10 conseils anti-gaspillage SaaS

Passons brièvement des lettres aux chiffres et examinons le poids que les fournisseurs SaaS ont sur votre entreprise et sur tant d’autres. Combien est dépensé en SaaS chaque année ? Les estimations et prévisions exactes des revenus diffèrent un peu selon les experts, notamment Gartner, Statistica et Zippia. Ceci dit, toutes sont énormes. 

En 2020, la valeur était fixée à 120 milliards de dollars américains. En 2021, le marché du SaaS était évalué à environ 145 à 149 milliards de dollars. La projection pour cette année est de 171 milliards de dollars US et la prédiction pour 2030 se situe entre 200 et 208 milliards de dollars US. Au-delà, les prédictions varient davantage, mais toutes se rapprochent de 370 milliards de dollars.

En examinant les données associées, vous verrez qu’il y a 10 ans, il n’y avait que 150 applications SaaS sur le marché grand public. L’année dernière, on dénombrait plus de 15 000 applications SaaS. 
En 2011, il n’y avait que cinq entreprises publiques SaaS, et aucune donnée ne permettait de recenser les entreprises privées. En 2021, il y avait plus de 100 entreprises SaaS publiques et plus de 15 000 entreprises SaaS privées. Beaucoup d’entreprises SaaS cherchent à s’emparer du budget de votre entreprise !

Le SaaS ne simplifie pas le monde du logiciel. Bien au contraire : il y a maintenant plus d’indicateurs à surveiller et plus de comptes utilisateurs pour lesquels les observer. Voyons comment y remédier ensemble.

Restez informé sur « J-M-L », un concept de licence qui suit les changements RH d’un employé qui rejoint l’entreprise, change de rôle ou quitte l’entreprise.

Le processus Joiner-Mover-Leaver suit le cycle de vie d’un employé. Il permet d’identifier les opportunités qui peuvent être des bénéfices opérationnels immédiats en contrôlant les coûts SaaS, ainsi que d’autres aspects informatiques tels que la sécurité des données et la conformité financière.

Vous devez effectuer régulièrement la vérification J-M-L et veiller à ce que les changements d’utilisateurs soient suivis et mis à jour dans un système central tel que Microsoft Active Directory (AD). Il est nécessaire de solliciter la coopération des responsables de département et de l’équipe RH. 

Comment déterminer quels logiciels SaaS vos employés utilisent-ils ? Il existe des méthodes techniques pour découvrir le « shadow IT » tels que le SSO et les logs de navigation.

« Shadow IT » est un terme qui désigne les personnes utilisant des appareils, logiciels et services informatiques en dehors de la propriété, des connaissances ou du contrôle de votre équipe IT. Votre objectif est de veiller à ce que les employés n’utilisent que les services pour lesquels ils sont autorisés afin d’éviter les dépenses imprévues et la mauvaise gestion de la sécurité des données.

Puisque le SaaS est souvent accessible à partir d’un navigateur, vous ne pouvez pas rechercher de traces d’installation sur l’ordinateur ou les appareils d’un utilisateur. Vous devez en revanche vous connecter à distance et analyser leur environnement.

Authentification unique (SSO). Si votre entreprise utilise un environnement  d’authentification unique, l’employé n’a pas à saisir son nom d’utilisateur et son mot de passe à chaque fois qu’il accède au service logiciel. Pour accéder à un registre de leur activité, vous pouvez vous connecter à votre système SSO et consulter les données pour constater des connexions enregistrées. 

Utilisation du navigateur. Chaque utilisateur laisse des « traces numériques » 
en ligne. Accédez à l’historique du navigateur de l’employé pour voir son activité Web, y compris les pages Web SaaS qu’il consulte. Les plugins de navigateur suivront l’utilisation des applications sur les appareils de l’entreprise, mais ils ne captureront pas l’utilisation complète de SaaS si un employé navigue en mode incognito.

Système de paiement. Connectez-vous à des systèmes tels que AP/GL ou Expense Reports. S’il n’y a pas de trace de paiement dans le dossier de votre service des achats, vous savez que des logiciels SaaS non approuvés sont installés.

On peut aisément acheter accidentellement des doublons d’un abonnement SaaS. Cela se produit souvent lorsque des employés achètent le même service logiciel indépendamment les uns des autres.

Le SaaS est relativement bon marché et souvent acheté sans se renseigner auprès du service informatique centrale. Un employé peut ne pas savoir que votre entreprise paie pour un compte professionnel, ou qu’une autre équipe possède déjà une licence de groupe, et et dans les deux cas, il pourrait simplement utiliser les licences disponibles.

Acheter Acrobat Pro au lieu d’utiliser Acrobat Reader est un exemple courant. Résultat : chaque abonnement à Acrobat a un coût par utilisateur plus élevé, et ces petits coûts dupliqués s’additionnent rapidement. 

Un autre type de doublon est en fait une redondance. Différents employés – faisant généralement partie de différents départements – utilisent plusieurs services SaaS qui font la même tâche.
Un exemple commun est l’utilisation de trois solutions de messagerie instantanée différentes – comme Slack, Teams et WhatsApp – ou de quatre fournisseurs de sauvegarde de données distincts. Il vous faut dans ce cas examiner s’il y a un chevauchement des fonctionnalités offertes par chaque SaaS. Puis, évaluez-les les uns par rapport aux autres en fonction du prix, des fonctionnalités et des conditions de licence.

Penser globalement, agir localement. Une autre façon d’analyser les comptes d’utilisateurs, appelée « user scoping », consiste à mettre en place des règles d’analyse spécifiques, tels que la géolocalisation et le poste occupé.

Chaque personne est unique. Chaque employé l’est aussi, y compris sa situation 
géographique, le département dans lequel il travaille, son rôle spécifique dans l’entreprise ou son rôle dans un service au sein d’une région spécifique.

Il est donc important de penser aux spécificités lorsque vous analysez les  comptes utilisateurs. Nous vous avons présenté les trois grandes catégories de suivi du comportement des utilisateurs. 
Effectuons à présent sur une analyse plus précise.

Par exemple, les contrats SaaS pourraient être organisés différemment au niveau  régional. Les règles appliquées à un  utilisateur à Paris peuvent différer de celles appliquées à un utilisateur à Chicago, notamment en raison du RGPD.

La meilleure façon de réduire les coûts SaaS est d’avoir une vision 360°de vos abonnements et services. Une solution professionnelle peut s’avérer indispensable pour automatiser l’analyse et la prise de décisions pour la gestion de vos solutions SaaS.

Ces analyses peuvent être effectuées manuellement mais limiter les erreurs, il est important de déployer une solution qui vous permettra d’automatiser cette tâche, comme notre solution USU Software Asset Management. 

À mesure que le marché du SaaS croît, les abonnements logiciels représentent une part plus importante de votre budget. Les éditeurs de logiciels poussent leurs clients vers le modèle de licence SaaS parce qu’ils en tirent plus d’argent. Mais ce n’est pas votre cas !