
Service, der Fans begeistert
Mitglieder in der offiziellen VfB Stuttgart Community
bearbeitete schriftliche Anfragen pro Monat
Artikel in der zentralen Wissensdatenbank
Auf einen Blick
Industrie
Skalierbare Unterstützung für über 70.000 VfB-Fans
Die Herausforderung
Wenn die Nachfrage Spitzenwerte erreicht, müssen die Antworten bereit sein.
Der VfB Stuttgart zählt über 70.000 Mitglieder – und an jedem Spieltag wenden sich unzählige Fans mit Fragen rund um Tickets, Fanartikel oder Anreise an den Service. Das Team war täglich gefordert, wachsende Mengen an Anfragen schnell und verlässlich zu beantworten.
Doch die Informationen lagen verstreut, Inhalte waren teils veraltet oder nicht abgestimmt. Die Folge: manuelle Mehrarbeit, wiederholte Antworten – und Frust auf beiden Seiten. Vor allem bei besonders gefragten Spielen stießen die Prozesse an ihre Grenzen, was zu längeren Wartezeiten und sinkender Zufriedenheit führte.
Der VfB entschied sich deshalb für einen strategischen Schritt: eine zentrale, skalierbare Wissensdatenbank – ergänzt durch einen intelligenten Chatbot. So sind geprüfte Antworten jederzeit abrufbar – für alle Kanäle und alle Agenten. Und häufige Fragen werden automatisiert beantwortet – rund um die Uhr.
Die Lösung
Eine Wissensbasis. Mehrere Kanäle. Kein Rätselraten.
Nach sorgfältiger Marktevaluierung entschied sich der VfB Stuttgart für USU Knowledge Management – dank des modularen Aufbaus, der Nähe zu realen Serviceprozessen und der integrierten Chatbot-Funktion.
Das Redaktionsteam bereitete über 600 Lösungsartikel neu auf: klar strukturiert, zentral gebündelt und im einheitlichen Format. Von Stadionordnung über Ticketfragen bis zu Rückgaben und Fanclub-Angeboten – alle relevanten Themen sind abgedeckt. Die neue Wissensdatenbank wurde zur zentralen Informationsquelle für das gesamte Supportteam – und lieferte zugleich wertvolle Analysen zu gefragten Inhalten und potenziellen Lücken.
Parallel wurde ein Chatbot eingeführt, der auf genau dieses Wissen zugreift. Er beantwortet häufige Fragen zuverlässig und rund um die Uhr – zum Beispiel zu Rückerstattungen, Kinderregelungen oder Versandabläufen. Bei komplexeren Anliegen erfolgt die Weiterleitung nahtlos an den Kundenservice – inklusive Gesprächsverlauf.
Das Ergebnis
Spielverändernder Service - auch am Spieltag
Mit USU hat der VfB Stuttgart eine vollständig digitale Wissensumgebung aufgebaut, die schnelle und konsistente Antworten liefert – kanalunabhängig und rund um die Uhr. Der Chatbot allein bearbeitet monatlich über 10.000 Anfragen, entlastet das Serviceteam spürbar und sorgt für durchgehend hohe Antwortqualität.
Die zentrale Wissensplattform unterstützt sowohl neue als auch erfahrene Mitarbeitende mit verlässlichen Inhalten – strukturiert, aktuell und direkt einsetzbar. Rückmeldungen von Fans und Team bestätigen: Der Support ist schneller, treffsicherer und besser auf die Bedürfnisse abgestimmt.
Das Wissenssystem ist heute ein fester Bestandteil der Service-DNA des Vereins – und zeigt, wie Sportorganisationen auch abseits des Spielfelds mit exzellentem Kundenservice punkten können.
"Wir bieten unseren Fans einen professionellen und konsequenten Service - mit strukturiertem Wissen, klaren Prozessen und den richtigen Tools von USU."
Adrian Zürn
Leiter Service, Geschäfte & Verwaltung
VfB Stuttgart
Kundenservice Wissensmanagement
100% korrekte Antwort in Echtzeit liefern
Über den VfB Stuttgart

Direkt ins Gespräch kommen
Sie haben Fragen? Ein kurzes Gespräch schafft oft mehr Klarheit als viele E-Mails. Unsere Expertin zeigt Ihnen auch gerne, wie Knowledge Management in der Praxis funktioniert – persönlich und unverbindlich.

Anke Kanwischer
Community Managerin
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