Das beste ITSM-Tool auswählen

Um den besten unter den Top-ITSM-Anbietern zu ermitteln, müssen Sie die Kosten und Vorteile jeder Option vergleichen. 

Beginnen wir mit den Vorteilen.

Eine einfache Methode zur Berechnung des Nutzens haben Sie bereits in Phase 1: Warum sollten wir ein neues ITSM-Tool kaufen kennengelernt Jetzt ist es an der Zeit, diese Methode auf die Anbieter Ihrer Shortlist anzuwenden.

Eingesparte Arbeitsstunden durch mehr IT-Effizienz

• n1: Automatisierte Ticket-Qualifizierung und -Verteilung
• n2: Schnellere Störungsbehebung
• n3: Weniger Störfälle
• n4: Schnellere Servicebereitstellung

Eingesparte Arbeitsstunden durch mehr Produktivität bei den Mitarbeitenden:

• n5: Weniger Ausfälle
• n6: Schnellerer Support

So berechnen Sie die Einsparung: (n1 + n2 + n3 + n4 + n5 + n6) × mittlerer Stundensatz

Hinzu kommen mögliche Einsparungen bei Lizenzen oder Supportkosten – wenn Sie auf einen günstigeren Anbieter wechseln oder alte Tools ablösen.

Einfach und glaubwürdig bleiben

Vielleicht wirkt diese Methode sehr grob. Aber die Realität ist: Führungskräfte vertrauen selten auf komplizierte Tabellen mit Hunderten Formeln – schon gar nicht, wenn sie diese nicht selbst erstellt haben. Was überzeugt, ist eine klare, nachvollziehbare Schätzung. Wenn Sie Ihre Logik in einfachen Worten erklären und zeigen, welchen Einfluss verschiedene Annahmen haben, gewinnen Sie Vertrauen – und Zustimmung.

Interne Kosten berücksichtigen

Neben den Anbieterpreisen sollten Sie auch interne Aufwände kalkulieren:

• Wie viele Projektstunden müssen Sie einplanen?
• Welche Rollen sind beteiligt?
• Welche Schulungen braucht Ihr Team?

Stellen Sie Nutzen und Kosten gegenüber – und Sie haben ein solides Business Case pro Anbieter.

An diesem Punkt gibt es oft schon einen klaren Favoriten. Aber die Zahlen allein sagen nicht alles.

Selbst der beste Plan kann scheitern. Bevor Sie die Freigabe einholen, prüfen Sie mögliche Risiken. Am wirkungsvollsten gelingt das durch Erfahrungsberichte anderer Kunden.

Kundenreferenzen einholen

Fragen Sie Ihre bevorzugten Anbieter nach Referenzen - und geben Sie sich nicht mit allgemeinen Erfolgsgeschichten zufrieden. Suchen Sie nach Unternehmen, die in Bezug auf Größe, Branche und Herausforderungen mit Ihrem Unternehmen vergleichbar sind. Auf diese Weise erhalten Sie die aussagekräftigsten Erkenntnisse.

Bitten Sie Ihre bevorzugten Anbieter um Referenzen – und geben Sie sich nicht mit allgemeinen Erfolgsgeschichten zufrieden. Am meisten hilft der Austausch mit Unternehmen, die Ihnen in Größe, Branche und Herausforderungen ähnlich sind.

Wenn möglich, sprechen Sie direkt mit diesen Referenzkunden. Fragen Sie nach deren Erfahrungen bei:

• der Einführung,
• dem laufenden Support,
• und der praktischen Nutzung des Tools.

So bekommen Sie ein realistisches Bild der Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des Anbieters – etwas, das kein Foliensatz oder Sales-Pitch ersetzen kann.

Bei Risiken geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um Vertrauen. Und Referenzen sind ein guter Weg, um dieses Vertrauen aufzubauen.

Sobald Ihr Business Case steht und die Risiken bewertet sind, holen Sie die Entscheidungsträger ins Boot. Wenn Sie Ihren Executive Sponsor während des gesamten Prozesses eingebunden haben, ist dieser Schritt eine logische Fortsetzung.

Präsentieren Sie Ihre Empfehlung klar und strukturiert:

• Zeigen Sie die quantifizierten Vorteile
• Erklären Sie die Kostenschätzung
• Legen Sie die Risikoanalyse dar
• Begründen Sie, warum ein Anbieter heraussticht

Machen Sie es dem Management leicht, Ja zu sagen: Konzentrieren Sie sich auf Wirkung, Einfachheit und Vertrauen in Ihre Zahlen. Führungskräfte brauchen nicht jedes Detail – sie wollen den Mehrwert verstehen und sicher sein, dass Sie gründlich gearbeitet haben.

Hilfreich ist auch, Szenarien durchzurechnen: Wie verändern sich die Ergebnisse, wenn die Annahmen angepasst werden? Damit zeigen Sie, dass Ihr Business Case robust ist – und realistisch.

Wenn das Vertrauen da ist und die Zahlen stimmen, steht dem Startschuss für die Implementierung nichts mehr im Weg.