SaaS-Kosten Senken | 5 Schritte Zur Optimierung Ihrer Lizenzen

Logins nachzuverfolgen ergibt möglicherweise kein genaues Bild der Nutzung. Anmeldedaten können generisch oder gemeinsam genutzt werden, so dass sie Ihnen nicht wirklich weiterhelfen, die Personen dahinter zu identifizieren.

Wenn Sie reale Personen mit den Anmeldedaten verknüpfen, dann lassen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit mehreren Lizenzen identifizieren. In den meisten Fällen benötigen Nutzer nicht mehr als ein Abonnement für eine einzelne SaaS-Lösung. Wenn Sie bereits eine Lizenzmanagement-Lösung verwenden, dann fangen Sie dort an zu ermitteln, wem welche Aliasnamen zugewiesen sind.

SSO- und AD-Protokolle sind ein guter Anfang, um die SaaS-Kontoaktivitäten zu überwachen. Sie sollten Ihre Datenquellen aber diversifizieren, um sicherzustellen, dass keine Lücken auftreten. Sie können etwa E-Mail- und Chat-Aktivitäten unter die Lupe nehmen, um zu sehen, ob ein Konto in Verwendung ist (sofern der Betriebsrat das genehmigt).

Konsultieren Sie Ihre Exchange-Server oder Online-Mailing-Lösungen und greifen Sie auf die E-Mail-Aktivitäten zurück, um festzulegen, welche Konten beibehalten und welche deaktiviert, neu erfasst und neu zugewiesen werden sollen.

Beachten Sie, dass einige Nutzer und ihre Aktivitäten auf einem externen Rechner oder einem gemeinsam genutzten Gerät „versteckt“ sein könnten. Die Diversifizierung der Datenquellen hilft Ihnen dabei, verborgene und nicht verwaltete Nutzer aufzudecken. Das verschafft Ihnen einen möglichst genauen Überblick über alle Nutzeraktivitäten.

Alle Daten dieser Welt reichen möglicherweise nicht aus, um zu entscheiden, ob ein Nutzer einen Zugang benötigt oder nicht. Fragen Sie also in den Fällen nach, in denen Sie sich nicht sicher sind! Nutzer und Abteilungsleiter sollten in der Lage sein, Auskunft zu geben, ob ihre Lizenz wirklich verwendet wird. Sie in den Prozess einzubeziehen hat den zusätzlichen Vorteil, das Bewusstsein für Lizenzmanagement im Unternehmen zu stärken.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Tools zum automatischen Reharvesting E-Mail-Workflows und Benachrichtigungen ermöglichen, so dass die Nutzer aktiv in Lizenzentscheidungen eingebunden sind. Wenn sie nicht antworten, dann ist das wahrscheinlich ein zuverlässiger Hinweis, dass sie die Lizenz nicht mehr benötigen