Was ist SaaS-Management?

Im Zeitalter der sich ständig weiterentwickelnden Technologie werden manuelle IT-Aufzeichnungs- und Informationsüberwachungsverfahren zunehmend durch SaaS-Management (Software as a Service) ersetzt. SaaS ist heute ein integraler Bestandteil der IT-Infrastruktur. Viele IT-Abteilungen verfügen inzwischen über ein SaaS-Verwaltungsteam, das sich um die Überwachung des SaaS-Verwaltungssystems kümmert.

SaaS ist einfach zu erwerben, zu installieren und zu nutzen, aber schwierig zu verfolgen und zu warten. Mit SaaS-Produkten sind viele Herausforderungen verbunden. Um diese Herausforderungen zu meistern und das Beste aus SaaS herauszuholen, ist die Investition in eine dynamische SaaS-Managementlösung der richtige Weg.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was SaaS-Management ist, mit welchen Herausforderungen Unternehmen häufig konfrontiert sind und wie Sie den größten Nutzen aus Ihrer SaaS-Strategie ziehen können.

Um SaaS-Management vollständig zu verstehen, müssen wir zunächst wissen, was SaaS ist.

SaaS ist ein Akronym für Software as a Service und ist Teil des IT-Dienstleistungsmodells, bekannt als Cloud Computing. Cloud Computing besteht aus drei grundlegenden Diensten:

1. Infrastruktur als Dienstleistung (IaaS)
2. Plattform als Dienstleistung (PaaS)
3. Software als Dienstleistung (SaaS)

SaaS ist eine vollständig ferngesteuerte, internetbasierte Anwendungs-Hosting-Plattform, die Unternehmen mehr Flexibilität, nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit und einfachen Zugriff von jedem Ort mit einer sicheren Internetverbindung bietet.

Die IT-Abteilung ist das technologische Zentrum einer Organisation. Alle Assets oder Informationen, die direkt oder indirekt mit Technologie zu tun haben, fallen unter die Verwaltung dieser Abteilung. SaaS (Software as a Service) ist eine vollständig dezentrale, abonnementbasierte Software, die in einer öffentlichen Cloud-Umgebung gehostet wird. SaaS-Programme sind webbasierte Anwendungen, die Unternehmen eine effiziente, flexible und skalierbare Lösung bieten. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich SaaS sowohl in seiner Entwicklung als auch in seiner Popularität stetig verbessert. Infolgedessen hat sie die On-Premise-Software als Industriestandard mehr oder weniger abgelöst.

Die IT-Abteilung ist für die Bereitstellung sowohl der physischen als auch der virtuellen technischen Hilfsmittel verantwortlich, die für den Betrieb der einzelnen Unternehmensbereiche erforderlich sind. Zu diesem Zweck müssen alle mit diesen Anlagen verbundenen Informationen, einschließlich Kaufdaten, Erneuerungsdaten, Gerätewartungsaufzeichnungen, Lieferanten usw., routinemäßig erfasst und aktualisiert werden, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten. Ohne ein effizientes Verwaltungssystem zur Verfolgung, Überwachung und Wartung dieser Anlagen kann dies jedoch zu einem sehr arbeitsintensiven und zeitaufwändigen Prozess werden. Darüber hinaus können Server vor Ort, die zur Zusammenstellung und Speicherung dieser Informationen verwendet werden, schwierig zu warten und noch schwieriger zu skalieren sein, wenn das Unternehmen wächst.

XaaS (Anything as a Service; d. h. SaaS, IaaS oder PaaS) bietet dagegen eine nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit. Cloud-Server werden von Drittanbietern wie AWS (Amazon Web Servers), Oracle, Microsoft Azure oder Google Cloud Platform (GCP) bereitgestellt. Cloud-Anbieter verkaufen ihre Cloud-Computing-Dienste über Cloud-Lizenz-Abonnements. Daher können Unternehmen ihre Cloud-Server leicht skalieren, indem sie weitere Lizenz-Abonnements erwerben.

Cloud-Server sind außerdem zentralisiert und ermöglichen eine bessere Zugänglichkeit, Sicherheit und Notfallwiederherstellung. Diese Plattformen sind in der Regel flexibler, einfacher zu konfigurieren und nutzen KI- und maschinelle Lernfunktionen, um Prozesse zu automatisieren und Echtzeitberichte zu erstellen. SaaS-Management ist der Schlüssel zur Rationalisierung von IT-Arbeitsabläufen, zur Erhöhung der Kapazität und zur Verbesserung der Datengenauigkeit.

Ein SaaS-Verwaltungssystem besteht aus einer Reihe von spezifischen Bereichen der SaaS-Verwaltung. Um ein optimiertes und effizientes SaaS-Verwaltungssystem zu erreichen, ist die Überwachung und Pflege jedes einzelnen dieser Bereiche entscheidend für den Erfolg der SaaS-Verwaltung als Ganzes. Die genaue Aufschlüsselung eines SaaS-Managementsystems variiert je nach Unternehmen und dessen individuellen Anforderungen. Es gibt jedoch einige Standardbereiche des SaaS-Managements.

• SaaS-Abonnementverwaltung: Die SaaS-Abonnementverwaltung umfasst die Beschaffung, Wartung und Größenanpassung von SaaS-Abonnements. Dazu gehören Prozesse wie das Upgrade oder Downgrade von Abonnementplänen, die Sicherstellung, dass Abonnementverlängerungen pünktlich bezahlt werden, um Nichteinhaltung oder Gebühren zu vermeiden, und die proaktive Überwachung der Nutzung und Leistung von SaaS-Abonnements zur Kostenoptimierung.
  
  
• SaaS-Ausgabenmanagement: SaaS-Ausgabenmanagement ist der Prozess der Aufrechterhaltung und Optimierung von SaaS-bezogenen Ausgaben. Dazu gehören Preisverhandlungen mit Anbietern, die Verwaltung von Lizenz- und Abonnementverlängerungen und die Durchführung von Lizenzanpassungsverfahren zur Optimierung der Nutzung und zur Beseitigung unnötiger Kosten.
  
  
• SaaS-Projektmanagement: Das SaaS-Projektmanagement , auch bekannt als SaaS-Implementierung, bezieht sich auf den Prozess des Onboarding und der Anpassung von SaaS-Produkten oder -Tools. Darüber hinaus umfasst das SaaS-Projektmanagement die Wartung und Optimierung von SaaS-Produkten während ihres gesamten Lebenszyklus.
  
  
• SaaS-Vertragsmanagement: Das SaaS-Vertragsmanagement umfasst die Durchführung von Verhandlungen zwischen Unternehmen und Anbietern, einschließlich Preis- und Konditionsvereinbarungen, die Einhaltung von Vorschriften und das Treffen datengestützter Entscheidungen, die Vertragsanpassungen oder -änderungen erfordern.
  
  
• SaaS-Asset-Management:Das SaaS-Asset-Management verfolgt und analysiert SaaS-Assets in einer zentralisierten Umgebung, um einen vollständigen Einblick in den gesamten SaaS-Stack zu ermöglichen. Dieser Prozess ermöglicht die Entdeckung von nicht autorisierter oder nicht genehmigter SaaS-Nutzung. Er umfasst auch Prozesse zur Identifizierung von Lizenzduplikaten, zur Durchführung von Nutzungs-Kosten-Vergleichen und zur anschließenden Optimierung dieser SaaS-Assets.
  
  
• SaaS-Bestandsverwaltung: Die SaaS-Bestandsverwaltung ist ein Aspekt der SaaS-Bestandsverwaltung, der die Verfolgung und Berichterstattung über den SaaS-Bestand umfasst. Zum SaaS-Bestand gehören Cloud-Softwarelizenzen und Abonnementpläne, Verträge und SaaS-Tools.

Jeder Bereich der SaaS-Verwaltung trägt zum Erfolg eines anderen bei. Aufgrund der allgemeinen Komplexität ist die Einrichtung einer SaaS-Administration, die das Innenleben eines SaaS-Managementsystems steuert und das gesamte System überwacht, ein hervorragender Weg, um klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Im Gegensatz dazu können unklare Rollen und Zuständigkeiten zu dysfunktionalen SaaS-Plattformen, ungenauen Berichten, überhöhten Ausgaben sowie einem erhöhten Risiko für Sicherheitsverletzungen oder Compliance-Verstöße führen. Durch die Kombination einer SaaS-Administration mit einer leistungsstarken und vielseitigen SaaS Management Platform (SMP) können Sie Ihr System effektiv verwalten und zugleich zeitaufwändige, arbeitsintensive Aufgaben in automatisierte und optimierte SaaS-Funktionen umwandeln.

1. Datenverschlüsselung

Bei der Datenverschlüsselung werden die Daten in einen Code umgewandelt, auf den nur mit einem Entschlüsselungscode zugegriffen werden kann. Die Verschlüsselung von Daten stellt sicher, dass im Falle einer Sicherheitsverletzung oder eines abgefangenen Datenstroms kein unbefugter Zugriff auf die übertragenen oder entwendeten Informationen möglich ist.

2. API-Sicherheit

APIs (Application Programming Interfaces) verbinden SaaS-Anwendungen mit anderen Softwareplattformen, um Kommunikation und Informationsaustausch zu ermöglichen. Die Gewährleistung der Sicherheit von APIs ist für die SaaS-Sicherheit von entscheidender Bedeutung.

3. Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften

Das Compliance-Management ist eine entscheidende Komponente sowohl für die Datensicherheit als auch für die Aufrechterhaltung einer starken Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Anbieter. Der Einsatz von SaaS-Tools für das Compliance-Management kann dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und die Einhaltung von Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, um Geldstrafen und Bußgelder zu vermeiden. Das Compliance-Management sollte Prüfverfahren, automatische Benachrichtigungssysteme und Echtzeitberichte umfassen.

4. Zugänglichkeit der Daten

Die Datenzugänglichkeit umfasst die Festlegung von Richtlinien für Zugangs- und Nutzungsrechte. Diese Richtlinien regeln die Zuweisung von Zugriffsrechten und Nutzungsbeschränkungen an die betreffenden Personen oder Teams. Eine SaaS-Datenzugangsrichtlinie sollte Benutzerrollen umreißen, Berechtigungen und Authentifizierungsprozesse festlegen. Darüber hinaus sollte sie die Prozesse festlegen, die für die Gewährung, Änderung oder den Entzug von Zugriffsrechten erforderlich sind.

Das Risiko einer Sicherheitsverletzung sollte immer in Betracht gezogen werden. Einige häufige Risikofaktoren sind: Unsachgemäße Cloud-Konfiguration, übereilter Code, Zero-Day-Ausnutzung oder eine unklare Verteilung der Verantwortlichkeiten.