Maximale Effizienz für das SAP-Portfolio

Inter Mutuelles Assistance (IMA) ist einer der größten Rückversicherer in Frankreich. Seit 2013 nutzt IMA hauptsächlich SAP-Lösungen (ERP ECC, SAP CRM usw.). Mit 45 Millionen Versicherungsnehmern bearbeitet IMA mehr als 3,4 Millionen Fälle pro Jahr, was einer Person alle 7 Sekunden entspricht. Eine Tätigkeit, die weitgehend in SAP ECC verwaltet wird. Das SAP-Lizenzmanagement hat bei IMA von Anfang an eine wichtige Rolle gespielt, da SAP die höchsten Lizenzkosten innerhalb des Softwareportfolios der Gruppe verursacht. Es ging nicht nur darum, diesen einen Softwarehersteller zu verwalten. Das Unternehmen suchte nach Möglichkeiten, insgesamt effizienter zu werden, d.h. weniger für Lizenzen auszugeben.

Der IT-Abteilung fehlte ein umfassender Überblick über alle SAP-Lizenzen und deren Nutzung. Außerdem fehlte der Zugriff auf genaue Verbrauchsdaten. Dieses Manko war der Grund für die Einführung von Software Asset Management im Jahr 2018 und die Schaffung einer Vollzeitstelle für SAM im IT-Team. Eine der Schwierigkeiten bei IMA sind die starken saisonalen Schwankungen in den Arbeitsplänen der Mitarbeiter. Von Juni bis September kann die Zahl der Berater um 30 bis 40 Prozent ansteigen. Das bedeutet, dass die Anzahl der SAP-Lizenzen entsprechend erhöht werden muss, allerdings nur vorübergehend. Insgesamt schwankt die Zahl der SAP-Anwender zwischen 3.000 und 4.000.

Nachdem der SAM-Ansatz im Unternehmen implementiert war, suchte IMA schließlich nach einem geeigneten Tool, um die Prozesse zu automatisieren und die Effizienz weiter zu steigern. Das manuelle Lizenzmanagement war zu komplex und zeitaufwändig und reichte für eine adäquate Vorbereitung der jährlichen SAP-Audits nicht aus. Die Wahl fiel auf USU Software Asset Management, da der deutsche SAM-Anbieter über jahrzehntelange Erfahrung im Umgang mit großen Softwareherstellern verfügt und ein spezielles SAP-Lizenzmanagement-Tool betreibt. Nach Einführung der USU-Lösung begann das SAM-Team des Versicherers mit der Erfassung der Lizenzdaten der rund 4.000 SAP-Anwender. Nach der Erfassung und Normalisierung der benötigten Lizenzdaten ging es an die Einrichtung der Reportingprozesse.

Oberste Priorität hatte die Verteidigung der Interessen des Konzerns bei den jährlichen SAP-Audits. Im nächsten Schritt ging es darum, die Verwaltung der SAP-Lizenzen effizienter zu gestalten und die Lizenzkosten zu optimieren. Dies betraf typischerweise die Lizenzen für Named User, aber auch die Vorausplanung des Lizenzbedarfs für die S/4HANA-Migration, die Berechnung zusätzlicher Metriken, die die Lizenzkosten beeinflussen, das Management des indirekten Zugriffs (Digital Access) und schließlich die Berücksichtigung von Cloud-Instanzen. Für die erfolgreiche Bewältigung der Optimierungsaufgaben war es unerlässlich, den Zeitaufwand für die reine Informationssammlung zu reduzieren. Dabei war das USU SAM-Tool dank seiner automatisierten Prozesse eine große Hilfe.

Durch flexible und automatisierte Inventarisierungsmethoden erreichte IMA in kürzester Zeit eine hohe Datenqualität und -genauigkeit über die gesamte IT-Infrastruktur. Darüber hinaus war IMA in der Lage, Veränderungen in der Lizenznutzung nahezu in Echtzeit zu überwachen und den Bedarf an Neuanschaffungen dank Lizenzsimulationen besser vorherzusehen. So konnte das IT-Team ein valides, faktenbasiertes Budget planen und das Jahresbudget auf Basis der tatsächlichen Nutzung optimal verwalten. Der Return on Investment (ROI) des Tools ergab sich aus der erheblichen Zeitersparnis des SAM-Managers sowie der bedarfsgerechten Zuweisung von SAP-Lizenzen. Compliance-Risiken im Rahmen von Software-Audits gehören seit der Einführung des SAM der Vergangenheit an.