Smartes SaaS-Metering senkt Kosten

Die bisherige Lösung des Unternehmens konnte zwar den Lizenzbestand nachverfolgen, aber es fehlte an Automatisierung und Einblicken in die tatsächliche Nutzung. Dies bedeutete, dass es keine Möglichkeit gab, den Softwareverbrauch genau zu messen, Verlängerungen proaktiv zu verwalten oder eine Überlizenzierung zu vermeiden.

Manuelle Prozesse machten zudem die Überprüfung von Anbietern zeitaufwändig und stressig. Angesichts des zunehmenden Drucks seitens der Stakeholder, unnötige Ausgaben zu reduzieren, benötigte Axel Springer mehr als ein einfaches Tool zur Lizenzverfolgung - es musste eine strategische Lösung her, die den gesamten Software-Lebenszyklus verwaltet und messbare Einsparungen ermöglicht.

Axel Springer hat sich nach einem erfolgreichen Proof-of-Concept für USU Software Asset Management entschieden.

Das Ziel war klar: weniger ungenutzte Lizenzen, insbesondere von großen SaaS-Anbietern wie Adobe und Microsoft, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Das Team begann mit der Implementierung eines automatischen Software-Meterings, um inaktive Konten allein anhand des letzten Anmeldedatums zu identifizieren und so sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch den Datenschutz zu gewährleisten.

Nicht genutzte Lizenzen wurden automatisch in einen zentralen Lizenzpool zurückgeführt, wo sie bei Bedarf neu zugewiesen werden konnten. Dadurch wurden kostspielige Verlängerungen für ungenutzte Software vermieden und die Verfügbarkeit von Lizenzen für neue Benutzer sichergestellt. Ein Reaktivierungsprozess ermöglichte es den Mitarbeitern, bei Bedarf sofort wieder Zugriff zu erhalten, was das System flexibel und benutzerfreundlich machte.

Entscheidend für den Erfolg des Projekts war die offene Kommunikation. Teams in wichtigen Ressorts wie "Bild" und "Die Welt" wurden frühzeitig eingebunden. Das SAM-Team führte direkte Gespräche mit den Mitarbeitern, erläuterte die Daten, validierte die Ergebnisse durch Interviews und stellte sicher, dass jeder den Zweck und die Vorteile des Projekts verstand. Dank dieser Bemühungen lag die Reaktivierungsrate für fast 2.000 optimierte Lizenzen bei nur 4 % - ein Beweis für die genaue Zielgruppenansprache und die breite Akzeptanz.

Die technische Grundlage war ebenso solide. USU wurde in die komplexe Infrastruktur von Axel Springer integriert, darunter Active Directory, Intune, SAP und das zentrale ITSM-System. Diese Verbindungen unterstützten eine vollständige Automatisierung - von Bestandsaktualisierungen bis hin zu Nutzungsberichten und Compliance-Tracking. Das Team entwickelte sogar eine Lizenzbestellungslösung mit Microsoft PowerPlatform, die direkt mit USU verbunden ist. Interne Kunden konnten Lizenzen über ein digitales Formular anfordern, das auch in die Arbeitsabläufe der Kostenverteilung einfloss.

Die Ergebnisse kamen schnell und übertrafen die Erwartungen. Innerhalb weniger Monate sparte Axel Springer einen sechsstelligen Betrag durch die Abschaffung ungenutzter SaaS-Lizenzen von Adobe und Microsoft.

Heute bietet die USU-Lösung einen klaren Echtzeit-Überblick über die gesamte Softwareumgebung - in der Cloud und vor Ort. Automatisierte Berichte und ein rationalisiertes Lizenzmanagement haben manuelle Prozesse ersetzt und die Effizienz in den IT- und Finanzabteilungen erhöht. Das interne Vertrauen in den SAM-Prozess ist erheblich gewachsen, was die Ausweitung der Lizenzoptimierung auf andere wichtige Anbieter erleichtert.

Der Erfolg des Software-Metering-Projekts übertraf nicht nur den ursprünglichen Business Case, sondern legte auch den Grundstein für einen strategischeren, kosteneffizienteren Ansatz für das Software Asset Management. Axel Springer sieht USU nun nicht mehr nur als Werkzeug, sondern als zuverlässigen Partner, der durch Automatisierung, Transparenz und intelligente Softwarenutzung einen Mehrwert schafft.