Gestion licences SAP® & coûts optimisés

La négociation d’un contrat, quel qu’il soit, commence par une préparation ciblée au cours de laquelle vous rédigez votre «script de négociation». Ce document vous aidera à élaborer une stratégie que vous utiliserez ultérieurement au moment d’entamer concrètement les discussions et de prendre des décisions avec SAP.

Il est judicieux de débuter la phase de préparation bien à l’avance en examinant l’ensemble des documents et en déterminant le périmètre des négociations.

Cette phase portera sur les points suivants :

• analyse des contrats SAP et des droits d’utilisation existants ;
• liste de prix et conditions générales de vente (CGV) : sont-elles disponibles pour tous les contrats ?
• quelle est ma situation juridique; par exemple, est-ce que des contrats anciens ou des accords spéciaux sont en vigueur ?
• les accords spécifiques (issus d’anciens contrats) doivent-ils être transférés dans le nouveau contrat ?
• de quels produits ai-je aujourd’hui besoin ?
• quelles sont les évolutions envisageables ?
• quelles sont les alternatives disponibles sur le marché ?
• quels sont les produits, offres et politiques tarifaires actuels et futurs de SAP ?
• il est également important d’envisager un produit «cloud» afin de conserver un atout au moment de négocier avec votre interlocuteur SAP.

Les mêmes règles initiales s’appliquent à l’achat de nouveaux produits et aux achats ultérieurs : toute ambiguïté doit être levée par contrat. De plus, les points suivants doivent être pris en compte :

Pérennisation

Les clients SAP de longue date le savent: un produit acheté est retiré de la liste de prix et très souvent remplacé par un autre produit qui présente d’autres caractéristiques. Dans ce cas, SAP veut que la quantité totale de produits fasse l’objet de nouvelles licences et soit ajustée (true-up). Après tout, il s’agit d’un nouveau produit. Vous devez vous garantir le droit de remplacer des produits gratuitement.

Accords sur la durée d’implémentation (roll-out)

La maintenance s’applique dès le premier jour; toutefois, il est très rare que la totalité des licences soit requise à la signature du contrat. Le lancement d’un produit SAP peut nécessiter de 1 à 2 ans. Vous devez également éviter de définir des dates fixes pour les implémentations (roll-outs), car les projets ont tendance à prendre du retard. Essayez au contraire de définir des «étapes de projet» en indiquant la date d’achat dans le contrat.

Modifications contractuelles

Dans le cas des contrats Cloud, vous achetez uniquement un droit d’utilisation limité, contrairement aux licences classiques déployées sur site. Deux possibilités à l’issue du contrat: soit l’utilisation prend fin, soit vous signez une 
prolongation SAP peut alors redéfinir entièrement les termes du contrat. Des modifications importantes (fonctionnalités, 
métriques, prix, etc.) peuvent être formulées à chaque renouvellement de contrat, sans qu’il soit vraiment possible de s’y opposer.

Dépendance vis-à-vis de l’éditeur

Changer d’éditeur de logiciels on-prem est un processus complexe et onéreux surtout dans le Cloud. En raison de la multiplicité des interfaces, formats de fichiers et logiques applicatives, les clients doivent redoubler d’efforts pour déplacer leurs charges de travail d’un Cloud vers un autre. 
Dans de nombreux cas, le transfert de données induit à lui seul des coûts élevés, ce qui accroît encore la dépendance à l’égard de l’éditeur.

Qu’est-ce que «RISEwithSAP»?

Le contrat Cloud RISEwithSAP regroupe l’ensemble des éléments relatifs au Cloud: licences logicielles, infrastructure et services, à savoir :

• outils de migration
•  SAP S/4HANA® Cloud
•  plateforme technologique 
   d’entreprise (BTP)
•  pack de démarrage SAP 
   Business Network :
  - Ariba Business Network (jusqu’à 2000 bons de 
   commande ou factures)
  – Asset Intelligence Network
  – Logistics Business Network (LBN)
• pack de démarrage Business
  Process Intelligence :
  - SAP Process Insights avec 
  50 Go de stockage dans le
  Cloud
  – gestionnaire de processus 
  SAP Signavio Process Manager: 3 utilisateurs
  – plateforme SAP Signavio 
  Process Collaboration Hub: 10 utilisateurs
• équivalents en utilisation complète (licences utilisateur)
• accords de niveaux de service (SLA), support et ­exploitation pris en charge par un partenaire unique

Le produit phare de SAP c’est SAP S/4HANA®. Les logiciels précédents, SAP R/3 ou SAP ECC (ERP Central Component), ne seront plus en charge à partir de 2027. D’ici à 2030, tous  les clients devront avoir migré vers cette nouvelle plateforme. D’un point de vue commercial, la transition peut avoir lieu à  tout moment, mais sur le plan technique, le défi est de taille.  Pendant toute la période de migration, SAP accorde à ses  clients un double droit d’utilisation: en d’autres termes, la nouvelle licence SAP S/4HANA® peut être utilisée même si  l’entreprise travaille encore dans la version ECC. Sur le plan commercial, les clients disposent de deux options pour effectuer la migration. Actuellement, vous avez la possibilité de négocier des remises importantes pour migrer vers SAP S/4HANA®. Vous devez également vous assurer qu’elles seront appliquées à vos achats ultérieurs.

En ce qui concerne les clients existants, la solution SAP S/4HANA® Enterprise Management pour les clients ERP est la base de ce que SAP appelle la «conversion de produits». Tous les produits achetés sous R/3 et qui disposent d’un équivalent sous SAP S/4HANA® peuvent être utilisés dans les deux environnements tout au long de la phase de migration. Ceci s’applique tout particulièrement aux licences d’utilisation. C’est un avantage majeur pour les clients qui, par le passé, avaient la possibilité de profiter des utilisations spéciales personnalisées à des tarifs avantageux.

Dans le cadre de la conversion de produits, ceux qui ne disposent pas d’équivalent dans le nouvel environnement S/4 peuvent être convertis vers le produit qui les remplace. Dans ce cas, la valeur de l’actif logiciel, remises comprises, est créditée lors de l’achat du nouveau produit. Les remises sur des produits successeurs doivent être renégociées. En règle générale, les nouveaux produits coûtent plus cher, mais le processus de conversion présente néanmoins un important potentiel d’économies lors des négociations contractuelles.

Les clients doivent toutefois savoir quels produits S/4 sont nécessaires pour «calquer» les processus. En cas d’erreur à ce niveau, des produits supplémentaires devront être achetés ultérieurement à un coût élevé. SAP propose des outils tels que le SAP Transformation Navigator. 

À noter !

Depuis le troisième trimestre 2023, SAP applique de nouvelles règles de changement. Le changement d’un produit existant ne sera plus proposé qu’aux clients qui ont déjà acheté ce que l’on appelle le flat fee avant le changement. Pour de nombreux clients, cela pourrait entraîner une forte augmentation des coûts de licence et de maintenance.

Dans le cadre d’une consolidation de contrats basée sur la liste de prix SAP S/4HANA®, tous les droits spéciaux individuels des clients sont supprimés. Les anciens contrats sont parfois si complexes que même les gestionnaires de licences SAP chevronnés peinent à surveiller les mesures.

Concernant la conversion des contrats, SAP souhaite tirer un trait sur l’historique. Chaque client doit utiliser ses logiciels sur la base de droits identiques. En contrepartie, SAP consent à d’importantes concessions au profit des clients tout d’abord en déterminant le montant consacré aux logiciels SAP encore en cours de maintenance. Cette valeur, minorée des remises, sera appliquée au nouvel achat.

Cette démarche présente l’avantage suivant: le crédit tient  également compte des produits qui ne sont plus – ou peu – utilisés. C’est une excellente occasion de se débarrasser des logiciels oubliés, les shelfware. Le montant crédité ne doit pas 
dépasser 90 % du nouveau montant d’achat ou 80 % de la base de maintenance.

Types d’utilisateurs SAP S/4HANA®

En ce qui concerne les licences Utilisateurs Nommés, les types d’utilisateurs actuels distinguent seulement six scénarios d’application :

développeur (Developer Use), professionnelle (Professional Use), fonctionnelle (Functional Use) et productivité (Productivity Use) qui représentent les principaux types d’utilisation; Engine Use et technique (Technical Use).  

Une réaffectation basée sur les fonctions utilisées ou autorisées dans le système SAP se traduit généralement par une hausse significative du prix moyen. C’est pourquoi nous préconisons une analyse détaillée et une simulation du nouveau mix de licences. 

L’affectation générale des catégories «Employé» et «Utilisateur en libre-service» (ESS) au scénario «Productivity Use»; des «Utilisateurs Professionnels» au scénario «Professional Use», et des catégories restantes au scénario «Functional Use» se traduit généralement par une ­attribution erronée des licences.

Pour négocier et gérer les achats stratégiques de  logiciels SAP dans des conditions optimales, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes.

• Analyser et optimiser chaque trimestre la situation de votre parc de licences
• Enregistrer vos documents de manière centralisée (conditions générales, liste de prix et conditions, présentations, correspondance et e-mails, procès-verbaux)
• Résoudre proactivement les problèmes de conformité en amont de l’audit
• Négocier avec SAP chaque année ou, au plus, tous les six mois en aucun cas plus souvent
• Ne jamais divulguer les déficits et licences insuffisantes
• Argumenter d’un point de vue commercial, analyses de rentabilité à l’appui; si nécessaire, présenter des 
  alternatives valables aux investissements SAP :
  qu’est-ce qui n’est pas rentable, qu’est-ce qui est (encore) justifiable?

Les négociations contractuelles avec SAP constituent un moyen utile d’aligner votre inventaire de licences sur les besoins effectifs de votre entreprise avec de potentielles économies à la clé. C’est à ce niveau qu’une bonne préparation est importante, car SAP adapte en permanence ses pratiques commerciales – par exemple pour accroître la flexibilité de son support logiciel et augmenter les recettes liées au Cloud.

Mettez à profit la flexibilité affichée par SAP pour réaffecter ou réduire la demande de logiciels en procédant à une évaluation et à une planification de la demande. Déplacez vos dépenses vers des  licences SAP en Cloud ou perpétuelles, vers des  produits tiers ou vers des logiciels SAP de rang inférieur.

Les gestionnaires de logiciels qui ne préparent pas suffisamment tôt les négociations contractuelles risquent d’être contraints d’accepter l’offre de SAP, laquelle sera moins intéressante.

Nous pouvons vous aider:

USU Software Asset Management est une 
solution de gestion efficace des logiciels SAP. Qu’il s’agisse d’analyser la façon dont vous utilisez vos logiciels ou de simuler vos besoins en licences on prem ou sur le Cloud, notre outil certifié par SAP fonctionne avec nos services managés pour vous aider à naviguer sans difficulté dans SAP, tout en garantissant en permanence la conformité et la transparence des coûts. En interne, nos experts SAP peuvent également vous aider à gérer l’analyse des contrats et vos négociations avec l’éditeur.