Anzahl der Lizenzen passt und ob er die Abonnements in seinem Creative-Cloud-Portal optimieren kann.

Wie bei einer ärztlichen Untersuchung zeigt der SAM Health Check, ob Ihr Fundament solide ist. Sie können die grundlegenden Daten einsehen, Ihre Compliance-Berichte überprüfen und analysieren, wie Sie diese Erkenntnisse in bessere Ergebnisse umsetzen können.

Become a Partner
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„Die häufigsten 15 % unserer kundenspezifischen SKUs werden vom USU-Team untersucht. Wenn sich ein Vorteil ergibt, werden sie in den Hauptkatalog aufgenommen. Das hilft bei der Produktidentifizierung. Wenn sie nicht im Katalog enthalten sind, dann werden sie in Abstimmung mit dem USU-Kundenstamm in zukünftige Versionen aufgenommen.“

Director of IT Business & Resource Management

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