IT Asset Management
Transparenz über sämtliche IT-Assets herstellen
Mit IT Asset Management von USU stellen Sie effizient Transparenz über die in Ihrem Unternehmen genutzten IT-Assets her.
Die Lösung unterstützt sowohl Hardware als auch Software, virtuelle oder physikalische Assets, On-Premises oder in der Cloud.
Das IT Asset Management enthält zu jedem Asset betriebswirtschaftliche Informationen (Produkt, Artikel, Beschaffungs- und Wartungsverträge, Kosten), technische Daten (Asset-Typ, Inventarnummer, Tickets aus dem Incident-, Problem- oder Change-Management) und organisatorische Daten (verantwortliche bzw. nutzende Personen).
Änderungen an diesen Daten im Verlauf des Lebenszyklus werden revisionssicher historisiert.
Assets über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten
Mit IT Asset Management werden die IT-Assets über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Neue Assets werden automatisch mitsamt ihren kaufmännischen und technischen Daten über Beschaffungs- bzw. Provisionierungsprozesse, durch den Import von Discover Scanner-Daten oder durch Import aus Drittsystemen angelegt.
Die weitere Verwendung wird über die sogenannten IMAC-Prozesse gesteuert (Install, Move, Add, Change). Das umfasst die organisatorische Zuordnung eines Assets zu Verantwortlichen, Usern und Kostenstellen sowie Änderungen im Verlauf von Change- und Configuration-Management-Prozessen.
Um die Korrektheit der Daten aus dem IT Asset Management sicherzustellen, kann ein regelmäßiger Abgleich mit den Ist-Daten von Discovery Scannern durchgeführt werden.
IT Assets effizient beschaffen
Das IT Asset Management überwacht automatisch den aktuellen Lagerbestand und stößt bei Bedarf die Beschaffung neuer Assets an. Der Beschaffungsprozess ermöglicht Sammelbestellungen, führt durch die Genehmigung, stößt ggf.
über eine Schnittstelle zum ERP-System den Einkaufsprozess an, verbucht Wareneingänge und führt die Rechnungskontrolle und Bezahlung durch.
Konfigurierbare Produktkataloge stellen dabei sicher, dass nur Assets entsprechend Ihrer Governance-Vorgaben beschafft werden.
Lieferanten und Verträge verwalten
Das IT Asset Management ermöglicht die zentrale Verwaltung von Lieferanten und Verträgen. Alle gängigen Vertragsarten wie Kauf-, Miet-, und Leasingverträge oder Zusatzverträge wie z. B. Wartungs-, Rahmen-, Abruf- sowie Dienstleistungsverträge stehen zur Verfügung.
Das System kann Zahlungsvorgänge automatisch durch eine Schnittstelle zu Ihrem ERP-System anstoßen und erinnert bei auslaufenden Wartungsverträgen und Kündigungsfristen.
Lieferanten werden entsprechend konfigurierbarer Kriterien wie z. B. Auftragsvolumen, Lieferqualität und Ausfallrisiko klassifiziert.
Die Lösung führt auch durch zeitgesteuerte Auditierungsprozesse, um die Leistungsfähigkeit der Lieferanten kontinuierlich zu bewerten und im Blick zu behalten.
Software Compliance sicherstellen und Lizenzkosten optimieren
Durch Integration der Lösung USU Software Asset Management wird sichergestellt, dass der Umfang Ihrer genutzten Software-Assets den geltenden Lizenzverträgen entspricht und keine Über- bzw. Unterlizenzierung entsteht.
Diese Lösung erkennt auch automatisch, ob/welche Software-Lizenzen im Unternehmen aktuell ungenutzt sind und gibt frei gewordene Lizenzen an den nächsten Antragssteller weiter (License Reharvesting).
Das gilt nicht nur für On-Premises-Software wie z. B. Microsoft Windows oder Adobe, sondern auch für Cloud-Lösungen wie z. B. Microsoft Office 365 oder Salesforce.
USU Software Asset Management stellt sicher, dass Sie bei der Nutzung von Public-Cloud-Infrastrukturen wie z. B. Amazon AWS, Microsoft Azure oder Google Cloud Ihre bereits gekauften Software-Lizenzen einsetzen und somit unnötige Lizenzkosten vermeiden (Bring-your-own-License-Modell).
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