Was ist SaaS-Management?

Im Zeitalter moderner IT wächst die Zahl cloudbasierter Anwendungen rasant. Klassische manuelle Inventarisierung reicht dafür nicht mehr aus. SaaS-Management schafft Transparenz über Ihre Anwendungen, Nutzungen und Kosten – und wird damit zu einem festen Bestandteil einer leistungsfähigen IT-Organisation.

Viele IT-Teams setzen heute gezielt auf SaaS-Management, um ihre Softwarelandschaft zu steuern. So behalten Sie den Überblick über Lizenzen, Verträge und Zugriffe und reduzieren gleichzeitig Risiken und unnötige Ausgaben.

SaaS lässt sich schnell beschaffen und einfach nutzen. Gleichzeitig erschweren fehlende Transparenz, Schatten-IT und steigende Kosten die Kontrolle. Mit einer passenden SaaS-Managementlösung steuern Sie Ihre Anwendungen zentral und holen messbar mehr Nutzen aus Ihrer Software heraus.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was SaaS-Management bedeutet, welche Herausforderungen Unternehmen typischerweise begegnen und wie Sie Ihre SaaS-Strategie gezielt optimieren.

SaaS (Software as a Service) ist ein Cloud-Modell, bei dem Unternehmen Software über das Internet nutzen, anstatt sie lokal zu installieren und zu betreiben. Der Anbieter übernimmt Hosting, Wartung und Updates, während Nutzer jederzeit flexibel auf Anwendungen zugreifen können.

Typische SaaS-Anwendungen sind beispielsweise CRM-, Kollaborations- oder Kommunikationstools. Durch die einfache Einführung und Nutzung wächst die Anzahl eingesetzter Anwendungen in Unternehmen jedoch schnell.

Dadurch entstehen neue Herausforderungen in Bezug auf Transparenz, Kostenkontrolle und Sicherheit – weshalb eine zentrale Steuerung durch SaaS-Management erforderlich wird.

SaaS ist heute ein zentraler Bestandteil moderner IT-Landschaften. Unternehmen nutzen eine Vielzahl cloudbasierter Anwendungen für zentrale Geschäftsprozesse – von Kommunikation über CRM bis hin zu Projektmanagement.

Mit der steigenden Anzahl an SaaS-Tools wächst jedoch auch die Komplexität: Anwendungen werden dezentral beschafft, Budgets verteilen sich auf verschiedene Abteilungen und Transparenz geht verloren.

Genau hier setzt SaaS-Management an. Es ermöglicht IT-Abteilungen, alle SaaS-Anwendungen zentral zu steuern, Kosten zu kontrollieren und Sicherheits- sowie Compliance-Anforderungen einzuhalten.

Ein SaaS-Verwaltungssystem besteht aus einer Reihe von spezifischen Bereichen der SaaS-Verwaltung. Um ein optimiertes und effizientes SaaS-Verwaltungssystem zu erreichen, ist die Überwachung und Pflege jedes einzelnen dieser Bereiche entscheidend für den Erfolg der SaaS-Verwaltung als Ganzes. Die genaue Aufschlüsselung eines SaaS-Managementsystems variiert je nach Unternehmen und dessen individuellen Anforderungen. Es gibt jedoch einige Standardbereiche des SaaS-Managements.

• SaaS-Abonnementverwaltung umfasst die Beschaffung, Wartung und Größenanpassung von SaaS-Abonnements. Dazu gehören Prozesse wie das Upgrade oder Downgrade von Abonnementplänen, die Sicherstellung, dass Abonnementverlängerungen pünktlich bezahlt werden, um Nichteinhaltung oder Gebühren zu vermeiden, und die proaktive Überwachung der Nutzung und Leistung von SaaS-Abonnements zur Kostenoptimierung.
  
  
• SaaS-Ausgabenmanagement ist der Prozess der Aufrechterhaltung und Optimierung von SaaS-bezogenen Ausgaben. Dazu gehören Preisverhandlungen mit Anbietern, die Verwaltung von Lizenz- und Abonnementverlängerungen und die Durchführung von Lizenzanpassungsverfahren zur Optimierung der Nutzung und zur Beseitigung unnötiger Kosten.
  
  
• SaaS-Projektmanagement, auch bekannt als SaaS-Implementierung, bezieht sich auf den Prozess des Onboarding und der Anpassung von SaaS-Produkten oder -Tools. Darüber hinaus umfasst das SaaS-Projektmanagement die Wartung und Optimierung von SaaS-Produkten während ihres gesamten Lebenszyklus.
  
  
• SaaS-Vertragsmanagement umfasst die Durchführung von Verhandlungen zwischen Unternehmen und Anbietern, einschließlich Preis- und Konditionsvereinbarungen, die Einhaltung von Compliance und das Treffen datengestützter Entscheidungen, die Vertragsanpassungen oder -änderungen erfordern.
  
  
• SaaS-Asset-Management verfolgt und analysiert SaaS-Assets in einer zentralisierten Umgebung, um einen vollständigen Einblick in den gesamten SaaS-Stack zu ermöglichen. Dieser Prozess ermöglicht die Entdeckung von nicht autorisierter oder nicht genehmigter SaaS-Nutzung. Er umfasst auch Prozesse zur Identifizierung von Lizenzduplikaten, zur Durchführung von Nutzungs-Kosten-Vergleichen und zur anschließenden Optimierung dieser SaaS-Assets.
  
  
• SaaS-Bestandsverwaltung umfasst die Verfolgung und Berichterstattung über den SaaS-Stack. Zum SaaS-Bestand gehören Cloud-Softwarelizenzen und Abonnementpläne, SaaS-Verträge und SaaS-Tools.

Jeder Bereich der SaaS-Verwaltung trägt zum Erfolg eines anderen bei. Aufgrund der allgemeinen Komplexität ist die Einrichtung einer SaaS-Administration, die das Innenleben eines SaaS-Managementsystems steuert und das gesamte System überwacht, ein hervorragender Weg, um klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Im Gegensatz dazu können unklare Rollen und Zuständigkeiten zu dysfunktionalen SaaS-Plattformen, ungenauen Berichten, überhöhten Ausgaben sowie einem erhöhten Risiko für Sicherheitsverletzungen oder Compliance-Verstöße führen. Durch die Kombination einer SaaS-Administration mit einer leistungsstarken und vielseitigen SaaS Management Platform (SMP) können Sie Ihr System effektiv verwalten und zugleich zeitaufwändige, arbeitsintensive Aufgaben in automatisierte und optimierte SaaS-Funktionen umwandeln.

Wann braucht man welches Tool?

Während CASB und SSPM sich primär auf Sicherheitsaspekte konzentrieren, liegt der Fokus von SaaS-Management-Plattformen auf der ganzheitlichen Steuerung von Kosten, Nutzung und Transparenz. In der Praxis ergänzen sich diese Lösungen, statt sich gegenseitig zu ersetzen.

1. Datenverschlüsselung

Bei der Datenverschlüsselung werden die Daten in einen Code umgewandelt, auf den nur mit einem Entschlüsselungscode zugegriffen werden kann. Die Verschlüsselung von Daten stellt sicher, dass im Falle einer Sicherheitsverletzung oder eines abgefangenen Datenstroms kein unbefugter Zugriff auf die übertragenen oder entwendeten Informationen möglich ist.

2. API-Sicherheit

APIs (Application Programming Interfaces) verbinden SaaS-Anwendungen mit anderen Softwareplattformen, um Kommunikation und Informationsaustausch zu ermöglichen. Die Gewährleistung der Sicherheit von APIs ist für die SaaS-Sicherheit von entscheidender Bedeutung.

3. Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften

Das Compliance-Management ist eine entscheidende Komponente sowohl für die Datensicherheit als auch für die Aufrechterhaltung einer starken Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Anbieter. Der Einsatz von SaaS-Tools für das Compliance-Management kann dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und die Einhaltung von Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, um Geldstrafen und Bußgelder zu vermeiden. Das Compliance-Management sollte Prüfverfahren, automatische Benachrichtigungssysteme und Echtzeitberichte umfassen.

4. Zugänglichkeit der Daten

Die Datenzugänglichkeit umfasst die Festlegung von Richtlinien für Zugangs- und Nutzungsrechte. Diese Richtlinien regeln die Zuweisung von Zugriffsrechten und Nutzungsbeschränkungen an die betreffenden Personen oder Teams. Eine SaaS-Datenzugangsrichtlinie sollte Benutzerrollen umreißen, Berechtigungen und Authentifizierungsprozesse festlegen. Darüber hinaus sollte sie die Prozesse festlegen, die für die Gewährung, Änderung oder den Entzug von Zugriffsrechten erforderlich sind.

Das Risiko einer Sicherheitsverletzung sollte immer in Betracht gezogen werden. Einige häufige Risikofaktoren sind: Unsachgemäße Cloud-Konfiguration, übereilter Code, Zero-Day-Ausnutzung oder eine unklare Verteilung der Verantwortlichkeiten.