SaaS-Management

Kaum ein IT-Trend der letzten Jahre zeigte eine höhere Dynamik als der Markt für XaaS-Anwendungen. SaaS (Software-as-a-Service) ist eine der treibenden Kräfte für die digitale Transformation, treibt allerdings auch bei vielen Unternehmen die IT-Budgets in die Höhe. Und so wird – angesichts von globaler Inflation und gedämpften Wirtschafts- und Handelsaussichten – das Jahr 2023 möglicherweise ein Jahr, in dem viele Unternehmen den Gürtel enger schnallen müssen.

Die gute Nachricht: Es gibt technologische Möglichkeiten, um innerhalb von wenigen Tagen oder Wochen messbare Verbesserungen auf der Kostenseite zu erreichen und das IT-Budget spürbar zu entlasten.

Wir beginnen zunächst mit einem Blick auf globale Faktoren und Trends im ITManagement und beschreiben, welche Auswirkungen dies auf IT-Governance und seine Stakeholder haben wird. Anschließend erläutern wir anhand von Praxisbeispielen, wie durch gezieltes SaaS-Management Kosten gesenkt und zudem IT-Risiken minimiert werden können. 

Inflation

Während in vielen Ländern die Inflation langsam wieder rückläufig ist, wird es dennoch noch einige Zeit dauern, bis sich die Preisrate wieder auf einem normaleren Niveau bewegt. Die Inflation und die Auswirkungen des starken US-Dollars auf die Währungen haben unweigerlich dazu geführt, dass die Softwarehersteller ihre Preise auf breiter Front erhöht haben. Microsoft, IBM, Oracle und andere haben ihre Preise angehoben, teilweise um bis zu 25%. Für viele Unternehmen auf der ganzen Welt kamen diese Erhöhungen unerwartet und waren in dieser Form seit über einem Jahrzehnt nicht zu beobachten. Führungskräfte wurden eher unvorbereitet getroffen, was die Budgets nun unter Druck setzt.

Sinkende Konsumnachfrage

Neben der steigenden Inflation ist auch ein Rückgang der Verbraucherausgaben und des Verbrauchervertrauens zu verzeichnen. Der „Just-in-time“-Ansatz für einen Großteil der Verbrauchernachfrage hat zu einem raschen Umsatzrückgang geführt, von dem der Einzelhandel und das Gastgewerbe besonders betroffen sind. Mit der sinkenden Nachfrage steigt die Zahl von Entlassungen, die gegen Ende 2022 begann und sich in den ersten Wochen des Jahres 2023 noch beschleunigt hat. Es scheint kein Tag zu vergehen, an dem nicht ein großes Technologieunternehmen Entlassungen ankündigt.

Arbeiten von überall

Die Umstellung auf das Arbeiten außerhalb des Büros und das Arbeiten an jedem Ort trieb die Ausgaben für Technologie während und nach dem Höhepunkt von COVID in die Höhe. Flexibles Arbeiten förderte vor allem die Nachfrage nach SaaS-Anwendungen, da diese schnell und einfach für Mitarbeiter an unterschiedlichsten Standorten bereitgestellt werden können.

COVID-bedingte Überinvestitionen in Technologie

Im April 2020 sagte Satya Nadella von Microsoft, dass die anfängliche Reaktion auf COVID die digitale Transformation in zwei Monaten um zwei Jahre vorangebracht habe. Auch wenn sich das Tempo seitdem verlangsamt haben mag, braucht man nur einen Blick in die Jahresberichte großer Unternehmen aus dem Jahr 2022 zu werfen, um zu sehen, dass die digitale Transformation für viele ein Schwerpunktthema war. Diese Investitionen basierten jedoch auf den berauschenden Tagen des raschen Umsatzwachstums, als die Weltwirtschaft aus dem Stillstand kam. Mit der Inflation und anderen globalen Faktoren, die sich auf die Verbrauchernachfrage auswirken, ist das Wachstum fast so schnell zurückgegangen, wie es sich beschleunigt hat, was zu übermäßigen Ausgaben für Technologie geführt hat.

Dezentralisierung von Technologiemanagement und -auswahl

Die in den vergangenen Jahren aufkommende Schatten-IT könnte man eigentlich auch als BereichsIT oder demokratisierte IT beschreiben. Die klassische IT-Abteilung der letzten 30 Jahre, die die Technologie ihres Unternehmens auswählte, besaß, managte und bezahlte, gibt es so nicht mehr. Jede Rolle und Funktion eines Unternehmens wird mithilfe von Technologie ausgeübt, und die Personen, die diese Rollen und Funktionen ausführen, sind zunehmend Technologieexperten. Es ist nunmal das Data Science-Team, das sich am besten mit Business Intelligence- oder Analyseplattformen auskennt und diese auswählt, nicht aber die IT-Abteilung.

Steigende Anforderungen an die Governance

In fast allen Ländern sind Gesetze in Vorbereitung oder bereits in Kraft, um die Anforderungen an das Technologiemanagement zu erhöhen, entweder auf der Ebene der Anbieter oder der Verbraucher. Datenschutz und Sicherheit sind hier die wichtigsten Themen. Die oben beschriebene Dezentralisierung des Technologiemanagements und der Auswahlmöglichkeiten erschwert es den Unternehmen, ihren Technologie-Stack effektiv zu verwalten.

Totale Transparenz des Technologiebestands

Dezentralisierung und zunehmende Anforderungen an die Unternehmensführung bedeuten, dass Teams sowohl im IT-Bereich als auch im gesamten Unternehmen einen besseren Einblick in ihren Technologiebestand benötigen. Dies hat zu einer Vielzahl von Tools und Prozessen geführt, die sich oft überschneiden und zu technischer und kostenseitiger Ineffizienz führen. So benötigen beispielsweise Application Lifecycle Manager, IT Asset Manager und Cybersicherheitsteams allesamt Tools, die eine universelle Discovery & Inventory von IT-Assets liefern.

Automatisierung, Workflow und KI

Die Zunahme von Remote-Arbeit, der Wunsch, den Mitarbeitern einen besseren Service zu bieten, und die Verringerung des Personalbestands haben zu Investitionen in Tools geführt, die Automatisierungs-, Workflow- und KI-Funktionen bieten. Viele IT-Organisationen setzen virtuelle Service-Agenten ein, die von KI gesteuert werden, und nutzen Automatisierungen und Workflows, um Software und Hardware an ihre Mitarbeiter zu liefern und so das Online-Kundenerlebnis nachzubilden, an das Mitarbeiter außerhalb der Arbeit gewöhnt sind. 

Diese Trends im IT-Management und in der Art und Weise, wie Unternehmen Technologie nutzen, haben zu verschiedenen Auswirkungen auf die IT-Governance geführt.

Ausufernde IT-Anwendungen

Wenn Abteilungen und Einzelpersonen ihre eigenen Technologieentscheidungen treffen, führt dies unweigerlich zu einem Wildwuchs von IT-Anwendungen. Viele Lösungen, die alle mehr oder weniger das Gleiche tun. Dies ist aus Sicht der Kosten, der Produktivität und der Verwaltung ineffizient. Mehr zu verwaltende Verträge, weniger Standardisierung, mehr Anwendungsrisiken, höhere Kosten.

Verwaltungsaufwand von SaaS-Verträgen

Diese Anwendungsvielfalt bedeutet, dass Unternehmen viel mehr Vertragsverlängerungen zu verarbeiten haben. Während die Ausgaben für Software früher oft über mehrjährige Verträge mit einer kleinen Anzahl von Anbietern erfolgten, hat SaaS das Modell nun völlig umgedreht. Viele Anbieter, viele Produkte, gekauft auf monatlicher oder jährlicher Basis. Jede Erneuerung ist mit einem hohen Prüf- und Verwaltungsaufwand verbunden, und das schiere Volumen – in den meisten großen Unternehmen mehrere Erneuerungen pro Woche – bedeutet, dass die Budgets nicht effizient ausgegeben werden.

Kontrolle der Schatten-IT

Schatten-IT bleibt ein Problem. Es ist für Mitarbeiter zu einfach, eine Lösung zu finden, sogar eine kostenlose, und sie am Arbeitsplatz zu nutzen. Dies stellt die IT-Abteilung vor ein Problem angesichts der oben erwähnten zunehmenden Governance-Anforderungen. Besonders problematisch ist dies in stark regulierten Branchen, da es schwierig ist, eine Nichteinhaltung zu verhindern. Herkömmliche Kontrollen wie der Entzug von Computeradministrationsrechten (die Fähigkeit, Software zu installieren) funktionieren nicht, da SaaS-Anwendungen oft keine Installation erfordern. 

Automatisierte Discovery & Inventory

Durch den Einsatz mehrerer sich ergänzender Methoden ist es möglich, die Discovery und Inventarisierung von SaaS-Anwendungen vollständig zu automatisieren. Dies funktioniert unabhängig davon, ob es sich um „offizielle“ Anwendungen handelt, die über die ITAbteilung beschafft wurden, oder um solche, die auf Abteilungsebene beschafft oder von einzelnen Mitarbeitern genutzt werden.

Zu den Inventarisierungs- und Erkennungsmethoden gehören die Verbindung zu individuellen Anwendungsadministrationsportalen über APIs, die Abfrage von Enterprise Single Sign On (SSO)-Tools, die Nutzung vorhandener Software Asset Management-Tools und die Analyse von Ausgaben- und Buchhaltungsdaten zur Erkennung von Schatten-IT. SaaS-ManagementPlattformen (SMPs) automatisieren einen Großteil der mühsamen Arbeit, die mit der Bewältigung der SaaS-Nutzung verbunden ist. 

Datengestützte Insights

Die Nutzung von SaaS ändert sich schnell, da vielleicht täglich neue Anwendungen in Ihr Unternehmen kommen. Diese hochdynamische und sich ständig verändernde Umgebung bedeutet, dass die von automatischen Erkennungs- und Inventarisierungstools abgeleiteten Daten in Erkenntnisse umgewandelt werden müssen, die wiederum die Entscheidungsfindung fördern. Zuverlässige Daten machen es viel einfacher, mit den Beteiligten, die in einem dezentralisierten Modell auch die Eigentümer der Anwendungen sind, in Kontakt zu treten, um Änderungen an der SaaS-Nutzung Ihres Unternehmens vorzunehmen. 

Automatisiertes Provisioning/De-Provisioning

Automatisierung ist für eine effiziente Verwaltung von SaaS-Anwendungen unerlässlich. Vor SaaS haben die meisten Mitarbeiter dieselbe begrenzte Anzahl von Anwendungen erhalten wie ihre Kollegen. In der Regel handelte es sich um E-Mail- und Produktivitätssoftware, auf die mit einer einzigen Netzwerkanmeldung zugegriffen wurde.

Heute verfügen die Mitarbeiter über mehrere SaaS-Anwendungen, und auch wenn einige von ihnen eine Enterprise Single Sign On-Lösung verwenden, tun dies nicht alle, was zu einer Vielzahl von Konten und Anmeldeinformationen führt, die erstellt und verwaltet werden müssen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen diese Anmeldedaten aus Sicherheits- und Kostenmanagementgründen widerrufen werden. Der Schlüssel zur Bewältigung dieses Wildwuchses ist die automatische Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung. 

Kostenmanagement

Neben der Discovery und Inventarisierung werden die meisten Unternehmen in Zukunft Verfahren für das SaaS-Kostenmanagement einsetzen. Dies gilt insbesondere in der aktuellen wirtschaftlichen Lage und darüber hinaus, da wir alle mit dem Zwang zum Kostenmanagement konfrontiert sind.

Die gute Nachricht ist, dass ein Fokus auf das Kostenmanagement für SaaS-Anwendungen zahlreiche, einfach zu realisierende Optionen bietet, Ihrem Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen zu ermöglichen. Da der ROI in Tagen und Wochen und nicht in Monaten und Jahren gemessen wird, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um mit dem SaaS-Kostenmanagement zu beginnen.