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Service, der Fans begeistert

Der VfB Stuttgart optimiert 600+ Antworten und erweitert seinen Support mit dem USU-Chatbot – für schnellen, digitalen Fanservice 24/7.
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Mitglieder in der offiziellen VfB Stuttgart Community

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bearbeitete schriftliche Anfragen pro Monat

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Artikel in der zentralen Wissensdatenbank

Auf einen Blick

Kunde

VfB Stuttgart 1893 AG

Industrie

Sport, Fußball

USU-Produkte

USU-Kundendienst Wissensmanagement

Skalierbare Unterstützung für über 70.000 VfB-Fans

Die Herausforderung

Wenn die Nachfrage Spitzenwerte erreicht, müssen die Antworten bereit sein.

Der VfB Stuttgart zählt über 70.000 Mitglieder – und an jedem Spieltag wenden sich unzählige Fans mit Fragen rund um Tickets, Fanartikel oder Anreise an den Service. Das Team war täglich gefordert, wachsende Mengen an Anfragen schnell und verlässlich zu beantworten.

 

Doch die Informationen lagen verstreut, Inhalte waren teils veraltet oder nicht abgestimmt. Die Folge: manuelle Mehrarbeit, wiederholte Antworten – und Frust auf beiden Seiten. Vor allem bei besonders gefragten Spielen stießen die Prozesse an ihre Grenzen, was zu längeren Wartezeiten und sinkender Zufriedenheit führte.

 

Der VfB entschied sich deshalb für einen strategischen Schritt: eine zentrale, skalierbare Wissensdatenbank – ergänzt durch einen intelligenten Chatbot. So sind geprüfte Antworten jederzeit abrufbar – für alle Kanäle und alle Agenten. Und häufige Fragen werden automatisiert beantwortet – rund um die Uhr.

Die Lösung

Eine Wissensbasis. Mehrere Kanäle. Kein Rätselraten.

Nach sorgfältiger Marktevaluierung entschied sich der VfB Stuttgart für USU Knowledge Management – dank des modularen Aufbaus, der Nähe zu realen Serviceprozessen und der integrierten Chatbot-Funktion.

 

Das Redaktionsteam bereitete über 600 Lösungsartikel neu auf: klar strukturiert, zentral gebündelt und im einheitlichen Format. Von Stadionordnung über Ticketfragen bis zu Rückgaben und Fanclub-Angeboten – alle relevanten Themen sind abgedeckt. Die neue Wissensdatenbank wurde zur zentralen Informationsquelle für das gesamte Supportteam – und lieferte zugleich wertvolle Analysen zu gefragten Inhalten und potenziellen Lücken.

 

Parallel wurde ein Chatbot eingeführt, der auf genau dieses Wissen zugreift. Er beantwortet häufige Fragen zuverlässig und rund um die Uhr – zum Beispiel zu Rückerstattungen, Kinderregelungen oder Versandabläufen. Bei komplexeren Anliegen erfolgt die Weiterleitung nahtlos an den Kundenservice – inklusive Gesprächsverlauf.

Das Ergebnis

Spielverändernder Service - auch am Spieltag

Mit USU hat der VfB Stuttgart eine vollständig digitale Wissensumgebung aufgebaut, die schnelle und konsistente Antworten liefert – kanalunabhängig und rund um die Uhr. Der Chatbot allein bearbeitet monatlich über 10.000 Anfragen, entlastet das Serviceteam spürbar und sorgt für durchgehend hohe Antwortqualität.

 

Die zentrale Wissensplattform unterstützt sowohl neue als auch erfahrene Mitarbeitende mit verlässlichen Inhalten – strukturiert, aktuell und direkt einsetzbar. Rückmeldungen von Fans und Team bestätigen: Der Support ist schneller, treffsicherer und besser auf die Bedürfnisse abgestimmt.

 

Das Wissenssystem ist heute ein fester Bestandteil der Service-DNA des Vereins – und zeigt, wie Sportorganisationen auch abseits des Spielfelds mit exzellentem Kundenservice punkten können.

"Wir bieten unseren Fans einen professionellen und konsequenten Service - mit strukturiertem Wissen, klaren Prozessen und den richtigen Tools von USU."

Adrian Zürn

Leiter Service, Geschäfte & Verwaltung

VfB Stuttgart

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Kundenservice Wissensmanagement

100% korrekte Antwort in Echtzeit liefern

Über den VfB Stuttgart

Die VfB Stuttgart 1893 AG zählt zu den bekanntesten Fußball-Bundesligisten Deutschlands – mit über 72.500 Mitgliedern und einer leidenschaftlichen, bundesweiten Fangemeinde.Tradition und modernes Sportmanagement gehen hier Hand in Hand. Der Verein kommuniziert über digitale und analoge Kanäle und betreibt ein umfassendes Servicecenter, das Fans bei allen Anliegen rund um Tickets, Merchandising, Mitgliedschaften und mehr unterstützt – vor, während und nach dem Spieltag.Mit seinem klaren Fokus auf operative Exzellenz und Fan-Zufriedenheit setzt der VfB Maßstäbe – nicht nur auf dem Platz, sondern auch im täglichen Dialog mit seiner Community.
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Anke Kanwischer

Anke Kanwischer

Community Managerin

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