Finden Sie Ihre ITSM-Anbieter

Bevor Sie weitermachen, lohnt es sich, alle Beteiligten der Buying Group auf denselben Stand zu bringen. Welche Funktionen sollen in Phase eins abgedeckt werden? Was ist für Phase zwei geplant? Und ebenso wichtig: Was gehört nicht zum Projektumfang?

Eine klare Abgrenzung von Anfang an hält den Prozess auf Kurs und verhindert Missverständnisse.

Wenn Sie sich über den Umfang einig sind, geht es an die Erstellung des Request for Proposal (RFP). Damit erhalten Anbietende die Infos, die sie brauchen, um Ihre Ziele zu verstehen und strukturiert zu antworten. Ein typisches RFP enthält:

• Ziele: Ein kurzer Überblick, wo Sie heute stehen und wo Sie hinmöchten

• Umfang: Welche Disziplinen das Tool abdecken soll (z. B. ITSM, ITAM, ITOM, ...)
• Mengen: Anzahl der Nutzenden, Geräte oder Rollen
• Ausschreibungsprozess: Ihr Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen
• Antwortformat: Details darüber, welche Informationen Sie erwarten und in welchem Format
• Anforderungsliste: Meist eine Excel-Datei mit Muss- und Kann-Kriterien. Anbieter tragen hier ein, wie gut ihr Tool passt. Typische Antworten sind
  • abgedeckt im Standard
  • abgedeckt durch Customizing
  • abgedeckt durch Partnerlösung
  • nicht abgedeckt

Diese Listen können schnell wachsen - es ist nicht ungewöhnlich, dass sie einige hundert Einträge enthalten. Wir stellen Ihnen gern eine Musterliste zur Verfügung, wenn Sie Unterstützung beim Start brauchen.

Sobald die Antworten eingegangen sind, beginnt die Detailarbeit. Manche Aspekte - wie die Funktionsabdeckung - sind leicht zu messen. Die Excel-Vorlage enthält Formeln, die automatisch prüfen, wie kompatibel ein Tool ist.

Andere Punkte – etwa Unternehmenshintergrund, technische Architektur oder die Benutzeroberfläche – sind subjektiver und führen oft zu Diskussionen. Das ist normal. Trotzdem sollten Sie auch diese qualitativen Kriterien vergleichbar machen.

Am Ende erhalten Sie beispielsweise eine Tabelle wie diese (Quelle: Whitepaper Vorgehensweise bei der Auswahl eines ITSM-Tools):

So lässt sich Ihre Auswahl auf ein bis drei Top-Anbietende eingrenzen, die Sie zu Präsentationen einladen.

Präsentationen lassen Angebote lebendig werden. Sie lernen das Team kennen und können das Produkt genauer prüfen. Nutzen Sie diese Sessions, um:

• Einen Eindruck von den Menschen und der Expertise des Anbietenden zu gewinnen
• Die Benutzeroberfläche und das Bedienkonzept kennenzulernen
• Wichtige Anforderungen zu validieren
• Einen Ausblick auf geplante Funktionen zu erhalten
• Offene Fragen auf beiden Seiten zu klären
• Projektkosten und Ressourcenbedarf zu besprechen

Manchmal reicht eine Demo nicht aus. Wenn noch Zweifel oder Vertrauenslücken bestehen, hilft ein Proof-of-Concept (POC).

Das dauert meist ein bis drei Tage und erfordert Einsatz von beiden Seiten. Am wertvollsten sind POCs, wenn sie einem klaren Plan folgen und reale Anwendungsfälle Ihres Teams testen. Achten Sie auf:

• Klare Ziele
• Konkrete Testfälle
• Einen strukturierten Testplan mit Zeitachse

Glückwunsch – jetzt haben Sie die Top-Anbietenden identifiziert, mit denen Sie in die Verhandlung gehen und eine Entscheidung treffen können. Zeit für die nächste Phase!